Comment gérer vos courriels?

, par Secretaire-inc.

Vous arrive-t-il d’être submergée par vos courriels? Laurence Einfalt vous aide à vous y retrouver dans votre boîte de réception.

Ce n’est pas votre boîte de réception qui décide mais vous-même! Autrement dit, lisez vos courriels quand vous en avez envie!

Notez vos actions à venir. Lorsque vous sentez que tel ou tel courriel est important et qu’il doit être traité, notez-le dans votre agenda.

Un emploi pour vous?

Lisez courriel après courriel. Ainsi vous verrez ceux qui méritent d’être suivis. Vous pourrez alors le noter dans votre agenda!

Fixez-vous la règle des 2 minutes ou moins. Si se pencher sur un courriel (y répondre, le trier ou l’envoyer dans le pourriel) vous prend moins de 2 minutes, alors traitez-le de suite.

Fixez-vous la règle des 2 minutes ou plus. À contrario, si se pencher sur un courriel vous prendra plus de 2 minutes, notez-le dans votre agenda en sachant brièvement quelles actions vous devrez mener.

Créez-vous un répertoire « action ». Vous classerez ainsi les courriels du point précédent dans cette nouvelle rubrique pour mieux y répondre par la suite.

Éliminez d’office les courriels sans intérêts. Si vous sentez qu’un courriel ne vaut pas la peine que l’on s’y penche, alors classez-le immédiatement ou envoyez-le dans les pourriels.

Remarquez la nouvelle organisation. Tous vos courriels qui demandent une réponse ou un suivi de votre part sont devant vos yeux, dans la catégorie « action ». À vous de faire la job!

Gérez vos actions à venir. Il ne vous reste plus qu’à vous organiser afin de répondre aux courriels importants. Votre emploi du temps est alors de mise!

Et vous? Êtes-vous organisée ou dépassée par vos courriels?



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