Apprenez à prioriser vos tâches

, par Secretaire-inc.

«Ce qui est important n’est pas toujours urgent et ce qui est urgent n’est pas toujours important.» Dwight Eisenhower

Dwight Eisenhower est une des figures les plus marquantes du 20e sicle. Il fut le commandant en chef des Forces Alliées en Europe durant la deuxième guerre mondiale puis fut élu 34e président des États-Unis.

Eisenhower était réputé pour son efficacité car il avait appris à organiser son temps minutieusement. Encore aujourd’hui, plusieurs gestionnaires se réfèrent à son modèle de mise en priorité des tâches.

Un emploi pour vous?

Il avait appris qu’une des clés du succès est, en effet, d’utiliser son temps sciemment pour ce qui compte vraiment, plutôt que d’éparpiller ses énergies dans une myriade d’activités dont l’utilité peut être remise en question. Son exemple s’avérera utile à plusieurs d’entre nous, qui luttons continuellement avec le manque de temps d’une journée à l’autre.

Le modèle d’Eisenhower évalue chaque tâche selon deux paramètres : l’importante et l’urgence. Le génie de ce modèle est d’établir qu’une tâche urgente n’est pas nécessairement importante. Comme chacun sait, nous sommes souvent confrontés à une urgence au travail qui nous forcera à mettre de côté une autre tâche que nous jugions bien plus importante que celle qu’on vient de nous parachuter.

Le modèle suggère donc 4 catégories résultant de l’évaluation des paramètres et une stratégie à adopter pour chacune.

1.Tâche importante mais pas urgente. Décidez d’un moment adéquat pour la réaliser et bloquez dans votre agenda une période de temps suffisante. Vous devez, par exemple, planifier la célébration du 15ième anniversaire de votre entreprise qui aura lieu dans 6 mois.

2.Tâche importante et urgente. C’est celle qui mérite de tout mettre de côté pour la faire immédiatement. D’habitude, il est possible de prévoir qu’autrement, les conséquences seront dommageables. Par exemple, s’occuper d’un client important envers qui une grave erreur a été commise et qui exige réparation.

3.Tâche pas importante mais urgente. C’est la tâche que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre. Le simple fait qu’elle doit être accomplie bientôt ne signifie pas qu’elle mérite votre attention. Réserver un siège sur un vol pour votre prochain voyage d’affaires, afficher sur LinkedIn un article que vous venez de terminer sont des exemples de cette catégorie de tâches.

4.Tâche pas importante et pas urgente. Cette tâche pourrait probablement être ignorée, à moins qu’elle ne se retrouve dans cette catégorie parce qu’elle est mal formulée ou mal définie. Dans ce cas, après une correction, elle se retrouvera dans une des autres catégories.

Votre efficacité sera reconnue et votre carrière s’en portera mieux si vous remplissez votre journée d’abord de tâches importantes.

^Questions à se poser pour catégoriser une tâche

Une tâche est dite importante lorsque l’ignorer conduit à perdre un avantage ou à subir des conséquences néfastes. Il est important, par exemple, de retourner les appels des clients, sinon ils se sentiront ignorés et iront voir ailleurs.

L’urgence concerne quant à elle le moment prévisible de la perte de l’avantage ou des conséquences néfastes.

Faites la liste des tâches que vous avez à faire et, pour chacune, posez-vous les questions suivantes.

L’importance
1. Si cette tâche n’était pas réalisée, quel avantage pourrait être perdu ?
2. Si cette tâche n’était pas réalisée, quelles conséquences néfastes pourraient survenir ?
3. Cet avantage est-il plus désirable, les conséquences néfastes plus déplaisantes, pour cette tâche que pour les autres devant vous ? Si oui, elle est la plus importante !

L’urgence
4. L’avantage pourrait-il être perdu dans un temps bref (avant la fin de la journée?)
5. Les conséquences néfastes pourraient-elles se faire sentir dans un temps bref ? Il faut alors agir aujourd’hui.
6. Sinon, quand les résultats d’avoir réalisé ou ignoré se feront-ils sentir ? Planifiez en conséquence.^



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