Adjoint.e administratif.ve au développement professionnel

Description de l’emploi :

Relevant de la responsable du développement professionnel, l’adjoint administratif a pour principale fonction de soutenir les activités des comité suivants : l'inspection professionnelle, la formation continue, l’arbitrage des comptes et la révisions des plaintes en offrant une variété de services administratifs. Il organise et prépare les diverses réunions tenues par ces comités.

Responsabilités spécifiques du poste :

Volet administratif (30 % du temps)

• Effectuer une variété de tâches cléricales et administratives en soutien aux comités;
• Préparer les listes d’envoi, les ordres du jour et convoquer les parties aux réunions du Comité d’inspection professionnelle (CIP) et des comités de révision des plaintes et arbitrage des comptes ainsi que les audiences du CIP et assurer un soutien technique;
• Répondre aux courriels et appels téléphoniques des membres et acheminer les communications au destinataire approprié;
• Vérifier et tenir à jour le tableau de rémunération des inspecteurs et des membres du CIP;
• Soutenir la coordonnatrice à l’inspection professionnelle au cours du processus du Programme de surveillance générale de l’inspection professionnelle;
• Coordonner et favoriser la circulation des informations pertinentes, internes et externes à l’Ordre.

Stage de perfectionnement (environ 30 % du temps)

• Coordonner le volet logistique du processus de stages et être le point de contact entre différents intervenant (convocation, contacter maîtres de stage et membres, suivis divers incluant la facturation, etc.)
• Validation de la conformité des rapports de stages (en soutien au Conseiller au développement professionnel ou Bureau du syndic)

Formation continue et perfectionnement (environ 30 % du temps)

• Effectuer le traitement des dispenses d’heures de formation;
• Répondre aux courriels et appels téléphonique des membres au sujet de la formation continue;
• Validation de la conformité des membres au Règlement de la formation continue obligatoire;
• Soutenir le conseiller à la formation continue pour la gestion annuelle de l’examen de radiologie;
• Coordonner le volet logistique des formations;
• Soutenir administrativement le Comité de formation continue.

Activités diverses (environ 10 % du temps)

• Préparer la salle et les documents lors des inspections particulières et des stages de perfectionnement;
• Accomplir toutes autres tâches compatibles avec sa fonction pouvant être requises pour le bon fonctionnement de l’Ordre, sur demande de son supérieur immédiat;
• Assurer le remplacement de la réception avec d'autres membres de l'équipe, selon l’horaire établie par la Cheffe des services administratifs.

Aptitudes recherchées :

• Respect de la confidentialité;
• Rigueur et souci du détail;
• Sens de l’organisation;
• Autonomie;
• Esprit d’équipe et de collaboration;
• Bonne gestion du temps et des priorités.

Qualifications :

• Excellente maîtrise de la langue française et connaissance de base de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Très bonne connaissance d’Office 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, Sharepoint);
• Connaissance de la mission, de la vision, des valeurs et des expertises de l’organisation.

Scolarité et expérience :

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou autre domaine approprié;
• Expérience minimale de 2 ans dans un poste similaire;
• Expérience professionnelle au sein d’un ordre professionnel (un atout).

Conditions de travail :

• Poste régulier à temps plein;
• Échelle salariale entre 55 000 $ et 60 000 $, selon l’expérience;
• Gamme d’avantages sociaux très intéressants;
• Politique de télétravail (2 jours par semaine en présentiel).

Vous devez faire parvenir votre candidature avant le 23 mai 2024, 16h, via Secrétaire-inc.

L’Ordre communiquera seulement avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

Le masculin a été employé aux seules fins d’alléger le texte et n’a aucune intention discriminatoire.