Comment être une adjointe efficace?

, par Theodora Navarro.

Nicky Christmas, co-fondatrice du site practicallyperfectpa.com, est une adjointe d’expérience. Alors qu’elle (re) regardait le film «Le diable s’habille en Prada», elle a analysé avec attention l’une des scènes entre Miranda (le «diable») et ses assistantes. Et celle-ci lui a rappelé de nombreuses situations vécues avec son propre patron!

Vous voyez lesquelles? Votre patron vous interpelle: «Martine, vous notez? Appelez Judith, dites-lui que j’aurais du retard. Profitez-en pour confirmer ma présence au congrès de Toronto… D’ailleurs je dormirais bien à cet hôtel, vous savez cet hôtel où je suis déjà allé qui donne sur l’avenue avec l’église au milieu? J’aurais aussi besoin du rapport…» S’ensuit ainsi une litanie de consignes que vous prenez en notes de façon plus ou moins claire.

Pour cette assistante personnelle hors-pair, il y a dix choses à faire pour être efficace en toute situation:

Un emploi pour vous?

1) Utiliser un bon vieux stylo et du papier. Nicky a toujours un gros bloc-notes et un stylo posés à côté de son ordinateur. Dès que son boss l’appelle, elle s’en saisit. Elle va même plus loin: elle a semé des blocs de post-it un peu partout dans le bureau, pour ne jamais se retrouver démunie!

2) Toujours demander une confirmation. S’il ne s’agit pas de votre patron, mais d’un responsable avec qui vous avez moins l’occasion de collaborer, ou même d’un collègue, demandez toujours un récapitulatif par courriel. Vous serez certaine d’avoir bien compris et vous serez ainsi sûre qu’il a une vraie tâche à vous confier et non un travail qu’il a la flemme d’accomplir lui-même.

3) Programmer une alarme. Le boss doit prendre l’avion à 16h? Nicky se programme une alarme à 14 heures pour être sûre de ne pas oublier de lui imprimer ses billets… et de lui rappeler qu’il a un avion à prendre!

4) Utiliser son calendrier. L’assistante ne se contente pas d’y noter d’éventuels RDV, elle l’utilise également pour se rappeler les tâches à accomplir au moins une semaine avant la date limite.

5) Accomplir les petites tâches immédiatement. Question de préférence certainement, mais si son patron lui pose des documents à photocopier, Nicky s’en occupe de suite, pour se remettre au rapport qu’elle tapait dès qu’elle a fini. Lorsque son patron revient, même si c’est trois minutes plus tard, il peut ainsi les récupérer… et constater son efficacité!

6) Tenir une liste de choses à faire. Vous notez chaque tâche en début de journée, et vous barrez au fur et à mesure. Bon pour le moral et très utile.

7) Tout garder. Nicky Christmas garde tous les courriels. Elle archive au bout d’un an mais ne jette rien! Elle peut ainsi retrouver une ancienne réservation d’hôtel ou un client oublié. Elle cite d’ailleurs cette phrase symbolique du Diable s’habille en Prada: «Retrouve-moi ce papier que je tenais dans ma main hier matin».

8) Utiliser la technologie. Trois types d’applications sont très utiles: celles qui permettent de prendre des notes, comme Evernote, celles qui permettent d’enregistrer une note vocale et de se l’envoyer ensuite par courriel, comme Dragon Diction, et l’appareil photo du cellulaire, avec lequel vous pouvez photographier un post-it par exemple.

9) Observer son patron. Nicky observe sans cesse les allers et venues de son patron, anticipant ainsi les «Avez-vous vu mes lunettes» et autres «Qui était déjà ce collègue qui m’a demandé un dossier?»

10) Créer des habitudes. Quel que soit la manière dont vous fonctionnez, si elle est efficace, continuez! C’est en ayant de bons réflexes et des habitudes que vous serez une adjointe particulièrement efficace!



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