3 offres pour "Adjoint.e de direction" à L'Assomption

Lieu : Montréal – Métro Papineau
Type d'emploi : Contrat temporaire de 1 mois (possibilité de renouvellement selon les besoins)
Horaire : 35 heures par semaine
Rémunération : 40 $ /heure, selon l'expérience
Entrée en poste : Immédiate

Description du poste

Notre client est à la recherche d'un(e) secrétaire de direction afin d'offrir un soutien administratif stratégique auprès du Vice-président Gouvernance. La personne recherchée est organisée, autonome et reconnue pour sa rigueur ainsi que sa capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Principales responsabilités

• Assurer l'organisation et le suivi de l'agenda (rendez-vous, réunions et déplacements);

• Planifier et préparer les réunions (réservation de salles, envoi des invitations, préparation de la documentation);

• Coordonner les échanges entre les différents services et intervenants;

• Effectuer les commandes de fournitures de bureau et de matériel marketing;

• Assurer le suivi des factures;

• Préparer les comptes de dépenses en vue des approbations;

• Offrir un soutien administratif à la haute direction selon les besoins.

Profil recherché

• DEP ou DEC en secrétariat, bureautique ou dans un domaine connexe.
  Les candidatures de personnes possédant une expérience significative seront également considérées, même sans diplôme.

• Minimum de 2 ans d'expérience comme secrétaire de direction ou dans un rôle similaire de soutien auprès de la haute direction;

• Excellentes aptitudes en organisation, planification et gestion des priorités;

• Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit;

• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Pour postuler

Les personnes intéressées sont invitées à transmettre leur CV à :

Hugo Llorca

Seules les personnes dont le profil correspond aux exigences du poste seront contactées.

#TOTEMADMIN

Lieu de travail, type de poste et entreprise

Lieu de travail: 1717 rue Du Havre à Montréal, en mode hybride

Type de poste: Temporaire 12 mois

Entreprise québécoise du secteur énergétique, Énergir a l'ambition de faire partie de la solution pour lutter contre les changements climatiques. Ainsi, l’entreprise innove pour participer à l’accélération de la transition énergétique et pour favoriser la qualité de vie des communautés, de ses employé.e.s et de ses partenaires.

Rejoindre Énergir, c'est:

Intégrer une entreprise humaine, qui valorise la diversité, l’équité et l’inclusion, récompensée pour ses pratiques en sécurité et mieux-être au travail et reconnue par Corporate Knights comme étant parmi les 50 meilleures entreprises citoyennes au pays.

Notre expérience employé

De beaux avantages: Horaires flexibles et possibilité de concentrer la semaine en 4 jours 1/2 toute l'année, télétravail possible jusqu'à 9 jours sur 10, vacances payées dès l’embauche, jusqu’à 10 jours de congés flexibles cumulables en reconnaissance du temps supplémentaire!

Une rémunération attractive: salaire compétitif, assurance collective payée à 100% par l'employeur, télémédecine!

Votre gestionnaire Isabelle Lemay, vous propose de:

• Contribuer aux activités d’audit interne et de gouvernance climatique .
  
• Collaborer avec des équipes multidisciplinaires au Canada et aux États-Unis dans un rôle central de coordination.
  
• Évoluer dans un quotidien varié combinant coordination, suivis budgétaires et soutien à la direction.

Description du rôle

Relevant de la directrice exécutive Audit interne et Gouvernance climatique, la personne titulaire du poste agit comme partenaire administratif clé et bras droit dans la réalisation des activités des deux directions. Elle assure la coordination de dossiers transversaux, la préparation de rapports périodiques et le suivi des budgets. Dans un contexte hybride et collaboratif, elle interagit avec plusieurs parties prenantes internes et externes, tant au Canada qu’aux États-Unis. Elle contribue également à la qualité et à l’amélioration continue des processus liés aux activités d’audit interne et de gouvernance climatique, tout en soutenant les opérations quotidiennes et l’organisation d’événements et de comités.

Principales responsabilités

• Préparer, coordonner, réviser et traduire différents rapports de suivi et documents pour les directions d’audit interne et de gouvernance climatique.
• Assurer la consolidation des résultats et indicateurs ainsi que la production de rapports trimestriels.
• Coordonner le programme qualité de l’audit interne, incluant l’envoi de sondages, la compilation des résultats et le suivi des indicateurs.
• Effectuer le suivi budgétaire, traiter les dépenses et réaliser les écritures de journal pour les directions.
• Soutenir la gestion de l’agenda, des courriels et des rencontres de la direction, incluant la préparation des ordres du jour et la rédaction de comptes rendus.
• Planifier et organiser des événements, comités et déplacements en collaboration avec les équipes internes et externes.
• Maintenir à jour les outils, systèmes et dossiers administratifs et contribuer à l’amélioration continue des processus.

Ce que l'on recherche

• Diplôme d’études collégiales en administration ou toute autre formation pertinente.
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Niveau d’anglais avancé, à l’oral et à l’écrit* car des interactions avec des filiales et partenaires anglophone sont nécessaires dans ce poste.
• De 3 à 6 ans d’expérience dans un rôle d’adjoint.e ou dans un poste similaire (tout autre combinaison d'études et d'expérience équivalente sera prise en considération)
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Outlook, Excel, PowerPoint et Word.
• Connaissance de SAP, SharePoint ou outils de gestion similaires (un atout).
• Disponibilité à travailler en mode hybride et à se déplacer au besoin pour des rencontres ou événements.

Aptitudes requises

• Faire preuve de rigueur et d’un grand souci du détail dans la production de livrables.
• Gérer efficacement les priorités dans un environnement comportant plusieurs dossiers simultanés.
• Démontrer un bon jugement, de la discrétion et un haut niveau de confidentialité.
• Faire preuve d’autonomie et d’initiative dans la réalisation des mandats.
• Collaborer efficacement avec différents intervenant.e.s et maintenir des relations professionnelles solides.
• Communiquer avec clarté, tant à l’oral qu’à l’écrit en français et en anglais.
• S’adapter à un environnement en évolution et faire preuve de flexibilité.
• Maintenir une organisation structurée du travail et respecter les échéanciers.
• Contribuer à l’amélioration continue des pratiques et des outils administratifs.

Équité en emploi

Chez Énergir, notre vision de l'énergie humaine nous amène à croire en la force des équipes diversifiées et inclusives. En ce sens, nous désirons offrir des chances d'emploi égales à toutes et à tous, par l'entremise de notre programme d'accès à l'égalité en emploi.

Nous encourageons les femmes, les membres des minorités visibles, membres des Premiers peuples, et personnes vivants une situation de handicap, à soumettre leur candidature.

Si votre condition actuelle nécessite des mesures d’adaptation au niveau du processus de recrutement, merci de nous en informer afin de nous permettre de mettre en place les moyens nécessaires pour vous faire vivre une belle expérience candidat.e.

*Cette exigence est requise puisque dans le cadre de cette fonction, vous aurez à intervenir auprès des clients, partenaires et/ou nos filiales américaines sur une base récurrente tant à l’oral qu’à l’écrit.

Énoncé du poste

Relevant de la gestionnaire, Gouvernance et Bureau de la présidence, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif joue un rôle clé dans le bon fonctionnement du Bureau de la présidence. À titre de principale personne-ressource auprès des parties prenantes internes et externes, cette personne assure un soutien administratif, organisationnel et de gouvernance de haut niveau afin de permettre à la présidente-directrice générale, à l’équipe de direction et au conseil d’administration d’atteindre leurs priorités stratégiques. Ce rôle contribue directement à la mission de la Fondation visant à bâtir une société plus résiliente, inclusive et durable.

• Soutien à la présidence et à la direction
• Assurer la gestion de l’agenda, des déplacements, des communications, des suivis et des dépenses de la présidente-directrice générale. Agir comme point de contact principal du Bureau de la présidence et soutenir les événements, les initiatives stratégiques et les relations avec les parties prenantes.
• Gouvernance et soutien au conseil d’administration
• Appuyer la coordination des activités du conseil d’administration et de ses comités, notamment la planification des réunions, la préparation des documents de gouvernance, la logistique, la rédaction des procès-verbaux et le maintien de pratiques de gouvernance efficaces.
• Administration et coordination organisationnelle
• Soutenir le fonctionnement quotidien de la Fondation en coordonnant les services administratifs, les déplacements de l’équipe de direction, la gestion documentaire et les processus internes nécessaires à une organisation efficace.
• Collaboration et amélioration continue
• Contribuer à des projets transversaux, soutenir l’amélioration des outils, systèmes et processus de travail, et favoriser une culture de collaboration, de service et d’excellence opérationnelle.

Profil recherché

Personne bilingue (français et anglais) possédant au moins trois années d’expérience dans un rôle similaire auprès de cadres supérieurs. Excellentes compétences organisationnelles, relationnelles et rédactionnelles, maîtrise de Microsoft 365 et SharePoint, jugement professionnel développé et intérêt marqué pour la gouvernance, la philanthropie et le secteur à but non lucratif.

Ce que nous offrons

Joignez-vous à l’une des principales fondations philanthropiques du Canada et contribuez à générer un impact social et environnemental durable. La Fondation offre un salaire compétitif, des avantages sociaux entièrement payés, une contribution de 6 % à un régime de retraite, quatre semaines de vacances, une fermeture rémunérée entre le 25 décembre et le 1er janvier, un mode de travail hybride, une allocation pour le télétravail, des programmes de mieux-être ainsi qu’un environnement de travail inclusif, collaboratif et guidé par des valeurs fortes. Pour plus amples renseignements, veuillez visiter le lien en dessous et postulez dès maintenant.