Ces adjointes qui bouleversent la vie de leur entreprise

, par Theodora Navarro.

Quand on pense secrétaire ou assistante débordée, on voit souvent la belle Anne Hathaway, perchée sur des talons de 10 cm et courant dans la rue, sacs au poignet et chien au bout de la laisse, pour satisfaire les exigences de sa patronne. Si le trait est grossi, il n’est pourtant pas rare que des adjointes se retrouvent confrontées à des demandes urgentes ou démesurées au regard du temps alloué. Pourtant, la grande force des adjointes d’aujourd’hui est leur extraordinaire capacité à faire beaucoup avec peu et en un minimum de temps. Trois adjointes racontent leur meilleure performance.

Sandra, adjointe administrative dans une PME : « Quand je suis arrivée dans ma nouvelle entreprise, une cliente s’est présentée dès la première heure. Lorsqu’elle a donné son nom à la personne qui me formait, j’ai vu cette dernière partir à petits pas vers une grande armoire et en sortir un dossier papier. Rien n’était informatisé, il n’y avait aucun dossier clients rentrés sur l’informatique. J’ai pris sur moi d’informatiser tout le système, bénéficiant au passage d’une formation rémunérée par mon entreprise. Ça m’a pris une année pour véritablement en venir à bout, archives comprises. Mais aujourd’hui, il est non seulement plus agréable et rapide de travailler, mais en plus je viens d’être chaleureusement recommandée, grâce à ma proactivité, d’adjointe à la direction. »

Martine, secrétaire de direction : « Dans mon ancienne entreprise, je travaillais avec une collègue particulièrement incompétente. Elle devait m’informer notamment des événements planifiés avec les partenaires. Arrive un vendredi de mai, 10 heures, elle me dit : “C’est beau Martine, tout est prêt pour ce soir ?” Je bredouille que je ne sais pas de quoi elle parle. Et là, panique : elle se rend compte qu’elle ne m’a jamais envoyé le courriel m’annonçant l’événement et que nous attendons 10 partenaires très importants, et leurs conjoint(e)s, pour le soir même. La première colère passée, j’ai pris sur moi de mener à bien l’événement et j’ai réussi à dénicher un restaurant huppé pour 25 personnes ainsi qu’une promenade privée sur le fleuve, avec décoration et cocktails offerts à bord. Ma vraie chance a été d’avoir établi de longue date de bonnes relations avec les différents prestataires, qui se sont démenés de leur côté pour rendre la soirée possible. »

Un emploi pour vous?

Emilie, secrétaire médicale : « Quand j’ai été embauchée dans la clinique de physiothérapie où je suis aujourd’hui, le poste était vacant depuis plusieurs mois et seule une réceptionniste était présente pour prendre tous les rendez-vous. En équipe, nous avons réussi à mettre en place un véritable système d’accueil des patients : rappel de leur rendez-vous par message automatique, prise de rendez-vous en ligne, délai de prise en charge plus rapide, dossiers de la journée systématiquement consultés le matin pour vérifier s’il manque des informations sur le patient, etc. Aujourd’hui, la clientèle de la clinique a augmenté et nos patrons estiment que c’est en grande partie grâce à nous! »



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