Description de l’offre d’emploi

Horaire fractionné : de 6h à 8h, puis de 9h à 15h (arrêt de 8h à 9h).

Le Centre de services scolaire de Charlevoix est à la recherche d’une personne afin de pourvoir un remplacement de secrétaire d’école à la suppléance centralisée (responsable des écoles primaires) au service des ressources humaines pour une durée approximative d’un an. Le rôle consiste à assurer la responsabilité de la gestion de la suppléance du personnel enseignant pour les écoles primaires du territoire.

Responsabilités

• Planifier, organiser, gérer les absences du personnel enseignant et déterminer la suppléance appropriée en fonction des besoins.
• Collaborer au processus de recrutement du personnel enseignant, notamment par l’ouverture des dossiers d’employés.es.
• Mettre en œuvre des outils d’accueil et de support pour les nouveaux suppléants.
• Générer les absences du personnel et les paiements des suppléants à même le système de paie.
• Effectuer les vérifications, produire les rapports appropriés et obtenir les autorisations nécessaires.
• Communiquer les informations pertinentes aux directions d’école ainsi qu’aux différents niveaux de responsabilité.
• Créer et maintenir à jour les outils de travail.
• Recommander les améliorations nécessaires pour augmenter l’efficience de la suppléance centralisée.
• Effectuer le travail de bureau relié à son champ d’activités.
• Compiler des données statistiques et rédiger des rapports.
• Selon les besoins, assurer l’accueil du centre administratif, répondre aux appels, recevoir les visiteurs, diriger les demandes et transmettre l’information nécessaire.
• Accomplir toute autre tâche connexe.

Compétences recherchées

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e secondaire.
• Être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre années d’expérience pertinente.
• Disponibilité et souplesse au niveau de son horaire.
• Sens de la planification, de l’organisation du travail et gestion des priorités.
• Autonomie, initiative et créativité.
• Engagement, appartenance et sens des responsabilités.
• Capacité à apprendre rapidement, à travailler sous pression et à travailler en équipe.
• Esprit d’analyse et de jugement, capacité à résoudre des problèmes, rigueur et minutie.
• Éthique, discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens de l’approche-client.
• Très bonne communication et très bonne maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Connaissances approfondies en bureautique et bonne connaissance de la suite Office.
• La connaissance du logiciel de paie serait un atout.

Les personnes présélectionnées seront invitées à passer des tests ainsi qu’une entrevue de sélection afin de déterminer s’ils répondent aux compétences recherchées posées par le centre de services scolaire. Notez que seules les personnes retenues pour le processus de sélection seront contactées.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

Un atout

Durée d'emploi

Temporaire

Description de l’offre d’emploi

Employeur

CORPORAT.DES FETES, EVEN. ET ESP CULTUR.DE ST-JEAN-PORT-JOLI

Rôle général

Relevant de la direction générale, l’ajointe de direction joue un rôle clé de soutien administratif et clérical auprès de la direction et de l’ensemble de l’équipe de la COFEC. Personne-ressource de confiance, elle contribue activement à la préparation, au suivi et à la réalisation des dossiers et projets en cours.

Responsabilités

• Assurer l’accueil et la représentation (physique et numérique) auprès des membres de la COFEC, des fournisseurs et autres clientèles externes.
• Effectuer des tâches administratives telles que gérer le courrier, préparer des commandes de matériel, produire des listes et rapports d’informations.
• Expédier des avis de convocation au conseil d’administration et des documents s’y afférant, planifier l’agenda des rencontres.
• Maintenir à jour le système de classement (archivage) et les informations techniques pour le fonctionnement des opérations des services numériques.
• Collaborer aux communications avec les ressources municipales pour les besoins des membres, et assurer le respect des conditions logistiques pour l’utilisation des infrastructures et des services offerts.
• Contribuer au suivi et à la reddition de comptes découlant des ententes de services avec les organismes membres de la COFEC.
• Soutenir cléricalement la campagne de financement annuelle et assurer le suivi du plan de visibilité des commanditaires et partenaires.
• Au besoin, toutes autres tâches connexes.

Profil recherché

• Formation collégiale ou universitaire complétée en administration-gestion ou toute formation pertinente.
• Toute expérience dans le domaine culturel, touristique et/ou communautaire sera considérée comme un atout.
• Excellente maîtrise du français oral et écrit, la maîtrise de l’anglais est considérée comme un atout.
• Très bonne connaissance de Microsoft 365 et des logiciels connexes.
• Capacité de travailler en équipe et gérer plusieurs priorités en parallèle.
• Rigueur, discrétion et autonomie.

Conditions de travail

Emploi de 28 heures par semaine majoritairement en présentiel et occasionnellement de soir et la fin de semaine. Salaire attractif et avantages selon l’expérience du candidat·e retenu·e pour le poste. Entrée en fonction selon les dispositions convenues.

Faire parvenir votre lettre d’intention et votre curriculum vitae à l’adresse courriel suivante à l’attention de la direction générale, François Garon, et ce avant le 20 février 17h00.

Formations

• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Adjoint administratif
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureau
• DEC-BAC, Techniques de l'administration - Techniques de comptabilité et de gestion / Administration des affaires

Compétences

• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Polyvalence

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

28 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)