10 trucs pour une gestion efficace de la liste des tâches

, par Therese Garceau.

Rendez-vous, réunions, compte-rendu, rapports…Tenir à jour la liste des tâches de votre patron est une priorité pour maximiser son emploi du temps et planifier efficacement son agenda. Voici le top 10 des choses à faire et à ne pas faire pour économiser du temps et optimiser les résultats :

Avant de commencer. Assurez-vous que la liste des tâches soit disponible et que vous puissiez y accéder à tout moment pour modifier des informations et la mettre à jour. Idéalement, la liste devrait être sur le même système de messagerie que vous utilisez pour gérer la boîte de réception et le calendrier électronique de votre patron.

1) Empressez-vous de compléter toutes les tâches que vous pouvez aisément accomplir en son nom et sans aide et cochez-les dès au fur et à mesure.

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2) N’oubliez pas de toujours ajouter les échéanciers sur chacun des tâches que vous mettez à l’agenda de votre patron. Prévoyez qu’il ait assez de temps dans son horaire pour terminer le travail.

3) Proposez à votre patron d’utiliser des applications et des outils comme Evernote, Wunderlust, Any.do ou encore Todoist. Facilement accessibles sur téléphones intelligents et tablettes, ces solutions peuvent l’aider à garder le contrôle sur son emploi du temps.

4) Privilégiez une mise à jour régulière de la liste des choses à faire pour éviter que celle-ci s’allonge inutilement. Planifiez une rencontre quotidienne avec lui pour revoir la liste des priorités et s’assurer qu’il a suffisamment de temps pour tout faire.

5) Allégez toujours la charge de travail de votre patron dans des dossiers plus complexes en accomplissant les tâches que vous êtes en mesure de faire et tenez-le au courant de vos actions dans le dossier.

6) Ne supprimez jamais la liste des tâches une fois qu’elle est complétée. Déplacez-les plutôt dans un dossier spécial de tâches terminées pour en garder la trace et vous assurer que votre patron et vous pourrez y retourner et la consulter au besoin.

7) Établissez une liste de priorités pour votre patron et assurez-en un suivi serré.

8) Évitez que votre patron perdre du temps dans son horaire à cause d’une information manquante. Assurez de bien faire le relais entre les différents collègues et services et de collecter toutes les informations et détails qui lui seront utiles dans le dossier.

9) Communiquez. Prenez toujours le temps de faire des mises au point et de discuter de la liste dès que vous avez achevé certaines tâches ou que d’autres priorités s’ajoutent.

10) N’oubliez pas de toujours inclure une estimation du temps pour chacune des tâches. Votre patron pourra ainsi mieux planifier sa journée, surtout s’il doit livrer des tâches urgentes.



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