Comment (bien) accueillir un contact professionnel en visite dans vos bureaux

, par Melissa Pelletier.

Il ne faut surtout pas sous-estimer l’importance de réserver un accueil chaleureux aux visiteurs étrangers. Voici quelques trucs très utiles à retenir si la situation se présente.  

Votre patron vous demande d’organiser l’accueil d’un client du Japon? Ou même, d’une délégation complète d’Italie? Il va sans dire que plusieurs défis vous attendent. Voici quelques trucs du site weassistyou.com pour mener le tout d’une main de maître (tout en gardant votre calme)!

Définissez votre approche

Un emploi pour vous?

Recevoir un client de France ou d’Inde n’implique pas la même préparation. Que ce soit une question de déplacement ou tout simplement de culture, chaque visiteur doit avoir droit à un service personnalisé. N’hésitez pas à poser des questions à votre gestionnaire, question de ne pas avoir de surprises en cours de route.

Renseignez-vous sur les comportements, mots ou habitudes de telle ou telle culture pour éviter un faux pas regrettable. Si possible, renseignez-vous aussi sur la personnalité et le poste du visiteur en question.

C’est bien simple: soyez aussi professionnelle que possible malgré ces points à éclaircir! Votre patron – et votre visiteur – n’en seront que plus satisfaits.

Organisez, organisez (et organisez)

Vous le savez déjà très bien: une adjointe ne peut rien laisser au hasard. Soyez certaine de rejoindre le visiteur en question – ou son adjointe – pour connaître les tenants et aboutissants de son voyage. La durée de son séjour, son emploi du temps lors de sa visite, etc… Vous pourrez alors établir un horaire de visite qui lui conviendra. C’est aussi primordial d’être au courant de ses préférences de déplacement, ses repas préférés et aussi de ce qu’il n’aime pas du tout. Soyez plus préparée que pas assez à toute éventualité!

Voyez avec votre patron s’il envisage de passer du temps avec le visiteur en soirée. Si oui, assurez-vous qu’il soit bien accompagné. Ce sera le moment de lui faire découvrir les meilleurs points gastronomiques de la ville, de lui faire visiter les attractions incontournables, et aussi d’avoir le temps de discuter de manière informelle avec le personnel. Assurez-vous de préparer un dossier des endroits à voir absolument et des commerces utiles: votre visiteur risque de vous en être bien reconnaissant!

Tout au long de la visite, soyez à l’affût de toutes les demandes ou besoins d’ajustements de votre organisation. Restez calme et prête à toute éventualité. L’important, c’est votre proactivité et votre capacité à vous adapter en cas de besoin!



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