167 offres pour "Secrétaire" à Mascouche

Principales responsabilités

• Soutien à la haute directionAgir en tant que partenaire de confiance pour les vice-présidents, en fournissant un soutien administratif et opérationnel proactif et à fort impact.Gérer des calendriers complexes, planifier des réunions et coordonner les déplacements des vice-présidents et des directeurs.Préparer et organiser des documents d’information, des présentations et des rapports pour les réunions internes et externes.Gérer les informations confidentielles avec le plus haut niveau d’intégrité et de discrétion.
• Coordination d’équipe
  Agir comme point de coordination central entre l’ingénierie, les opérations, la stratégie commerciale, les finances, les ressources humaines et d’autres équipes partenaires clés.Soutenir les activités de rythme des affaires, y compris les réunions du personnel, les examens commerciaux, les cycles de planification et les réunions hors site de la direction.Rédiger et modifier les communications de la haute direction, les présentations et la documentation interne au besoin.
• Excellence opérationnelleSuivre et gérer les délais, les livrables et les suivis pour les projets clés.Traiter les notes de frais et surveiller les activités liées au budget au besoin.Soutenir l’intégration des nouveaux membres de l’équipe de direction et des parties prenantes clés.
• Soutien aux événements et aux programmesCoordonner la logistique des réunions de direction, des réunions hors site et des forums interfonctionnels.Collaborer avec les équipes internes pour soutenir la planification des initiatives, des examens et des étapes clés liés aux centres de données.

Qualifications essentielles

• Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires ou dans un domaine connexe, de préférence.
• Plus de 5 ans d’expérience dans le soutien de hauts dirigeants (niveau de directeur ou supérieur), de préférence dans un environnement axé sur la technologie, l’ingénierie ou les opérations.
• Capacité avérée à gérer des calendriers et des priorités complexes pour plusieurs dirigeants simultanément.
• Compétences exceptionnelles en organisation, en gestion du temps et en résolution de problèmes.
• Solides compétences en communication écrite et verbale.
• Haut degré de professionnalisme, d’intégrité et de discrétion.
• Maîtrise des outils Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Word, Excel).

Qualifications souhaitées

• Parfaitement bilingue
• À l’aise de travailler dans un environnement rapide, ambigu et en évolution.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais.
• Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration dans un environnement dynamique

Votre mission

Épauler la direction par son soutien administratif en réalisant les demandes et les projets qui lui sont confiés. Améliorer l'efficacité de la direction en concevant, exécutant et en proposant des améliorations de méthodes dans les processus administratifs conformément aux règles d'entreprise.

Vos principales activités au quotidien

TÂCHES TYPES

• Coordonner et appliquer les processus et diverses demandes administratives, parfois complexes, dans les temps requis et le cas échéant, proposer, concevoir et mettre en place des améliorations aux processus.
• Mener à bien les projets administratifs qui lui sont confiés, en attribuant des tâches auprès du personnel administratif et en effectuant les suivis requis quant aux résultats de leurs travaux.
• Maintenir la confidentialité des informations, en proposant et concevant des méthodes pour protéger les informations confidentielles de la direction.
• Collaborer et participer à la production d'informations à des fins administratives, tel que les suivis des budgets et les tableaux de bord, par la recherche, l'analyse et la collecte de données auprès des différents intervenants au nom du directeur, en fonction des priorités tout en s'assurant du respect des échéanciers liés à celles-ci.
• Concevoir et réaliser différents documents et communications. Rédiger des textes pour des demandes plus complexes et assurer une présentation visuelle de haut calibre pour tous les types de documents, tout en s'assurant du respect des encadrements en vigueur dans l'entreprise.
• Organiser et planifier de façon optimale l'agenda et les déplacements du directeur, en respectant plusieurs contraintes et en minimisant toute perte de temps pour celui-ci.
• Filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes de renseignements sur une variété de questions et acheminer les appels selon sa connaissance des dossiers et des priorités.
• Coordonner les envois de documents produits par la direction, notamment dans le cadre de comités, avec plusieurs contraintes, contrôler la qualité de ces documents et assurer la conformité de ceux-ci aux règles d'entreprise et aux besoins du directeur.
• Mettre en place et tenir à jour un système de gestion documentaire selon les règles d'entreprise.
• Collaborer et participer à diverses réunions relatives aux activités de la Direction en fournissant le soutien administratif requis.

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Votre profil

Exigences

• Détenir un diplôme d'études (AEC, ASP, DEP, DEC) dans un domaine approprié (bureautique, secrétariat, administration ou comptabilité).
• Avoir un minimum de 2 ans d'expérience dans le domaine administratif.

Compétences et connaissances reliées au poste

• Rencontrer de façon satisfaisante chacune des compétences comportementales suivantes qui seront évaluées par une entrevue structurée:
  • Centré sur le client
  • Gestion du temps et des priorités
  • Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable
  • Autonomie
• Avoir une bonne connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook, PowerPoint.
• Réussir un examen de connaissance de la langue française.
• Avoir une bonne connaissance de la langue anglaise à l'oral (niveau B+ au plan de la compréhension et de l'expression) et une bonne connaissance de la langue anglaise à l'écrit (niveau A- au plan de la compréhension et B+ au niveau de l'expression).

Compétences essentielles à Hydro-Québec

• Travaille en équipe
• Agit avec ouverture et bienveillance
• Agile et orienté vers les résultats
• S'engage dans l'évolution

Ce que nous offrons

• Un environnement stimulant qui permet de se développer et des possibilités de carrière à la hauteur de son talent
• Une rémunération concurrentielle et un régime de retraite parmi les plus généreux du marché
• Un horaire de travail qui encourage un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle
• Des conditions de travail avantageuses, incluant quatre semaines de vacances et la possibilité de se prévaloir d’un congé autofinancé
• Une gamme complète de programmes d’assurance maladie, vie et salaire
• Un programme de télétravail hybride et flexible selon la nature du travail

Égalité des chances

À Hydro-Québec, nous favorisons le maintien d’un milieu de travail où chaque personne peut se réaliser pleinement. En accord avec notre Stratégie de réconciliation économique et de renforcement des relations avec les Premières Nations et les Inuit, nous cultivons tout particulièrement une culture ouverte aux réalités autochtones et inclusive de celles-ci. Nous invitons toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature et à indiquer leur appartenance à l’un ou plusieurs des groupes suivants : femmes, personnes autochtones, minorités visibles et ethniques et personnes en situation de handicap. Notre conception de la diversité inclut également l’ensemble des identités de genre et des orientations sexuelles.

Des mesures d’accommodement peuvent être offertes aux personnes en situation de handicap afin d’optimiser leur recrutement.

Conformément à la norme Vérification de la fiabilité et de l'intégrité des personnes d’Hydro-Québec (HQ-SC-N-1001), la personne retenue fera l’objet de vérifications correspondant au niveau auquel l'emploi est assujetti. Notre fournisseur Mintz Vérifications mondiales effectuera ces vérifications.

Lieu : Petite Italie - Montréal (Présentiel)
Date de début : Dès que possible
Niveau d’expérience : 2 à 4 ans
Département : Opérations

À propos de Draft&Goal

Draft&Goal est une startup en intelligence artificielle primée qui révolutionne l’automatisation des entreprises grâce à l’Agentic Workflow Automation. Notre plateforme sans code permet aux entreprises de faire évoluer leurs opérations de contenu en s’appuyant sur des workflows d’IA intelligents et personnalisables. Soutenus par des investisseurs de premier plan, nous travaillons déjà avec des clients majeurs comme TotalEnergies, Québecor et Turo.

Votre mission

Nous recherchons un.e administrateur.rice de bureau et comptable proactif.ve et rigoureux.se pour assurer le bon fonctionnement de notre startup en forte croissance. Vous serez le pilier opérationnel de l’équipe, en apportant votre soutien sur les sujets RH, comptabilité, paie, logistique et tâches administratives quotidiennes.

Ce poste clé convient parfaitement à une personne qui s’épanouit dans un environnement dynamique et en constante évolution, et qui souhaite contribuer à façonner l’avenir de l’IA.

Responsabilités

Soutien administratif et à la direction

• Gérer les documents internes, calendriers et plannings
• Assister la direction dans la coordination des réunions et la communication
• Préparer des rapports, communications internes et présentations

Comptabilité & Finance

• Aider à la tenue de livres et au suivi des dépenses mensuelles
• Traiter les factures, reçus et paiements fournisseurs
• Collaborer avec notre comptable externe pour les clôtures mensuelles

Ressources humaines & Paie

• Tenir à jour les dossiers employés et la documentation RH
• Appuyer les processus d’intégration et de départ
• Aider au traitement de la paie et aux déclarations gouvernementales (ex. : CNESST, Revenu Québec)

Opérations & Outils

• Gérer les abonnements et outils SaaS (Notion, Slack, Google Workspace, etc.)
• Aider à la gestion des documents et des contrats
• Fournir un soutien administratif général aux différents départements

Profil recherché

• 2 à 4 ans d’expérience dans un rôle administratif, opérationnel ou financier
• Excellentes compétences en organisation et en gestion de priorités
• Excellente communication écrite et orale (français et anglais)
• Maîtrise des outils tels que Google Workspace, Notion, Excel/Sheets et Slack
• Connaissances de base en comptabilité et en processus RH
• Capacité à travailler de manière autonome dans un environnement en évolution
• Une expérience en startup ou dans un environnement dynamique est un atout

Pourquoi nous rejoindre

• Rejoignez une startup en pleine croissance, à la pointe de l’automatisation par l’IA
• Apprenez aux côtés d’entrepreneurs et de leaders technologiques expérimentés
• Environnement de travail flexible
• Salaire et avantages compétitifs
• Opportunité d’évoluer vers un rôle de responsable des opérations à mesure que l’entreprise grandit
• Job Type: Temps-plein

Avantages :

• Soins dentaires
• Soins de santé complémentaires
• Congés payés
• Lieu de travail : Petite Italie - en personne

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

Employeur

DIANE EGAN LANGEVIN EMPLOI RECRUTEMENT ET ASSOCIES INC.

Description du poste

Description de l'entreprise

Diane Egan Langevin Emploi Recrutement et Associés Inc. est une entreprise spécialisée dans le recrutement, la chasse de main-d’œuvre qualifiée et le placement de personnel. Depuis 2016, son équipe de professionnels dynamiques dans le domaine du recrutement s’engage à offrir un service de qualité exemplaire et confidentiel.

Elle sera en mesure de satisfaire vos besoins de personnel en assurance, finance, comptabilité, soutien administratif, juridique et de spécialités diverses et/ou vous assistez dans une démarche personnelle d’opportunité de carrière.

L’entreprise Diane Egan Langevin Emploi Recrutement et Associés Inc. saura répondre à vos attentes en tirant parti de sa vaste banque de champs d’expertises, et ce à des niveaux allant du personnel de direction jusqu’à des postes de débutants.

Depuis 1999, ce service personnalisé est le propre de la présidente de l’entreprise qui possède une spécialisation dans les secteurs de l’assurance et des services financiers aux niveaux-cadres et professionnel. Conseillère sénior en recrutement, elle vous offre son expertise reconnue dans le domaine du recrutement, jumelée à celle de plusieurs années à l’emploi d’une grande institution de la finance.

Description de l’offre d’emploi

Le monde de l’assurance de dommages t’intéresse ? Tu as présentement une expérience d’adjoint(e)/technicien(ne) ? Eh bien, j’ai un poste évolutif pour toi !

Le poste est d’adjoint(e), mais le profil recherché demande d’avoir de l’intérêt pour éventuellement devenir un(e) chargé(e) de comptes.

Après une période de 6 à 18 mois, une formation te sera offerte et payée pour devenir chargé(e) de comptes et obtenir ton permis de l’AMF en assurance des entreprises. Ça te motive ? Bien, super !

Tu désires toi aussi te joindre à une équipe de passionnés et faire la différence ? Cette entreprise est actuellement à la recherche d’un(e) assistant(e) technique en assurance des entreprises. Tu supporteras les courtiers en assurance de dommages dans leurs activités en assurance des entreprises, afin de s’assurer d’une prestation de service à la clientèle professionnelle et efficace.

Responsabilités

Les responsabilités à ce poste :

• Assister et supporter le ou la chargé(e) de compte de son équipe de travail
• Jouer un rôle central pour la rédaction et la mise à jour de la documentation
• Créer et mettre à jour les comptes et documents clients
• Analyser les polices d’assurance (si vous êtes certifié)
• Effectuer la facturation des transactions
• Superviser l’émission, les modifications et les annulations de polices selon les procédures
• Soutenir, accompagner et réaliser des tâches propres à son équipe

Le profil recherché

• Vous avez une formation en secrétariat (AEC ou DEP), un atout
• Vous cumulez une expérience professionnelle pertinente de plus de 2 ans
• Vous êtes certifié en assurance de dommages des entreprises par l’Autorité des marchés financiers, un atout
• Vous maîtrisez les outils de la suite office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Vous avez un excellent sens de l’organisation
• Vous avez une bonne habileté de communication et de rédaction en français et en anglais (fonctionnel) pour la clientèle anglophone
• Vous faites preuve d’autonomie, de débrouillardise et d’une grande éthique professionnelle
• Vous cherchez à travailler en équipe et à susciter la collaboration

Ce que l’employeur t’offre

• Salaire pouvant aller entre 55K-60K selon expérience et compétences
• Bureau au centre-ville de Montréal – présence obligatoire de 3 à 4 jours par semaine
• Des horaires flexibles et hybrides, pour t’aider à concilier tes responsabilités professionnelles et personnelles
• Assurance collective : assurance vie, médicaments, invalidité, dentaire /plan modulaire avec portion payée par l’employeur (portion entre 40-60% selon le module choisi)
• 3 semaines de vacances avec banque provisoire
• 10 jours de congé maladie (dont 5 rémunérés sinon pris)
• 2 jours de congé mobiles
• PAE
• Télémédecine
• Remboursement sportif (50% jusqu’à 300$ par année)
• RÉF : 5078-01

Candidature

Dans le but d’accélérer le traitement de votre candidature, s’il vous plaît faire suivre votre CV directement à mon courriel avec mention du numéro d’annonce et aussi présenter celui-ci en Word pas de PDF. Merci

Seules les candidatures retenues seront contactées.

Qualifications

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

Formations

• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Exigences

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

37.5 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Permanent

Employeur

DIANE EGAN LANGEVIN EMPLOI RECRUTEMENT ET ASSOCIES INC.

Description de l'entreprise

Diane Egan Langevin Emploi Recrutement et Associés Inc. est une entreprise spécialisée dans le recrutement, la chasse de main-d’œuvre qualifiée et le placement de personnel. Depuis 2016, son équipe de professionnels dynamiques dans le domaine du recrutement s’engage à offrir un service de qualité exemplaire et confidentiel. Elle sera en mesure de satisfaire vos besoins de personnel en assurance, finance, comptabilité, soutien administratif, juridique et de spécialités diverses et/ou vous assistez dans une démarche personnelle d’opportunité de carrière.

L’entreprise Diane Egan Langevin Emploi Recrutement et Associés Inc. saura répondre à vos attentes en tirant parti de sa vaste banque de champs d’expertises, et ce à des niveaux allant du personnel de direction jusqu’à des postes de débutants.

Depuis 1999, ce service personnalisé est le propre de la présidente de l’entreprise qui possède une spécialisation dans les secteurs de l’assurance et des services financiers aux niveaux-cadres et professionnel. Conseillère sénior en recrutement, elle vous offre son expertise reconnue dans le domaine du recrutement, jumelée à celle de plusieurs années à l’emploi d’une grande institution de la finance.

Description de l’offre d’emploi

Le monde de l’assurance de dommages t’intéresse ? Tu as présentement une expérience d’adjoint(e)/technicien(ne) ? Eh bien, j’ai un poste évolutif pour toi !

Le poste est d’adjoint(e), mais le profil recherché demande d’avoir de l’intérêt pour éventuellement devenir un(e) chargé(e) de comptes.

Après une période de 6 à 18 mois, une formation te sera offerte et payée pour devenir chargé(e) de comptes et obtenir ton permis de l’AMF en assurance des entreprises. Ça te motive ? Bien, super !

Tu désires toi aussi te joindre à une équipe de passionnés et faire la différence ? Cette entreprise est actuellement à la recherche d’un(e) assistant(e) technique en assurance des entreprises. Tu supporteras les courtiers en assurance de dommages dans leurs activités en assurance des entreprises, afin de s’assurer d’une prestation de service à la clientèle professionnelle et efficace.

Responsabilités

• Assister et supporter le ou la chargé(e) de compte de son équipe de travail
• Jouer un rôle central pour la rédaction et la mise à jour de la documentation
• Créer et mettre à jour les comptes et documents clients
• Analyser les polices d’assurance (si vous êtes certifié)
• Effectuer la facturation des transactions
• Superviser l’émission, les modifications et les annulations de polices selon les procédures
• Soutenir, accompagner et réaliser des tâches propres à son équipe

Le profil recherché

• Vous avez une formation en secrétariat (AEC ou DEP), un atout
• Vous cumulez une expérience professionnelle pertinente de plus de 2 ans
• Vous êtes certifié en assurance de dommages des entreprises par l’Autorité des marchés financiers, un atout
• Vous maîtrisez les outils de la suite office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Vous avez un excellent sens de l’organisation
• Vous avez une bonne habileté de communication et de rédaction en français et en anglais (fonctionnel) pour la clientèle anglophone
• Vous faites preuve d’autonomie, de débrouillardise et d’une grande éthique professionnelle
• Vous cherchez à travailler en équipe et à susciter la collaboration

Ce que l’employeur t’offre

• Salaire pouvant aller entre 55K-60K selon expérience et compétences
• Bureau au centre-ville de Montréal – présence obligatoire de 3 à 4 jours par semaine
• Des horaires flexibles et hybrides, pour t’aider à concilier tes responsabilités professionnelles et personnelles
• Assurance collective : assurance vie, médicaments, invalidité, dentaire / plan modulaire avec portion payée par l’employeur (portion entre 40-60% selon le module choisi)
• 3 semaines de vacances avec banque provisoire
• 10 jours de congé maladie (dont 5 rémunérés sinon pris)
• 2 jours de congé mobiles
• PAE
• Télémédecine
• Remboursement sportif (50% jusqu’à 300$ par année)
• RÉF : 5078-01

Dans le but d’accélérer le traitement de votre candidature, s’il vous plaît faire suivre votre CV directement à mon courriel avec mention du numéro d’annonce et aussi présenter celui-ci en Word pas de PDF. Merci. Seules les candidatures retenues seront contactées.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

37.5 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Permanent

Description du poste

Nous bâtissons une banque axée sur les relations pour un monde moderne. Nous recrutons des professionnels talentueux et passionnés qui ont à cœur de faire ce qu’il faut pour nos clients.

À la Banque CIBC, nous misons sur vos forces et vos ambitions pour vous donner le pouvoir d’agir. Les membres de notre équipe disposent de ce dont ils ont besoin pour apporter une contribution significative et être valorisés, à la fois pour ce qu’ils sont et ce qu’ils font.

Pour en savoir plus sur la Banque CIBC, visitez le site .

Tâches du titulaire

Vous offrirez un soutien constant à une équipe qui dépasse les attentes pour ses clients. À titre d’adjoint administratif, vous serez responsable de fournir du soutien administratif à l’équipe de conseillers en placement du service de courtage de Wood Gundy. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe de conseillers qui planifient et gèrent les placements des clients. Vous jouerez un rôle essentiel en assurant le soutien et le service des comptes de clients à valeur nette élevée. Vous offrirez un soutien constant à une équipe qui dépasse les attentes pour ses clients. Ce poste représente une excellente occasion de connaître le secteur des placements, dans un milieu de travail professionnel et dynamique, au sein de l’un des plus importants service de courtage au Canada.

Comment réussir

• Soutien administratif - Respecter les normes de conformité lorsqu’il traite avec les clients ou s’occupe des dossiers clients. Effectuer des tâches administratives et participer aux processus administratifs liés au soutien des conseillers en placement et aux équipes. Participer à toutes les activités de marketing et d’expansion des affaires, et contribuer à l’élaboration de plans de placement et de propositions écrites à l’intention des clients actuels et potentiels. Aider au sujet des processus visant la redirection de biens vers des produits financiers adéquats en fonction de la tolérance au risque du client et de son profil démographique, comme le détermine le conseiller en placement.

• Mobilisation des clients - Établir un rapport personnel afin que chaque interaction soit significative. Renforcer les relations en collaborant avec votre équipe et en assurant un soutien administratif pour veiller à la satisfaction des besoins des clients. Donner suite aux demandes en répondant aux questions et en offrant une expérience exceptionnelle.

• Établissement de relations - Faire connaître la marque CIBC dans votre collectivité en participant à des activités locales et en prenant part à des activités de marketing et de prise de contact. Élargir votre réseau afin de créer des liens durables qui apporteront des occasions à l’avenir. Collaborer étroitement avec votre équipe afin de présenter aux clients les bonnes occasions.

• Compétences organisationnelles - Soutenir les conseillers en placement en répondant rapidement aux demandes des clients et en respectant les normes de conformité dans tous les dossiers. Favoriser la réussite de l’équipe en améliorant la productivité d’équipe, en découvrant proactivement des occasions d’affaires et en participant à l’affectation des actifs aux bons produits financiers.

Vos attributs

• Vous accordez la priorité aux clients. Vous communiquez dans le but de trouver les bonnes solutions. Vous dépassez les attentes parce que c’est la bonne chose à faire.

• Vous vous investissez de tout votre cœur et de toute votre âme. Vous vous souciez des gens et avez à cœur de respecter les différents points de vue. Vous écoutez les autres et apprenez de leur expérience.

• Vous vous souciez des détails. Vous remarquez certaines choses que les autres ne voient pas. Votre esprit critique contribue à éclairer vos prises de décision.

• Vous aimez les gens. Vous trouvez un sens dans vos relations avec les autres, et votre entourage comprend un réseau diversifié de partenaires. Vous tissez des liens avec les autres par votre attitude respectueuse et votre authenticité.

• Les valeurs vous tiennent à cœur. Vous restez vous-même au travail et vous incarnez nos valeurs de confiance, de travail d’équipe et de responsabilisation.

• Vous êtes capable de servir les clients de la collectivité en français et en anglais.

Ce que la Banque CIBC vous offre

À la Banque CIBC, vos objectifs sont une priorité. En fonction de vos forces et de vos ambitions, nous nous efforçons de créer des occasions qui vous permettront d’exploiter votre potentiel.

• Nous nous efforçons de vous récompenser de façon personnalisée et pertinente, notamment en vous offrant une rémunération concurrentielle, des avantages bancaires*, du soutien pour votre bien-être et d’autres offres, comme des programmes d’aide aux employés et à leur famille et Créateur de moments, notre programme social de reconnaissance basé sur des points.

• Grâce à nos espaces et à nos outils technologiques, il devient facile de réunir les grands esprits pour créer des solutions novatrices qui améliorent les choses pour nos clients.

*Sous réserve des modalités du programme

Ce que vous devez savoir

• La Banque CIBC s’est engagée à créer un milieu de travail intégrateur où tous les membres de l’équipe et les clients se sentent à leur place. Nous recherchons des candidats dotés d’un large éventail de compétences et offrons une expérience accessible aux candidats. Si vous avez besoin d’une solution d’adaptation, écrivez à .

• La Banque CIBC s’engage à faire preuve de clarté dans le cadre de son processus d’embauche. Tous les affichages visent à pouvoir des postes pour lesquels nous recrutons activement, à moins d’avis contraire.

• Vous devez être légalement admissible à travailler au Canada dans les lieux précisés ci-dessus et, s’il y a lieu, détenir un permis de travail ou d’études valide.

• Nous pourrions vous demander de remplir une évaluation fondée sur les attributs et d’autres tests de compétences (comme la simulation, la programmation, la maîtrise du français)

• Nous utilisons des outils d’intelligence artificielle pendant le processus de recrutement. Notre objectif pour le processus de demande est d’en apprendre davantage sur vous et sur tout ce que vous avez à offrir, et de vous donner l’occasion d’en apprendre davantage sur nous.

Détails du poste

Date de fin prévue

2026-07-31

Lieu de travail

Montreal-1 Place Ville Marie

Ces renseignements peuvent changer en fonction des besoins de l’entreprise.

Type d’emploi

Temporaire (Fixed Term)

Heures de travail hebdomadaires

37.5

Compétences

Administration de bureau, Communication, Coordination d'activité, Efficacité organisationnelle, Initiative personnelle, Multitâche, Responsabilité

Adjoint(e) de direction

Aperçu de l’organisation

Le Programme international Cospas-Sarsat est une organisation humanitaire intergouvernementale à but non lucratif fondée sur un traité. Le Programme est soutenu par 43 gouvernements nationaux et deux administrations supplémentaires et se consacre à fournir des informations précises, rapides et fiables d’alerte de détresse et de localisation afin de soutenir les opérations de recherche et de sauvetage (SAR) dans le monde entier.

Notre travail repose sur un système satellitaire qui détecte et localise les radiobalises 406 MHz activées par des utilisateurs en situation de détresse sur terre, en mer ou dans les airs. Nous transmettons ces informations aux autorités de secours appropriées dans plus de 200 pays et territoires, sans frais pour les propriétaires de balises ni pour les agences gouvernementales destinataires.

Le Programme coopère également avec d’autres organisations internationales (notamment l’OACI, l’OMI et l’UIT) afin de garantir le respect des normes reconnues à l’échelle internationale. Le Secrétariat Cospas-Sarsat est l’organe administratif du Programme international Cospas-Sarsat, fournissant une coordination administrative, une expertise technique et un soutien stratégique aux organes directeurs, aux organes subsidiaires et aux États participants.

Pour plus d’informations sur le Programme, veuillez consulter www.cospas-sarsat.int.

Aperçu du poste et conditions

En tant qu’adjoint(e) de direction, vous relèverez du Chef du Secrétariat. Vous assisterez le Chef du Secrétariat au besoin dans les tâches générales liées au bureau. Vous assisterez également l’agent des finances et de l’administration dans les activités de comptabilité, d’approvisionnement et d’achats. De plus, vous fournirez un soutien administratif général à tous les membres du Secrétariat.

Il s’agit d’un poste à temps plein, en présentiel, basé au siège du Programme Cospas-Sarsat à Montréal (Québec), Canada. Le poste nécessite des déplacements internationaux périodiques. Ce poste est destiné à être à long terme. La nomination initiale est d’une durée de trois ans, sous réserve d’une période probatoire de six mois, avec possibilité de renouvellement en fonction du rendement et des besoins organisationnels.

Admissibilité

Pour être admissibles, les candidats doivent être citoyens canadiens ou résidents permanents situés à Montréal, Québec. Le candidat retenu ne doit avoir aucune condamnation criminelle qui restreindrait les déplacements internationaux ou l’exécution des fonctions essentielles du poste. Une vérification des antécédents criminels peut être requise après une offre d’emploi conditionnelle.

Qualifications professionnelles

Qualifications avérées incluant un minimum de 5 ans d’expérience pertinente en gestion de bureau et coordination de conférences.

Langues

• Excellente maîtrise de l’anglais écrit et parlé, avec une forte capacité à rédiger des résumés clairs et concis
• La connaissance du français, de l’espagnol ou du russe est considérée comme un atout
• Volonté de développer une compétence fonctionnelle en français

Fonctions administratives

• Préparer la correspondance générale pour le Chef du Secrétariat Cospas-Sarsat
• Assister le Chef du Secrétariat dans les tâches générales liées au bureau au besoin
• Envoyer les courriels généraux et acheminer les appels aux responsables appropriés du Secrétariat
• Tenir à jour la liste des participants et des contacts clés
• Rédiger les comptes rendus des réunions hebdomadaires du personnel, y compris le suivi des actions demandées
• Maintenir à jour les dossiers relatifs aux absences, présences et déplacements du personnel (vacances, calendrier de déplacements, maladie, etc.)
• Gérer les rendez-vous et le calendrier des réunions Cospas-Sarsat et autres réunions internationales connexes (OMI, OACI, UIT, etc.)
• Assister l’agent des finances et de l’administration dans la tenue du manuel des processus et procédures du Secrétariat, des listes de diffusion et des bases de données liées aux opérations du système, ainsi que du système central de classement
• Assister l’agent des finances et de l’administration dans l’enregistrement des bons de commande
• Acheter et gérer les fournitures de bureau et autres articles divers
• Assurer la liaison avec les services de l’immeuble et les fournisseurs pour les questions d’entretien

Fonctions liées aux conférences

Fournir un soutien aux conférences/réunions Cospas-Sarsat en collaboration avec le gestionnaire des documents et du site Web, à Montréal ou à l’étranger, y compris l’aide à l’organisation des réunions et à la production en temps opportun des documents pour le Conseil, le Comité conjoint et autres réunions Cospas-Sarsat, notamment :

• Envoyer les invitations, documents et autres correspondances liés aux réunions
• Coordonner les exigences des réunions avec les participants Cospas-Sarsat et les hôtes
• Organiser, en consultation avec le Chef du Secrétariat, les dispositions de travail appropriées pour le soutien des réunions, les lieux et autres installations
• Assister l’agent des finances et de l’administration dans la contractualisation des services d’interprétation, de restauration ou autres services de soutien
• Assurer la liaison avec les délégations nationales concernant l’inscription, les arrangements et la documentation pour les réunions/conférences

Expérience et compétences clés

Bonnes compétences organisationnelles et expérience en administration de bureau dans un environnement international/multiculturel avec d’excellentes aptitudes en communication pour interagir avec tact avec des contacts à l’échelle mondiale.

Capacité à :

• travailler sous contraintes de temps et établir des priorités sans supervision directe
• Maîtrise de MS Word et connaissance générale de la suite MS Office
• La connaissance d’un logiciel de comptabilité tel que Sage 50 ou QuickBooks sera considérée comme un atout

Avantages

• Cinq semaines de vacances payées
• Avantages médicaux payés à 100 % par l’employeur
• Bilan de santé annuel
• Assurance invalidité de courte durée (STD)
• Assurance invalidité de longue durée (LTD)
• Assurance dentaire
• Assurance vie
• Contributions REER de 7 %
• Prime annuelle _____________

Executive Assistant

Organization Overview: The International Cospas Sarsat Programme is a treaty based, non profit, intergovernmental humanitarian organization. The Programme is supported by 43 national governments and two additional administrations and is dedicated to providing accurate, timely, and reliable distress alert and location information to support search and rescue (SAR) operations worldwide. Our work is based on a satellite system that detects and locates 406-MHz radio beacons activated by end-users in distress situations on land, sea or in the air. We forward this information to appropriate rescue authorities in over 200 countries and territories, at no cost to beacon owners or receiving government agencies. The Programme also co-operates with other international organizations (including ICAO, IMO and ITU) to ensure we address and meet internationally recognized standards. The Cospas-Sarsat Secretariat is the administrative arm of the International Cospas Sarsat Programme, providing administrative coordination, technical expertise, and policy support to governing and subsidiary bodies, and participating States. For further information on the Programme, please visit www.cospas-sarsat.int.

Job Overview and Conditions: As Executive Assistant, you will report to the Head of Secretariat. You will assist the Head of Secretariat as needed in general office related matters. You will also assist the Finance and Administration Officer in accounting, procurement and purchasing. As well you will provide general secretarial support to all members of the Secretariat. This is a full-time, in person position based at the Cospas Sarsat Programme Headquarters in Montréal (Québec), Canada. The role requires periodic international travel. This position is intended to be long-term. The initial appointment is for a period of three years, subject to a six-month probationary period, with possibility of renewal based on performance and organisational requirements.

Eligibility

To be eligible, applicants shall be Canadian citizens or permanent residents located in Montreal, Quebec. The successful candidate must be free of criminal convictions that would restrict international travel or the performance of the essential duties of the position. A criminal background verification may be required following a conditional offer of employment.

Professional Qualifications

Proven qualifications including a minimum of 5 years relevant experience in office management and conference coordination.

Languages

• Excellent written and spoken English, with strong ability to draft clear, concise summaries
• Knowledge of French, Spanish or Russian is considered an asset
• Willingness to develop functional proficiency in French

Principal Duties

Administrative duties

• Prepare general correspondence
• Assist Head of Secretariat
• Dispatch emails and route calls
• Maintain contacts
• Record meeting notes and actions
• Maintain staff records
• Manage schedules
• Support finance/admin systems
• Record purchase orders
• Manage supplies
• Liaise with vendors

Conference duties

• Send invitations and documents
• Coordinate requirements
• Organize logistics
• Support services
• Liaise with delegations

Key Experience and Competencies

Good organisational skills… Ability to work under time constraints, prioritize independently, proficiency in MS Office, Sage 50/QuickBooks asset.

Benefits

• Five weeks vacation
• 100% employer-paid medical
• Annual health screening
• STD
• LTD
• Dental
• Life
• 7% RRSP
• Bonus

Description du poste

Principales responsabilités

• Soutien à la haute direction

  Agir en tant que partenaire de confiance pour les vice-présidents, en fournissant un soutien administratif et opérationnel proactif et à fort impact.

  Gérer des calendriers complexes, planifier des réunions et coordonner les déplacements des vice-présidents et des directeurs.

  Préparer et organiser des documents d’information, des présentations et des rapports pour les réunions internes et externes.

  Gérer les informations confidentielles avec le plus haut niveau d’intégrité et de discrétion.

• Coordination d’équipe

  Agir comme point de coordination central entre l’ingénierie, les opérations, la stratégie commerciale, les finances, les ressources humaines et d’autres équipes partenaires clés.

  Soutenir les activités de rythme des affaires, y compris les réunions du personnel, les examens commerciaux, les cycles de planification et les réunions hors site de la direction.

  Rédiger et modifier les communications de la haute direction, les présentations et la documentation interne au besoin.

• Excellence opérationnelle

  Suivre et gérer les délais, les livrables et les suivis pour les projets clés.

  Traiter les notes de frais et surveiller les activités liées au budget au besoin.

  Soutenir l’intégration des nouveaux membres de l’équipe de direction et des parties prenantes clés.

• Soutien aux événements et aux programmes

  Coordonner la logistique des réunions de direction, des réunions hors site et des forums interfonctionnels.

  Collaborer avec les équipes internes pour soutenir la planification des initiatives, des examens et des étapes clés liés aux centres de données.

Qualifications

Qualifications essentielles

• Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires ou dans un domaine connexe, de préférence.
• Plus de 5 ans d’expérience dans le soutien de hauts dirigeants (niveau de directeur ou supérieur), de préférence dans un environnement axé sur la technologie, l’ingénierie ou les opérations.
• Capacité avérée à gérer des calendriers et des priorités complexes pour plusieurs dirigeants simultanément.
• Compétences exceptionnelles en organisation, en gestion du temps et en résolution de problèmes.
• Solides compétences en communication écrite et verbale.
• Haut degré de professionnalisme, d’intégrité et de discrétion.
• Maîtrise des outils Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Word, Excel).

Qualifications souhaitées

• Parfaitement bilingue
• À l’aise de travailler dans un environnement rapide, ambigu et en évolution.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais.
• Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration dans un environnement dynamique

Une connaissance adéquate du français est requise pour les postes offerts au Québec. Le générique masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.

Description du poste

Tu souhaites rejoindre une équipe dynamique, compétente et prête à t'accueillir ?

Art dentaire Familial située à Candiac est justement à la recherche de sa prochaine assistante dentaire !

Horaire

• Lundi de 12h à 20h

• Mardi de 8h30 à 17h

• Mercredi de 9h à 17h

• Jeudi de 8h30 à 17h

• Vendredi de 9h à 17h

Ce que nous offrons

En travaillant avec nous, vous bénéficeriez :

• REER collectif avec contribution de l'employeur

• Un ensemble de bénéfices qui offre des réductions sur de nombreux services et activités, y compris un programme exclusif pour les abonnements aux gymnases de l'entreprise ; des taux réduits sur les assurances résidentielle et automobile ; un accès illimité à une variété de divertissements, d'hôtels, de produits et de services à prix réduits et bien plus encore!

• Programme d'aide aux employés et à leur famille qui met les membres de l'équipe et leur famille en contact avec des services gratuits, confidentiels et de conseil à court terme.

• Développement de carrière pour évoluer en tant que professionnel dentaire selon votre propre plan de carrière, y compris l'accès à une formation continue.

• Participation à des événements sociaux et de formation continue pour créer un réseau de professionnels dentaires dans votre communauté.

• Équilibre et flexibilité entre vie professionnelle et vie privée.

• Accès à une technologie moderne pour fournir des soins dentaires optimaux aux patients.

Responsabilités

• Fonctions d'assistance clinique au fauteuil, y compris la connaissance de l'instrumentation.

• Établir de solides relations avec les patients tout en maintenant un comportement professionnel éthique.

• Nettoyer et préparer la salle de traitement conformément aux protocoles de contrôle des infections et de pratique pour chaque patient.

• Compréhension détaillée des exigences de santé et de sécurité de la pratique.

• Traitements : DO, CEREC, endo simple, chirurgie simple, orthodontie, PPF.

Exigences

• Diplôme d’études professionnelles en Assistance Dentaire.

• Une expérience antérieure de travail comme assistante dentaire est un atout important.

• Maîtrise du français et de l'anglais.

Tu souhaites rejoindre une équipe dynamique, compétente et prête à t'accueillir ?

La clinique dentaire Beaubien de Montréal est justement à la recherche de sa prochaine assistante dentaire.

En travaillant avec nous, vous bénéficeriez :

• REER collectif avec contribution de l'employeur

• Un ensemble de bénéfices qui offre des réductions sur de nombreux services et activités, y compris un programme exclusif pour les abonnements aux gymnases de l'entreprise ; des taux réduits sur les assurances résidentielle et automobile ; un accès illimité à une variété de divertissements, d'hôtels, de produits et de services à prix réduits et bien plus encore!

• Programme d'aide aux employés et à leur famille qui met les membres de l'équipe et leur famille en contact avec des services gratuits, confidentiels et de conseil à court terme.

• Développement de carrière pour évoluer en tant que professionnel dentaire selon votre propre plan de carrière, y compris l'accès à une formation continue.

• Participation à des événements sociaux et de formation continue pour créer un réseau de professionnels dentaires dans votre communauté.

• Équilibre et flexibilité entre vie professionnelle et vie privée.

• Accès à une technologie moderne pour fournir des soins dentaires optimaux aux patients.

Description du poste

Responsabilités:

• Fonctions d'assistance clinique au fauteuil, y compris la connaissance de l'instrumentation.

• Établir de solides relations avec les patients tout en maintenant un comportement professionnel éthique.

• Nettoyer et préparer la salle de traitement conformément aux protocoles de contrôle des infections et de pratique pour chaque patient.

• Compréhension détaillée des exigences de santé et de sécurité de la pratique.

• Traitements : DO, CEREC, endo simple, chirurgie simple, orthodontie, PPF.

Exigences

• Diplôme d’études professionnelles en Assistance Dentaire.

• Une expérience antérieure de travail comme assistante dentaire est un atout important.

• Maîtrise du français et de l'anglais.

SOMMAIRE DE L’EMPLOI

Relevant du Vice-président, Talent et culture, l’adjoint·e administratif·ve apporte un soutien administratif essentiel au bon fonctionnement de l’équipe Talent et culture et de l’équipe Expérience client. Le ou la titulaire doit détenir de grandes habiletés d’organisation et doit être en mesure d’anticiper les besoins des unités d’affaires. Il ou elle apporte un soutien administratif complet incluant notamment la rédaction, la mise en forme et la révision de divers documents, l’organisation de réunions et la tenue des budgets.

Description du poste

• Rédiger et réviser la correspondance, les lettres d’offres d’emploi, les présentations, les données, les rapports, les procès-verbaux, les contrats et autres documents connexes;

• Assurer la gestion de la documentation selon les normes de l’organisation en matière d’archivages et selon les systèmes de classement établis;

• Planifier et organiser les réunions (convocations, réservations de salles et préparation des documents, tels que les ordres du jour et les comptes rendus des réunions);

• Procéder aux affichages de poste et à la planification des entrevues;

• Effectuer les réservations nécessaires pour les déplacements et préparer les comptes de dépenses;

• Assurer la tenue des budgets (budget de fonctionnement et budget de formation du personnel administratif);

• Compiler, au besoin, des données, des statistiques et autres renseignements et effectuer, si nécessaire, des recherches;

• Assister l’équipe Talent et Culture dans l’organisation d’activités corporatives d’envergure (réservation de salles, traiteur, etc.);

• Contribuer à l’amélioration continue des processus internes;

• Assister l’équipe Expérience client dans la gestion des feuilles de temps et dans la gestion de l’absentéisme;

• Exécuter toutes autres tâches connexes.

Qualifications

• Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de bureau et (ou) de secrétariat ou l’équivalent;

• Compter un minimum de 5 années d'expérience pertinente, préférablement auprès de cadres supérieurs;

• Posséder une connaissance approfondie du français et une connaissance de la langue anglaise (atout);

• Posséder une connaissance approfondie des différents logiciels administratifs ainsi que de la suite Microsoft Office 360. Une connaissance approfondie des outils informatiques est recherchée.

Compétences recherchées

• Posséder de l’autonomie, du tact et avoir un sens de l’organisation et des priorités très développé;

• Avoir un très bon jugement, de l’initiative, de l’entregent et faire preuve de débrouillardise;

• Faire preuve de rigueur dans la préparation, la mise en page et la révision de documents;

• Démontrer quotidiennement sa capacité à vouloir aider les membres de l’équipe;

• Respecter de hautes normes de confidentialité et agir en tout temps avec discrétion;

• Avoir des habiletés pour la collaboration.

Sommaire de l’emploi

Relevant du Vice-président, Talent et culture, l’adjoint·e administratif·ve apporte un soutien administratif essentiel au bon fonctionnement de l’équipe Talent et culture et de l’équipe Expérience client. Le ou la titulaire doit détenir de grandes habiletés d’organisation et doit être en mesure d’anticiper les besoins des unités d’affaires. Il ou elle apporte un soutien administratif complet incluant notamment la rédaction, la mise en forme et la révision de divers documents, l’organisation de réunions et la tenue des budgets.

Description des responsabilités

• Rédiger et réviser la correspondance, les lettres d’offres d’emploi, les présentations, les données, les rapports, les procès-verbaux, les contrats et autres documents connexes;

• Assurer la gestion de la documentation selon les normes de l’organisation en matière d’archivages et selon les systèmes de classement établis;

• Planifier et organiser les réunions (convocations, réservations de salles et préparation des documents, tels que les ordres du jour et les comptes rendus des réunions;

• Procéder aux affichages de poste et à la planification des entrevues;

• Effectuer les réservations nécessaires pour les déplacements et préparer les comptes de dépenses;

• Assurer la tenue des budgets (budget de fonctionnement et budget de formation du personnel administratif);

• Compiler, au besoin, des données, des statistiques et autres renseignements et effectuer, si nécessaire, des recherches;

• Assister l’équipe Talent et culture dans l’organisation d’activités corporatives d’envergure (réservation de salles, traiteur, etc.);

• Contribuer à l’amélioration continue des processus internes;

• Assister l’équipe Expérience client dans la gestion des feuilles de temps et dans la gestion de l’absentéisme;

• Exécuter toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises

• Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de bureau et (ou) de secrétariat ou l’équivalent;

• Compter un minimum de 5 années d'expérience pertinente, préférablement auprès de cadres supérieurs;

• Posséder une connaissance approfondie du français et une connaissance de la langue anglaise (atout);

• Posséder une connaissance approfondie des différents logiciels administratifs ainsi que de la suite Microsoft Office 360. Une connaissance approfondie des outils informatiques est recherchée.

Compétences recherchées

• Posséder de l’autonomie, du tact et avoir un sens de l’organisation et des priorités très développé;

• Avoir un très bon jugement, de l’initiative, de l’entregent et faire preuve de débrouillardise;

• Faire preuve de rigueur dans la préparation, la mise en page et la révision de documents;

• Démontrer quotidiennement sa capacité à vouloir aider les membres de l’équipe;

• Respecter de hautes normes de confidentialité et agir en tout temps avec discrétion;

• Avoir des habiletés pour la collaboration.

Description du poste

POSTE : ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE

Lieu : Vieux-Montréal (présentiel)

Notre client, une entreprise en croissance dans le domaine du développement immobilier, est à la recherche d'une personne motivée et dynamique pour se joindre à sa superbe équipe! Dans ce rôle hautement polyvalent, vous serez au cœur des opérations et jouerez un rôle clé dans le soutien administratif et la coordination des activités quotidiennes. Si vous aimez toucher à tout, évoluer dans un environnement collaboratif et avoir un réel impact sur le succès des projets, cette opportunité vous permettra de mettre à profit vos compétences au sein d'une organisation stimulante offrant de belles possibilités de développement professionnel.

Ton rôle en tant qu'adjoint.e administratif.ve sera de :

• Assurer le suivi administratif des projets immobiliers en cours;
• Organiser les documents en assurant une gestion numérique et physique efficace;
• Gérer la correspondance (courriels, appels, documents);
• Coordonner les communications avec les partenaires et les différents fournisseurs;
• Effectuer le suivi des échéanciers et des livrables de manière efficace;
• Participer à la gestion documentaire et à la rédaction des contrats;
• Aider avec le cycle complet des comptes fournisseurs (saisie des factures, suivis, préparation des paiements);
• Participer au suivi des budgets par projets;
• Supporter les contrôles internes et l'amélioration des procédures comptable;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Le profil que nous cherchons :

• Minimum de deux (2) années d'expérience dans un rôle similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
• Bonne connaissance de la suite Office;
• Minutie, rigueur et soucis du détail;
• Être doté d'une belle attitude positive;
• Faire preuve d'un bon sens des priorités et d'organisation.

Ce que nous offrons :

• Salaire compétitif;
• Magnifique bureau, facile d'accès;
• Possibilité d'évolution et d'apprentissage rapide;
• Flexibilité et équipe humaine.

________________________________________

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre CV par courriel à l'adresse suivante:

Seuls les candidats retenus seront contactés.

Executive Assistant à la haute direction

Lieu et type de poste

Lieu : Montréal
Type de poste : Temps plein

À propos de l’organisation

Une organisation communautaire juive bien établie et reconnue à Montréal est à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) afin de soutenir un membre de sa haute direction. Il s’agit d’une belle occasion de se joindre à un environnement collaboratif et humain, axé sur l’engagement communautaire, les relations interpersonnelles et la qualité du service.

L’organisation recherche une personne professionnelle, discrète, dotée d’un excellent jugement et capable de gérer plusieurs priorités avec efficacité et attention.

Le rôle

À titre d’adjoint(e) exécutif(ve) à la haute direction, vous agirez comme point central de coordination et de communication entre la direction, les employés, les membres de la communauté et les partenaires externes.

Ce poste conviendra particulièrement à une personne qui apprécie le travail porteur de sens, qui évolue bien dans un environnement axé sur les relations humaines et qui sait faire preuve d’empathie tout en maintenant un haut niveau de rigueur administrative.

Une expérience préalable au sein de la communauté juive n’est pas requise. Toutefois, un intérêt pour les organisations communautaires ainsi qu’un certain confort à évoluer dans un environnement culturel juif contribueront au succès dans ce rôle.

Principales responsabilités

• Gérer des agendas complexes, les horaires et les priorités administratives quotidiennes;
• Agir comme principal point de communication pour les employés, les membres de la communauté et les contacts externes;
• Rédiger, réviser et gérer diverses communications et correspondances;
• Coordonner des réunions, événements et projets spéciaux;
• Assurer le maintien de dossiers, bases de données et informations confidentielles de façon organisée;
• Offrir un soutien administratif pour différents programmes, initiatives et activités liés au bureau de la direction;
• Contribuer à offrir un service professionnel, efficace et attentionné dans l’ensemble des interactions.

Qualifications recherchées

• Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle d’adjoint(e) exécutif(ve), d’administration de haut niveau ou de coordination de bureau;
• Disponibilité à travailler en présentiel cinq (5) jours par semaine;
• Excellentes aptitudes organisationnelles;
• Parfaitement bilingue (français et anglais), avec d’excellentes habiletés rédactionnelles en anglais;
• Excellent jugement, professionnalisme et discrétion dans la gestion de dossiers sensibles;
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique;
• Grande attention aux détails, proactivité et capacité d’adaptation;
• Solides compétences informatiques et aisance à apprendre de nouveaux systèmes et logiciels;
• Une expérience dans les milieux communautaires, organismes à but non lucratif, services professionnels, santé, éducation ou autres environnements axés sur une mission constitue un atout;
• Une connaissance de la culture, des traditions ou de la vie communautaire juive constitue un atout.

Ce qui est offert

• Rémunération concurrentielle selon l’expérience;
• Gamme complète d’avantages sociaux;
• Trois (3) semaines de vacances;
• Tous les jours fériés du Québec ainsi que les fêtes juives tombant en semaine;
• Horaire du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, avec des vendredis écourtés durant l’hiver;
• Stationnement sur place;
• Occasion de contribuer à une mission porteuse de sens au sein de la communauté;
• Environnement de travail collaboratif et bienveillant.

L’Expérience Aviva

Individuellement, nous sommes des personnes, mais ensemble, nous formons Aviva. Ces mots prennent tout leur sens lorsqu’ils deviennent nos valeurs Bienveillance, Engagement, Collectivité et Confiance.

À Aviva Canada, nous plaçons les gens au premier plan : nos employés, nos clients et nos collectivités. Nous sommes fiers d’une culture fondée sur la bienveillance, l’inclusion et la collaboration, où votre voix compte et votre développement est soutenu. Nous ne faisons pas que de l’assurance; nous faisons une réelle différence en protégeant ce qui compte le plus.

Ce que vous gagnerez

• Un programme de rémunération complet comprenant le salaire de base, l’admissibilité à une prime annuelle, un régime d’épargne-retraite, un plan d’actionnariat, des avantages santé, des initiatives de bien-être et des occasions de bénévolat.
• Un modèle de travail hybride et flexible.
• Des occasions exceptionnelles de développement de carrière.
• Un régime de vacances compétitif, avec la possibilité d’acheter 5 jours supplémentaires par année.
• Des programmes dirigés par les employés, axés sur le genre, la communauté LGBTQ+, les origines, la diversité et l’inclusion.
• Des programmes de bien-être en entreprise pour soutenir la santé physique et mentale de nos employés.

L’Opportunité

Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) Assistant(e) à la souscription (support administratif) pour soutenir notre équipe en assurance des entreprises. Ce rôle est essentiel pour assurer un service efficace et collaboratif auprès de nos souscripteurs et courtiers.

Ce que vous ferez

• Assister l’équipe de souscripteurs en biens et automobile.
• Procéder à l’ouverture de dossiers et offrir un soutien clérical.
• Participer activement au soutien téléphonique offert à nos courtiers.
• Effectuer l’entrée de données dans les systèmes RTM et RTG.
• Ouvrir les dossiers dans Case Manager et effectuer toutes les tâches connexes dans ce système.
• Assister les souscripteurs dans toutes autres tâches connexes.

Ce que vous apporterez

• Expérience en soutien administratif et service à la clientèle.
• Expérience en assurance (atout).
• Excellente maîtrise du français et anglais, oral et écrit. Bilinguisme : La connaissance de l’anglais en sus du français est exigée aux fins de communication, verbalement et par écrit, avec nos clients, nos partenaires et les équipes d’Aviva réparties à l’échelle du Canada.
• Débrouillardise et excellent esprit d’équipe.
• Souci du détail et rigueur.
• Capacité à travailler dans un environnement rapide et en constante évolution.
• Excellente maîtrise des outils informatiques et de la Suite Office.
• Excellentes habiletés communicationnelles.

Mon avantage unique

• Expérience en assurance commerciale ou automobile.
• Connaissance des systèmes RTM, RTG et Case Manager.

Veuillez noter que nous pourrions utiliser des outils d’IA pour nous aider dans le processus de recrutement. Il s’agit d’un nouveau poste affiché à l’interne et à l’externe.

Aviva Canada a en place un processus d’adaptation du milieu de travail pour ses employés ayant une incapacité fonctionnelle. Si vous avez un handicap qui nécessite des mesures d’adaptation, veuillez communiquer avec votre partenaire en acquisition de talents.

Adjoint Administratif ou Juridique en droit des affaires (profil exécutif)

5 ans et + | Cabinet de professionnels, centre-ville de Montréal

Tu veux tenter l'expérience d'un cabinet d'avocats à taille humaine et y faire ta place auprès d'un associé sympathique et professionnel? Nous recherchons un.e adjoint.e passionné.e en droit corporatif pour assister un associé dans sa pratique quotidienne.

Milieu et conditions

• Milieu convivial et familial
• Environnement de travail stimulant
• Salaire et avantages sociaux

Description du poste

Voici vos responsabilités :

• Rédiger, corriger et saisir les divers documents reliés au droit des affaires ;
• Assurer un soutien administratif à l'associé;
• Effectuer le suivi des dossiers et des échéanciers importants;
• Effectuer des suivis avec les clients concernant leurs factures, envoyer des suivis, rédiger des lettres et mise en demeure (si requis);
• Gestion et organisation de l’agenda et des courriels;
• Rédiger et assurer le suivi de la correspondance;
• Recevoir les appels des clients et prendre les messages.

Exigences

Et nos attentes :

• Détenir un diplôme en secrétariat ou l’équivalent;
• Posséder un minimum de 5 années d’expérience en droit des affaires;
• Bilinguisme *;
• Une très bonne connaissance de la suite Microsoft Office.

* Ce poste exige une très bonne connaissance des deux langues, vu que le candidat aura à fournir des services en anglais aux clients et aux différents intervenants impliqués dans les dossiers.

Postuler

Vous pensez être le candidat idéal pour ce poste, envoyez votre CV à

Seules les candidatures retenues seront contactées.

Description du poste

Notre client, un cabinet d'avocats multidisciplinaire, recherche pour son bureau de Montréal, un.e adjoint.e administrative ayant de l'expérience avec des associés. Vous désirez un poste à la hauteur de votre talent et travaillez avec des avocats sympathiques et réputés ? Ce poste est pour vous.

Avantages

Avantages sociaux / Régime de pension / Programme d'aide aux employés

Responsabilités

• Assister l'équipe (2) avocats dans leur pratique quotidienne (gestion des dossiers, de l’agenda, des échéanciers et des délais);
• Préparer, rédiger et réviser divers documents juridiques;
• Organiser et maintenir les dossiers et le classement (physique et/ou numérique) à jour;
• Communiquer avec les clients et autres intervenants aux dossiers;
• Planifier et organiser la logistique entourant les activités, rencontres ou autres événements de l’équipe;
• Effectuer différentes tâches administratives (ouvertures de dossiers, facturation, etc.).

Compétences

• Diplôme en secrétariat;
• Expérience d'un minimum de 3 ans au sein d'un cabinet de services professionnels (avocats, comptables, ingénieurs, etc.) ;
• Bilingue (français et anglais*);
• Excellent maîtrise de la Suite Office.

Informations supplémentaires

Vous pensez être le candidat idéal pour ce poste, envoyez votre CV à #totemjurh

*Ce poste exige une très bonne connaissance des deux langues, vu que le candidat aura à fournir des services en anglais aux clients et aux différents intervenants impliqués dans les dossiers.

Votre nouvelle entreprise

Notre client est une organisation pancanadienne reconnue, active dans le domaine de la santé, du mieux-être et de la gestion des dossiers liés aux accidents du travail. L’entreprise se distingue par sa rigueur, son haut niveau d’éthique et son engagement envers la confidentialité et la conformité réglementaire, tout en favorisant la collaboration et l’amélioration continue.

Votre nouveau rôle

À titre de Spécialiste – Gestion des dossiers d’accidents du travail / Adjoint administratif – Coordonnatrice (Agent santé mieux‑être / Assistance administrative junior), vous jouerez un rôle clé dans le traitement administratif quotidien des dossiers d’accidents, d’incidents et de maladies professionnelles à travers le Canada. Vous serez responsable de l’ouverture, du suivi et de la mise à jour des dossiers, en collaboration étroite avec l’équipe Santé et Mieux‑Être. Vous participerez également à des projets d’amélioration continue des processus administratifs.

Conditions

• Contrat : 6 mois avec possibilité de renouvellement ou de conversion à temps plein
• Horaire : 40 heures par semaine
• Mode de travail : Hybride – 3 jours en présentiel (bureau PVM)

Ce dont vous aurez besoin pour réussir

• Environ 2 ans d’expérience en administration, idéalement en milieu médical, SST ou RH
• Compétences non négociables :
  • Sens de l’organisation
  • Esprit collaboratif
  • Grande attention aux détails
  • Expérience en gestion de dossiers d’invalidité, CNESST, WCB ou WSIB (atout important)
  • Aisance avec Excel et la Suite Microsoft Office
  • Capacité à proposer des idées d’amélioration et à en assurer la mise en œuvre
  • Forte soif d’apprentissage et désir de développement professionnel
  • Haut niveau d’éthique et respect de la confidentialité
  • Bilinguisme français/anglais requis (interactions avec différentes commissions à travers le Canada)

Ce que vous obtiendrez en retour

• Une expérience enrichissante au sein d’une organisation stable et reconnue
• Une exposition pancanadienne aux processus médico‑légaux et administratifs
• Un environnement structuré, collaboratif et respectueux
• Une réelle possibilité de conversion à temps plein
• L’occasion de contribuer concrètement à l’amélioration des pratiques internes

Ce que vous devez faire maintenant

Si ce rôle correspond à votre profil et à vos objectifs, veuillez soumettre votre candidature dès maintenant. Le processus de sélection comprend une seule entrevue, idéalement en personne.

Executive Assistant au Chief Marketing Officer

Description du poste

Are you an administrative professional with a passion for marketing? We are currently recruiting an Executive Assistant to the Chief Marketing Officer.

This role is an exceptional opportunity to join a finance organization focused on mission, results, and diversity. As Executive Assistant, you will be the central pillar of the Chief Marketing Officer's office, navigating a stimulating environment where agility and sound judgment are essential.

You will work closely with the leadership team to ensure seamless coordination of strategic marketing activities.

If this role is a good fit for you, please apply!

Avantages

• Competitive salary
• Permanent, full-time role, 35 hours/week, in downtown Montreal
• Flexible and competitive benefits, including a staff savings plan where the employer matches your voluntary contributions, a defined benefit pension plan, a $750 wellness and healthcare spending account, to name a few
• In addition, paid vacation per year, five personal days, sick days as needed, and the office is closed from December 25th to January 1st
• A hybrid work model (maximum 3-4 days in the office)

Responsabilités

• Support the CMO, as well as the teams reporting to the CMO, with various administrative tasks, including:
  • managing multiple calendars,
  • supporting the onboarding of new employees,
  • submitting requests related to access rights and IT services,
  • managing supplies, travel arrangements, and mail.
• Organize complex meetings and team events (e.g., multiple stakeholders, different time zones, external guests, candidate interviews, etc.).
• Prepare meeting agendas and ensure follow-up on action items stemming from CMO leadership meetings, finance leadership meetings, and any other management meetings deemed relevant.
• Anticipate the CMO’s needs by preparing context briefs, proactively tracking priority files, and managing incoming information with sound judgement.
• Ensure thorough follow-up on invoice processing and expense account management.
• Effectively manage competing priorities, process files and requests quickly and proactively, and follow them through to completion, often within tight deadlines.
• Act as a liaison to facilitate smooth communication between the team and internal departments.
• Develop and maintain relationships with external partners to ensure information coordination and support various projects.
• Handle various confidential information, such as reports, documentation, and correspondence.
• Perform any other duties related to the nature of the position.

Qualifications

• College diploma in Business Administration or a related field
• Minimum of 5 years’ experience in an executive administrative support role
• Experience in the financial services industry
• Strong project management and coordination skills, including the ability to organize work and manage multiple priorities
• Strong interpersonal skills, with the ability to build relationships with both internal and external stakeholders
• Exceptional attention to detail and ability to perform under pressure
• Demonstrated ability to thrive in a high-velocity executive environment.
• Excellent verbal and written communication skills in both official languages (French and English)
• Strong knowledge of the MS Office suite – Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Comfort in using new technologies and AI tools such as Copilot

Based on an assessment conducted by our client, it has been determined that this position requires candidates to be fluent in English (oral and written). In particular, this position will require the employee to:

• communicate with English-speaking clients/partners/employees located outside Quebec on a daily basis
• work on client projects, products or deliverables that are required to be delivered to clients in English

Résumé

Interested in this position? Apply online or send us an email at more information on this and all other positions currently available, visit www.randstad.ca.

We look forward to receiving your resume!

All resumes received will be considered equally.

Only selected candidates will be contacted.

Engagement et inclusion

Randstad Canada is committed to fostering a workforce reflective of all peoples of Canada. As a result, we are committed to developing and implementing strategies to increase the equity, diversity and inclusion within the workplace by examining our internal policies, practices, and systems throughout the entire lifecycle of our workforce, including its recruitment, retention and advancement for all employees. In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups who are usually underrepresented in Canada's workforce, including those who identify as women or non-binary/gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples; persons with disabilities (visible or invisible) and; members of visible minorities, racialized groups and the LGBTQ2+ community.

Randstad Canada is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that all job applications please identify any accommodation requirements by sending an email to to ensure their ability to fully participate in the interview process.

Pourquoi choisir Stikeman Elliott

• Reconnu comme l’un des Employeurs de choix au Canada depuis 2009.
• Rémunération attrayante et révision salariale annuelle.
• Gamme complète d’avantages sociaux pour les employés, comprenant : des comptes de dépenses - soins de santé et gestion mieux-être; un programme de cotisations de REER; l’accès à la télémédecine 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7; et un programme de formation continue. Environnement de travail inclusif et encourageant.
• Télétravail

Description du poste

Raison d’être du poste : Le/la titulaire est une personne polyvalente et à l’affût des dernières nouveautés en matière de logiciel de bureautique afin de réaliser le traitement de divers documents spécialisés dans le domaine juridique et administratif.

Supérieur immédiat : Ce poste relève de la Directrice, Services linguistiques.

Responsabilités clés

• Créer et modifier des documents par le biais du traitement de texte, de la numérisation ou autres méthodes;
• Assurer la pleine satisfaction de la clientèle interne, principalement des traducteurs et des réviseurs;
• Modifier les documents : mise en page, conversion de styles, indexation, etc.;
• Participer à des projets de traduction en assurant le traitement préalable de certains documents;
• Veiller à la vérification de certains documents avant leur livraison aux clients;
• Remplacer à l’occasion les autres Adjointes, Services linguistiques avec la gestion des documents à traduire et la facturation des fournisseurs externes.

Exigences

• Diplôme d’études en secrétariat ou formation équivalente;
• Minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente;
• Bonne connaissance du fonctionnement d’un service de traduction au sein d’un cabinet juridique
• Certification Microsoft Office, un atout.

Qualifications

• Bilinguisme, français et anglais (oral et écrit) compte tenu de la clientèle, des mandats et du rayonnement international du cabinet;
• Connaissances avancées des logiciels de bureautique, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
• Excellent service à la clientèle;
• Très bonne organisation du travail;
• Souci du détail, autonomie et esprit d’équipe;
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique.

Notre client, un organisme réglementaire du secteur de la santé, est à la recherche d’un.e personne à l’aise sur les tâches administratives comme l’organisation des rencontres, la rédaction de procès-verbaux ainsi que la coordination et le suivi administratif de dossiers.

Sous la responsabilité de la directrice à la qualité de l’exercice, vous assisterez 5 professionnels dans leurs activités quotidiennes

Le poste requiert une personne avec une excellente organisation, un sens aigu des priorités, un français impeccable, ainsi qu’une attitude positive et professionnelle.

Vos futurs avantages :

• Formule de travail hybride avec 2 jours au bureau et 3 jours de télétravail par semaine;
• Politique de 35 heures (horaire de 08h30 à 16h30);
• Horaire d’été chômé et payé;
• REER avec participation de l’employeur de 8 % après la probation de 3 mois;
• Assurance collective (médicaments) payée à 50 %;
• Congé de 2 semaines payé pendant le temps des fêtes;
• 11 jours fériés (au lieu des 8 au Québec);
• 8 jours maladie;
• 3 semaines de vacances payées dès la première année;
• Localisation facile d’accès en transport en commun, proche du centre-ville.

Vos futures responsabilités :

• Réviser effectuer la mise en page de divers documents et envoyer diverses communications (avis d'inspection, convocation EOS…);
• Préparez les rencontres du comité d'inspection professionnel et autres comités (convocation, préparation du projet de procès-verbal, révision de mise en page…);
• Faire le suivi des diverses réunions;
• Effectuer le classement des dossiers;
• Planifier et organiser les agendas des membres de l'équipe d'inspection selon le programme de surveillance;
• Effectuer les réservations d'hôtels et de voitures;
• Planifier les entrevues orales structurées;
• Répondre aux questions des inhalothérapeutes et des établissements sur le processus administratif de l'évaluation de la qualité de l'exercice;
• Diriger les questions sur la pratique professionnelle aux conseillers.ères et inspecteurs.trices à la qualité de l'exercice;
• Intégrer les formations à la plateforme d'apprentissage électronique;
• Mettre à mesure et à jour le calendrier des formations externes;
• Participez à l'organisation du congrès annuel ou des autres événements;
• Prendre en charge la gestion documentaire;
• Toutes autres tâches connexes.

Compétences et qualités recherchées :

• 5 ans d’expérience comme adjoint.e administratif.ve idéalement;
• Idéalement des études en bureautique, mais l’expérience primera sur les études;
• Excellente maîtrise du français;
• Aisance avec les outils informatiques (Microsite 360, Microsoft Teams);
• Anglais fonctionnel nécessaire, notamment pour la prise de rendez-vous avec des praticiens bilingues;
• Rigueur, polyvalence et grande capacité d’adaptation;
• Excellentes compétences en communication et en rédaction;
• Sens développé de l’organisation, de la gestion des priorités et du respect des échéanciers;
• Attitude positive, professionnelle et orientée service.

Un peu plus d’informations sur le cabinet :

Notre client est un organisme réglementaire du secteur de la santé ayant pour mission de protéger le public et de veiller à la qualité des soins et services offerts.

L’organisation s’appuie sur des valeurs fortes telles que l’engagement, la compétence, la créativité, la collaboration et la responsabilisation.

Ne ratez pas cette opportunité de faire partie d’une équipe engagée, compétente, humaine et dynamique.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Envoyez votre CV via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer.