adjoint •e de direction - direction des affaires juridiques et secrétariat

Description sommaire du poste

L’adjoint

• e de direction soutient la direction des affaires juridiques et du secrétariat dans l’exercice de ses fonctions en contribuant à la bonne marche des activités reliées à cette direction, en s’assurant notamment de l’application de la réglementation. La personne apporte un soutien administratif au personnel de la direction ainsi qu’au secrétariat du conseil de discipline de l’Ordre et assure avec ceux-ci une coordination avec les autres directions concernées.

Sous la supervision du directeur des affaires juridiques et secrétaire

Principales responsabilités

Soutien à la direction des affaires juridiques et du secrétariat

• Contribuer à la gestion du traitement des demandes d’accès à l’information;
• Traiter les demandes de vérification du droit d’exercice et émettre des attestations et des certificats de membres en règle;
• Répondre aux demandes de renseignements internes et externes;
• Assurer le lien avec l’Ordre des psychologues du Québec relativement aux titulaires du permis de psychothérapeute;
• Traiter, conformément aux procédures établies, les déclarations initiales et annuelles d’exercice en société des membres de l’Ordre : analyser la documentation et tenir à jour le registre des sociétés, répondre aux demandes d’information et assurer les suivis;
• Ouvrir les dossiers internes et gérer la correspondance devant s’y trouver;
• Soutenir et apporter son aide à la préparation et à la tenue de rencontres d’équipe ou de comités;
• Coordonner le processus relié à la cessation d’exercice des membres, notamment quant à la transmission des dossiers à l’Ordre et à la publication d’avis de cession de dossiers;
• Contribuer au maintien du tableau de l’Ordre dans la base de données de l’Ordre (Eudonet);
• Colliger et traiter l’information provenant de la déclaration annuelle remplie par les membres, concernant les décisions judiciaires et administratives prises à leur endroit : correspondance, obtention des jugements, etc.;
• Assurer la gestion documentaire et les fichiers liés à ses fonctions;
• Maintenir l’information et la mise en page du manuel d’instructions de la direction des affaires juridiques et du secrétariat;
• Soutenir la préparation des documents pour les élections au Conseil d’administration;
• Collaborer à l’élaboration et au maintien à jour des procédures de fonctionnement relatives à ses tâches;
• Assurer le suivi de la facturation de services et du paiement des factures auprès du service des finances de l’Ordre;
• Faire l’entrée des feuilles de temps du personnel de la direction dans l’application Employeur D;
• Effectuer toute autre tâche déléguée par le directeur des affaires juridiques et secrétaire de l’Ordre.

Soutien au secrétariat de comités de l’Ordre

• Planifier le calendrier annuel des réunions;
• Organiser les réunions en présentiel ou par visioconférences (Teams et Zoom) et faire les entrées aux calendriers;
• Préparer les avis de convocation et les ordres du jour de comités;
• Gérer la documentation soumise aux comités et, au besoin, fusionner des documents, préparer des sommaires et créer la table des matières des documents soumis avec hyperliens vers la documentation;
• Préparer, réviser et transmettre les projets de décisions aux membres des comités, aux membres de l’Ordre ainsi qu’aux candidat(e)s à la profession;
• Créer et transmettre les sondages à la suite des réunions et en assurer les suivis;
• Assurer le suivi auprès du service des finances et de la paie relativement au versement des jetons de présence et au remboursement des dépenses;
• Inscrire les membres de comités aux formations obligatoires de l’Ordre et faire les suivis nécessaires.

Soutien au secrétariat du conseil de discipline

• Transcrire les procès-verbaux des audiences disciplinaires et en assurer la mise en page;
• Collaborer à la rédaction de la correspondance et des procédures juridiques, telles les requêtes pour la signification, les assignations de témoins, les avis de radiation, de suspension, de limitation et de révocation de permis;
• Élaborer des tableaux pour le suivi des dossiers;
• Assurer la logistique des salles de discipline en collaboration avec la ou le secrétaire du conseil de discipline;
• Faire le suivi de la publication des décisions auprès de la SOQUIJ et de CanLII et les démarches auprès des organismes en cas de non-publication;
• Préparer, sur instruction de la ou du secrétaire du conseil de discipline, les avis d’audition selon un calendrier;
• Établir les listes de déboursés à jour dans chaque dossier;
• Préparer la facturation;
• Afficher les rôles d’audience;
• Vérifier la facturation des fournisseurs du greffe disciplinaire;
• Afficher sur le site internet de l’Ordre les avis de radiation, limitation, suspension, révocation et suivis après affichage;
• Assurer la réception des demandes de renseignements internes et externes.

Compétences et qualités recherchées

• Capacité de transmettre l’information et d’adapter ses propos en fonction des lectrices et lecteurs ciblés. Habileté à rédiger de manière compréhensible;
• Habileté à assumer ses décisions et ses comportements. Capacité d'être fiable et de réaliser ses engagements en étant soucieux ou soucieuse de livrer un travail de qualité;
• Capacité d’organiser son travail, de gérer son temps et d’établir des priorités. Habileté à structurer ses tâches de manière à être la ou le plus efficace possible et à respecter les échéances;
• Capacité d’entreprendre les choses sans que celles-ci soient explicitement demandées;
• Aptitude à penser et à agir avec indépendance. Capacité de travailler avec un minimum de supervision et de lignes directrices;
• Habileté à ne pas divulguer de l’information confidentielle ou sensible;
• Aptitude à se comporter avec discernement en anticipant les conséquences de ses actes et à savoir où sa liberté d’action débute et où elle se termine;
• Habileté à saisir les besoins de la clientèle et à entreprendre les actions nécessaires pour y répondre. Aptitude à entretenir une relation harmonieuse avec la clientèle (membres, public, autres directions, comités);
• Capacité de collaborer avec ses collègues et de travailler collectivement vers un objectif commun. Habileté à soutenir ses collègues lorsqu’ils font face à des difficultés;
• Capacité d’être efficace dans différents domaines et situations. Volonté de s’intéresser à la réalisation d’une multitude de tâches;
• Aptitude à demeurer calme et en contrôle dans les situations inconfortables et / ou exigeantes;
• Capacité de se développer à partir de situations réelles vécues dans le cadre du travail.

Formation et expérience

• Diplôme de fin d’études collégiales avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport ou toute expérience significative jugée pertinente;
• Cinq (5) années d’expérience comme adjointe administrative;
• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite);
• Maîtrise des techniques de rédaction;
• Maîtrise de Windows et des logiciels de Microsoft Office 365 (Teams, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint);
• Habilités informatiques et adaptation aux nouvelles technologies permettant le travail dans l’environnement de la plateforme Eudonet (gestion du tableau de l'Ordre et du registre des droits acquis) et autres technologies (Pronotif, etc.);
• Connaissance du système professionnel québécois un atout.

Information additionnelle

Lieu de travail (Hybride)

Siège social de l’Ordre, à quelques minutes de la station de métro Crémazie

Télétravail

Nature du poste

Permanent à temps complet, 35 heures par semaine

Salaire

55 137 - 69 067$

Avantages sociaux

La politique de gestion des ressources humaines et la politique de télétravail de l’OTSTCFQ en vigueur permettent une belle conciliation travail-famille-vie personnelle.

• Quatre (4) semaines de vacances par année et deux (2) semaines rémunérées lors de la fermeture de l’Ordre pour la période des fêtes (incluant les fériés et les congés personnels);
• Treize (13) jours fériés;
• Dix (10) congés de maladie ou responsabilités familiales monnayables;
• Jusqu’à huit pour cent (8%) en contribution à un REER collectif après six (6) mois;
• Travail hybride, présence au bureau entre quatre (4) et huit (8) jours par mois;
• Assurance collective payée à cinquante pour cent (50 %) par l’employeur dès le premier jour à l’emploi.

De plus,

• Ambiance de travail humaine et chaleureuse.

Date d’entrée en fonction

17 ou 24 février 2025

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 12 janvier 2025 en cliquant sur le lien suivant : Je postule

J-18808-Ljbffr