Émettre et recevoir des courriels : mode d’emploi

, par Louise Proulx.

Dans un article publié sur LinkedIn, Laurence Picot, formatrice et experte en rédaction, dévoile les meilleurs trucs pour recevoir et émettre des courriels de façon efficace et professionnelle. Les voici :

Vous êtes la destinataire

Les courriels ne cessent d’arriver dans votre boîte de réception et vous êtes toujours tentée d’aller voir ce que c’est, ce qui vous déconcentre de votre tâche ? C’est simple, désactivez la notification d’arrivée d’un nouveau message. Ainsi, vous ne serez plus dérangée à tout bout de champ. Vous lirez vos courriels quand vous le déciderez.

Un emploi pour vous?

Par ailleurs, madame Picot conseille de ne pas répondre tout de suite à chacun des messages reçus, mais plutôt de tenter d’augmenter, autant que faire se peut, vos délais de réponses. En réagissant toujours trop rapidement dès la réception d’un courriel, non seulement vous habituez vos correspondants à votre réactivité rapide, mais la qualité de vos échanges risque d’en souffrir parce que trop spontanée. Rappelez-vous que le courriel n’est pas du clavardage, donc attention aux messages inutiles et aux digressions. Si vous ressentez le besoin d’un réel échange avec votre interlocuteur, vous devriez utiliser le téléphone ou organiser une réunion.

Vous êtes l’expéditrice

D’abord, ayez toujours en tête que vos courriels entrent en compétition avec tous les autres courriels que votre destinataire reçoit. Aussi, si vous n’obtenez pas les réponses souhaitées peut-être est-ce parce que vous n’avez pas été assez claire dans votre requête. C’est pourquoi, en premier lieu, vous devez savoir exactement ce que vous attendez de votre destinataire et le verbaliser de façon nette et précise.

L’importance de l’objet. L’objet ou le titre doit être précis et évocateur. Oubliez les objets vagues comme « demande d’information », « avoir votre avis », « rendez-vous de juin ». Attention également au style télégraphique impersonnel et agaçant et au style littéraire trop lourd et souvent imprécis.

La règle des 3 C est la plus efficace pour des courriels percutants qui atteignent leur cible : courtoisie, concision et clarté !

Surtout, n’oubliez jamais que vos courriels reflètent votre professionnalisme. Vous devez donc les traiter au même titre qu’un rapport, qu’une lettre officielle ou toute autre communication écrite.



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