Administration Manager

Job Description

Job title : Administration Manager

Location : Gesgapegiag, Gespeg or Listuguj

Job type : Full-time

About the Mi'gmawei Mawio'mi Secretariat (MMS) :

The Mi'gmawei Mawio'mi Secretariat is the political and administrative body that supports the Mi'gmaq communities of Gesgapegiag, Gespeg and Listuguj in the protection and advancement of their Aboriginal and treaty rights, governance and self-determination. SMM works to promote Mi'gmaq unity, cultural identity and nationhood through collaboration, advocacy and strategic leadership.

Job summary :

The Administration Manager is a senior-level position responsible for the effective and efficient management of the Secretariat's administrative operations. This role oversees human resources, office management, policy development, and administrative support services, ensuring alignment with Mi'gmaq Nation values and objectives. The Administration Manager plays a key role in supporting the Executive Director and the organization in fulfilling their mandate.

Main responsibilities :

• Provide strategic and operational leadership for all administrative functions.
• Develop, implement and maintain administrative policies and procedures reflecting best practices and cultural values.
• Manage human resources functions, including recruitment, integration, training, performance appraisals and employee relations.
• Implement and administer the information management system.
• Oversee financial administration, including budget planning, expenditure tracking, audits and reporting in collaboration with the finance unit.
• Ensure compliance with applicable laws, regulations and organizational policies.
• Lead administrative team in supporting programs, projects and meetings, including logistics and documentation.
• Foster a respectful, inclusive and culturally-rooted work environment.
• Collaborate with other units and external partners to ensure effective coordination of efforts across the Secretariat.
• Prepare regular reports for the General Manager on administrative matters.

Qualifications :

• Bachelor's degree in business administration, public administration, human resources or related field; equivalent experience may be considered.
• Minimum 5 years of administrative experience, including at least 2 years in a management or supervisory role.
• Good understanding of Aboriginal governance; knowledge of Mi'gmaq culture is an important asset.
• Proven leadership, organization and communication skills.
• Proficiency in the Microsoft Office suite and standard office software.
• Bilingualism (English and French) is an asset; knowledge of Mi'gmaq is highly desirable.

Personal qualities :

• Respectful and culturally aware.
• High integrity and discretion.
• Team spirit and collaborative approach.
• Proactive and solution-oriented.

How to apply :

Please submit your curriculum vitae and a covering letter explaining your qualifications and interest in the position to :

The position will remain open until filled.

Titre du poste :

Gestionnaire Administratif (ve)

Lieu : Gesgapegiag, Gespeg ou Listuguj

Type d'emploi : Temps plein

À propos du Secrétariat Migmawei Mawiomi (SMM) :

Le Secrétariat Migmawei Mawiomi est l'organisme politique et administratif qui soutient les communautés Migmaq de Gesgapegiag, Gespeg et Listuguj dans la défense et l'avancement des droits ancestraux et issus de traités, de la gouvernance et de l'autodétermination. Le SMM œuvre pour promouvoir l'unité, l'identité culturelle de la nation Migmaq à travers la protection, la collaboration, et par le leadership stratégique.

Résumé du poste :

Le ou la gestionnaire administratif(ve) est un poste de niveau supérieur responsable de la gestion efficace et efficiente des opérations administratives du Secrétariat. Ce rôle supervise les ressources humaines, la gestion du bureau, l'élaboration des politiques administratives, les services de soutien administratif, et s'assure du respect des valeurs et des objectifs de la Nation Migmaq. Le ou la gestionnaire administratif(ve) joue un rôle clé dans le soutien au directeur général et à l'organisation dans la réalisation de leur mandat.

Responsabilités principales :

• Fournir un leadership stratégique et opérationnel pour toutes les fonctions administratives.
• Développer, mettre en œuvre et maintenir des politiques et procédures administratives reflétant les meilleures pratiques en lien avec les valeurs culturelles.
• Gérer les fonctions des ressources humaines, y compris le recrutement, l'intégration, la formation, les évaluations de performance et les relations avec les employés.
• Mettre en œuvre et administrer le système de gestion de l'information.
• Superviser l'administration financière, y compris la planification budgétaire, le suivi des dépenses, les audits et les rapports en collaboration avec l'unité des finances.
• Assurer la conformité aux lois, règlements et politiques organisationnelles en vigueur.
• Diriger l'équipe administrative dans le soutien aux programmes, projets et réunions, incluant la logistique et la documentation.
• Favoriser un environnement de travail respectueux, inclusif et culturellement enraciné.
• Collaborer avec les autres unités et les partenaires externes pour assurer une coordination efficace des efforts à travers le Secrétariat.
• Préparer des rapports d'activités pour le directeur général concernant les questions administratives.

Qualifications :

• Diplôme, baccalauréat en administration des affaires, administration publique, ressources humaines ou domaine connexe ; une expérience équivalente peut être considérée.
• Minimum de 5 ans d'expérience en administration, dont au moins 2 ans dans un rôle de gestion ou de supervision.
• Bonne compréhension de la gouvernance autochtone ; la connaissance de la culture Migmaq est un atout important.
• Compétences avérées en leadership, organisation et communication.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des logiciels bureautiques courants.
• Le bilinguisme (anglais et français) est un atout ; la connaissance du Migmaq est fortement souhaitée.

Qualités personnelles :

• Respectueux(se) et conscient(e) des réalités culturelles.
• Grande intégrité et discrétion.
• Esprit d'équipe et approche collaborative.
• Proactif(ve) et axé(e) sur les solutions.

Comment postuler :

Veuillez soumettre votre curriculum vitae ainsi qu'une lettre de motivation expliquant vos qualifications et votre intérêt pour le poste à l'adresse suivante :

Le poste restera ouvert jusqu'à ce qu'il soit pourvu.