6 trucs anti-oubli pour adjointes averties

, par Therese Garceau.

La mémoire est une faculté qui oublie. Dans le tourbillon des choses urgentes à faire, des dossiers à gérer, il est parfois difficile de ne pas en échapper ici et là. Mais, heureusement, il existe quelques bons antidotes à l’oubli.

Certaines tâches deviennent si routinières qu’on finit par les occulter sans même s’en apercevoir. Le scénario est classique. Il est bientôt 17 heures, vous vous apprêtez à filer à l’anglaise sortie côté jardin quand soudainement un éclair traverse votre esprit. Oh non! Vous avez encore une fois oublié de terminer le fameux compte-rendu que toute votre équipe attend… Depuis hier!

Comment réussir à ne rien échapper? Voici 6 excellentes stratégies anti oubli à mettre immédiatement en place pour garder le contrôle sur tout ce que vous avez à faire :

Un emploi pour vous?

Le bon vieux crayon

Outil infaillible pour vous assurer de ne rien oublier, votre crayon est assurément votre plus grand allié au bureau. Prenez l’habitude de toujours apporter un crayon et un carnet de notes à chaque fois que vous êtes convoquée en rencontre par une collègue ou votre patron. Prendre des notes à chaud vous permet non seulement de ne rien oublier mais également de noter les remarques utiles ou importantes qui ont été discutées.

Demandez des confirmations

Pour toutes les demandes qui vous sont faites oralement en réunion ou à la sauvette dans le corridor, demandez systématiquement à votre interlocuteur de vous envoyer un courriel avec les détails de sa requête. Ne tenez jamais pour acquis que vous pouvez retenir toutes ses informations par cœur. Après tout, vous n’avez pas que ce chat à fouetter!

Ne laissez rien en plan

Régler immédiatement tout ce qui peut être fait rapidement. Votre patron vous demande des photocopies de documents, de réserver un resto pour le lunch ou de contacter un client, empressez-vous de le faire. Vous aurez l’esprit tranquille et pourrez passer plus rapidement aux dossiers plus importants.

La liste de choses à faire

C’est votre meilleure amie au bureau. Assurez-vous de l’avoir toujours à portée de vue et de toujours savoir ce qu’il y a sur votre liste de choses à faire. Rayez immédiatement les tâches dès qu’elles sont terminées.

Archivez et cherchez

Oubliez le classement qui rend la recherche d’informations ardue. Optez pour un système d’archivage de vos courriels où il vous sera facile de retrouver aisément les détails d’une demande précise. Gardez absolument tout! Vous ne savez jamais quand votre patron peut revenir sur une demande qu’il vous a faite.

Mettez la technologie de votre côté

Utilisez les nouvelles applications comme Evernote pour garder la trace de vos informations. Dragon Dictation est aussi une autre excellente application qui peut littéralement vous sauver la vie quand vous êtes à court de temps. Cette plateforme vous permet de convertir un message vocal en un courriel. Utile lorsque vous n’avez pas de stylo et de papier sous la main et que vous devez absolument vous souvenir de tout ce que l’on vient de vous demander de faire. L’appareil photo de votre téléphone intelligent peut aussi vous donner un bon coup de pouce puisqu’il vous permet de photographier un texte ou un document que vous pourrez ensuite diriger vers votre boîte courriel.



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