230 adjointes réunies à Montréal : un record!

, par Louise Proulx.

Un événement important, conçu exclusivement pour les adjointes administratives et les adjointes de direction, s’est déroulé cette semaine à Montréal. Retour sur cette journée de formation fort bien remplie.

Elles étaient 230 participantes, le 4 avril dernier, à s’être réunies pour la 8e édition de l’événement Adjointes administratives, organisé par les Événements Les Affaires, qui s’est tenu au chic Hôtel Hyatt du centre-ville de Montréal.

Dans son mot de bienvenue, l’organisatrice de l’événement, Nathalie Johnson, gestionnaire de projets sénior, a soutenu que s’il y a une profession qui a besoin de demeurer à la fine pointe de la nouveauté, c’est bien celle de l’adjointe. Les environnements de travail se sont tellement transformés et complexifiés dans les dernières années que la professionnelle du soutien administratif n’a pas le choix d’évoluer elle aussi en continuant sans cesse de parfaire ses connaissances.

Un emploi pour vous?

L’angle d’attaque de la journée

Caroline Belzile et Lyne Tessier

L’enjeu numéro un des adjointes : la productivité dans la turbulence. C’est l’angle autour duquel la journée de formation s’est organisée.

Les adjointes ont eu droit à un programme bien chargé qui s’est amorcé avec un panel de quatre gestionnaires* discutant autour du sujet Trouver du temps de qualité avec votre gestionnaire : mission possible!

Ce qui est ressorti de la discussion? Quand les objectifs sont bien définis, que la communication est fluide, que chacun joue son rôle correctement, il est facile de trouver du temps de qualité, même s’il s’agit de 5 minutes par-ci par-là dans la journée ou dans la semaine.

Sortez de la tyrannie de l’urgence et retrouvez le contrôle de vos journées

Michel Côté

La matinée s’est poursuivie avec le conférencier, ingénieur de formation, Michel Côté, Président fondateur de Novacorp. Il a présenté aux participantes la gestion Lean du temps et des priorités qui permet, semble-t-il, de devenir plus efficace et de mieux gérer son temps et ses priorités en travaillant intelligemment. Cette méthode, qui a fait ses preuves, est basée sur deux principes très simples : la créativité et le gros bon sens.

L’infobésité : survivre à l’avalanche d’information pour retrouver votre efficacité

Hélène Gauvreau

Max Trudel, expert en croissance d’entreprise et marketing numérique, est venu donner des trucs concrets aux adjointes présentes pour qu’elles puissent se protéger de l’infobésité, c’est-à-dire de la surcharge d’informations à laquelle elle sont soumises tous les jours. Comment limiter les distractions générées par les notifications, alertes, vibrations, messages entrants de toutes parts? C’est la question à laquelle a répondu le conférencier et qui fera l’objet d’un article sur Secrétaire-inc prochainement.

L’intelligence émotionnelle dans la turbulence

Pour boucler l’avant-midi, Kathryn Peterson, Présidente du Groupe Clé, a décortiqué pour les participantes le concept de la résilience. Elle a utilisé l’image du Slinkee, qui reprend toujours sa forme initiale après qu’on a joué avec, pour démontrer que nous pouvons développer une agilité émotionnelle qui permet de rester fort malgré les obstacles auxquels nous sommes confrontés.

Séance collaborative

En début d’après-midi, Vicky Vaskelis a mis les participantes à contribution. Elle leur a fait faire un exercice d’équipe de brainstorming afin qu’elles découvrent ensemble les meilleures solutions et stratégies pour répondre à leurs plus grands défis.

Puis, Isabelle Lord, Présidente de Lord Communication managériale a tenu la conférence intitulée Maîtrisez l’art de la rétroaction : améliorez vos communications et votre impact auprès de votre gestionnaire et de votre équipe

Pour terminer la journée, Maxime Boilard, ancien athlète olympique, Président CANU s’est entretenu avec les participantes autour du thème Plus de corps et de coeur pour propulser votre leadership. Il répond à la question : « Que faire pour que la performance soit au service des individus, et non le contraire? »

Témoignages :

Lise Bouchard et Nadia Ahado

  • « Je suis venue chercher des outils, surtout en ce qui a trait à la gestion de la turbulence. Actuellement, où je travaille, il faut être très polyvalent et très ouvert au changement. Déjà, ce matin, on m’a donné des outils pour la gestion du temps que je vais sûrement utiliser au travail – Hélène Gauvreau, agente d’administration, Cégep de Terrebonne.
  • « Ce que j’ai retenu ce matin : de préconiser la relation avec le gestionnaire, d’être structurée quand on le rencontre, d’aller au point fixe de nos demandes et d’établir clairement quels sont leurs objectifs afin de pouvoir répondre à leurs demandes. » – Lise Bouchard, Coordonnatrice des adjointes chez Mallette.
  • « Je suis venue ici pour perfectionner ma relation avec mon gestionnaire, je suis venue chercher le plus d’outils possible pour pouvoir travailler de plus en plus en collaboration avec lui. » Nadia Ahado, adjointe de direction pour Mallette.
  • « Ce matin, j’ai retenu que les patrons voulaient qu’on arrive bien préparée dans leur bureau pour ne pas leur faire perdre du temps. J’ai aussi appris qu’il faut arrêter de répondre aux courriels à chaque fois qu’il y en a un qui entre. Il faut faire une chose à la fois. » – Caroline Belzile, adjointe de direction, Englobe.
  • « Les conférences de ce matin étaient particulièrement intéressantes au niveau de la gestion du stress : comment gérer nos tâches de façon à réduire le stress, apprendre à dire non parfois, à poser des questions… C’est important de continuer de se former parce que le milieu change, les outils changent, alors il faut s’avoir s’adapter et, pour s’adapter, il faut se former.  Lyne Tessier, Université du Québec à Montréal

Panélistes :

Annick Boulanger – Directrice ressources humaines – GROUPE AGF

Jean-Sébastien Pilon – Directeur principal – Sécurité et Innovation MOUVEMENT DESJARDINS

Gregory Roy – Directeur, Architecture détaillée Infrastructures technologiques MOUVEMENT DESJARDINS

Sébastien Gagnon – Directeur général adjoint, directeur des communications et directeur des ressources humaines GROUPE D’APPROVISIONNEMENT EN COMMUN DE L’EST DU QUÉBEC – GACEQ

Animée par Louis Fortin – Président ACTUALISATION

Séance collaborative



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