Documents importants : 4 trucs pour les garder en sécurité

, par Louise Proulx.

Les clés, les factures, les papiers notariés, les documents d’assurance… On ne peut pas être sûr à 100 % de ne jamais perdre ces objets de la plus haute importance. Mais pour que les risques soient le plus faible possible, voici quelques conseils inspirés d’un article publié sur Pratically Perfec Pa :

Tout conserver au même endroit

Certaines personnes croient que ranger les documents importants — que ce soit en ligne ou hors ligne — dans des endroits différents fait en sorte qu’ils sont plus en sécurité. Or, ce n’est pas vrai. Vous perdrez simplement plus de temps à les chercher quand vous en aurez besoin. Il est au contraire préférable de tout conserver au même endroit et, surtout, de tout remettre à la même place après usage.

Un emploi pour vous?

Remplacer les documents manquants aussitôt que possible

Cela arrive à tout le monde. Tôt ou tard, on perd un papier important. Votre patron vous demande de sortir le certificat de localisation de l’entreprise, par exemple et, après moulte recherches, vous êtes obligée de vous rendre à l’évidence que le document n’est plus en filière? Mieux vaut ne pas tarder à le remplacer. Et c’est souvent moins compliqué que l’on se l’imagine, même si des frais seront probablement encourus. Les certificats de naissance ou de mariage, par exemple, peuvent être livrés en quelques jours seulement après en avoir fait la demande.

Utiliser un coffret de sûreté

Vous hésitez peut-être à ranger tous les documents importants au même endroit de peur qu’ils soient tous perdus en même temps en cas d’incident. La solution : acheter un coffret de sûreté ignifugé. Il s’agit d’un investissement, certes, mais qui peut sauver bien des inconvénients à l’entreprise.

En ce qui a trait aux documents en ligne tels que les factures, les informations bancaires et autres, ils seront à l’abri dans votre ordinateur verrouillé. Cependant, si vous voulez que votre patron et vous puissiez y avoir accès peu importe où vous êtes, il serait bon de transférer ces documents dans un système de données (Cloud) tel que Google docs.

Protéger son ordinateur

Dernière étape, mais non la moindre pour que les informations importantes de l’entreprise ne se retrouvent pas entre mauvaises mains : vérifiez que votre ordinateur soit protégé par un bon anti-virus.

Aussi, si vous voulez envoyer des informations importantes à un client, par exemple, il est assez facile de verrouiller un document PDF que le destinataire pourra ouvrir moyennant un mot de passe. N’envoyez pas de mot de passe par courriel, mais demandez plutôt au client de répondre à une question qu’il connaît déjà, comme son numéro de téléphone ou sa date d’anniversaire.



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