7 astuces pour demeurer une adjointe organisée

, par Therese Garceau.

L’organisation dans le travail est une discipline à laquelle il est préférable d’adhérer si l’on souhaite garder la tête au-dessus de l’eau au boulot.  Petit rappel sur les grands principes à respecter pour y parvenir…

Qui n’a pas un jour amorcé une tâche et constaté du même coup qu’un autre projet devait aussi être terminé dans les mêmes délais?

Devoir faire deux, trois ou même quatre choses en même temps est une réalité avec laquelle bon nombre d’adjointes doivent composer au travail tous les jours. Mais, heureusement, avec une stratégie adaptée d’organisation des tâches quotidiennes, il est possible d’éliminer le stress et le sentiment de ne jamais avoir de temps pour tout faire.

Un emploi pour vous?

Dans un de ses récents textes sur officedynamics.com, la conseillère en organisation du travail Stacey Marone explique qu’il est préférable de préparer ses journées de travail à l’avance pour éviter de toujours être en mode réactif.

Voici quelques-uns de ses commandements d’une bonne organisation de travail :

1. Faites une liste.  Dressez quotidiennement une liste de toutes vos tâches à faire de façon à ne rien oublier. Consultez-la régulièrement durant la journée et rayez les tâches aussitôt qu’elles sont complétées. Il s’agit non seulement d’un moyen efficace de faire le suivi de vos tâches, mais également de rester motivée. Rien de plus satisfaisant que de pouvoir délester graduellement votre liste de choses à faire. 

2. Bâtissez votre horaire. La planification de la journée et votre liste de tâches doivent toujours être définies dans le temps. Allouez un temps précis pour l’exécution de chaque tâche. Cela vous permettra de mieux respecter les délais prescrits et, surtout, de ne rien oublier.

3. Soyez matinale. L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt, dit l’adage. Prenez l’habitude de vous lever à la même heure tous les matins. Vous accomplirez plus de choses si vous commencez tôt. N’oubliez pas, commencer tôt vous permet de prendre un bon petit déjeuner, de faire de l’exercice quotidiennement, mais surtout d’éviter le stress.

4. Établissez un système de classement. Chercher des fichiers perdus peut vous faire perdre un temps fou. Même si vos fichiers sont entièrement numériques, il est essentiel que vous puissiez vous y retrouver rapidement. Assurez-vous que tous vos fichiers soient à leur place. Vous devriez également avoir un document maître de tous vos fichiers et une note sur l’emplacement de ces fichiers.

5. Canalisez votre énergie. À quel moment de la journée êtes-vous la plus productive? Que vous aimiez travailler en matinée ou dans la soirée, vous devez toujours planifier les tâches les plus longues ou difficiles dans les moments où vous êtes au maximum de votre forme. 

6. Apprenez à déléguer. Vous ne pouvez pas tout faire. Déléguez certaines tâches faciles d’exécution à une collègue qui est disponible. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur les dossiers les plus importants et contribuerez à faire baisser votre stress.

7. Organisez votre espace de travail. Que vous travailliez en solo ou en équipe, vous devez impérativement organiser votre espace de travail pour maximiser votre efficacité. Gardez votre bureau propre. Rangez tout ce qui est susceptible de vous encombrer.

http://officedynamics.com/9-ways-to-improve-your-organization-skills/



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