Adjoint.e exécutif.ve - département corporatif - salaire jusqu'à 75 000 $ par année

Vous êtes un.e adjoint.e exécutif.ve bilingue, rigoureux.se, organisé.e et dotée d’un excellent sens du détail et vous souhaitez rejoindre un cabinet d’avocats structuré et stimulant? Cette opportunité est faite pour vous!

Notre client, basé à Montréal, recherche un.e adjoint.e exécutif.ve expérimenté.e pour soutenir un avocat associé dans la gestion de ses priorités administratives.

Vous serez responsable de la coordination des tâches administratives quotidiennes, de la gestion proactive de l’agenda et des communications, tout en assurant un haut niveau de discrétion et de fiabilité.

Si vous aimez évoluer dans un cadre dynamique et professionnel, où votre efficacité et votre autonomie seront reconnues, ce poste vous offrira de belles perspectives.

Vos futurs avantages :

• Poste permanent, du lundi au vendredi, 35h par semaine;
• Mode hybride (2 jours à la maison et 3 jours au bureau par semaine);
• Assurances collectives payées à 50 % par l’employeur (médicaments, maladie, dentaire, invalidité) après 3 mois;
• Allocation de 500 $ par an pour une personne seule, ou de 700 $ pour un couple, pour les frais liés à la santé;
• REER avec participation de l’employeur jusqu’à 2 %;
• 6 jours de congés flexibles/maladie;
• 13 jours fériés au lieu des 8 habituels au Québec;
• Accès au programme PAE (programme d’aide aux employés - Pour la santé mentale);
• De 3 à 4 semaines de vacances, selon l’expérience.

Vos futures responsabilités :

• Gestion et organisation du courrier entrant et sortant, avec un suivi rigoureux des priorités et des délais;
• Ouverture, classement et gestion des dossiers, tant en format papier qu’électronique, garantissant un système de classement efficace et facilement accessible pour une consultation rapide;
• Gestion de la facturation et mise à jour des données dans les logiciels de gestion, assurant la conformité et le suivi des transactions;
• Recherche approfondie de conflits d'intérêts lors de l’ouverture de nouveaux dossiers, conformément à la procédure interne, afin de garantir la conformité éthique et juridique;
• Préparation des comptes de dépenses, y compris la gestion des factures et des justificatifs, en veillant à une gestion financière rigoureuse;
• Organisation et coordination des réunions et téléconférences, en assurant une logistique fluide et une communication efficace avec les parties prenantes;
• Filtrage et gestion des courriels et des appels téléphoniques, en offrant des réponses rapides et appropriées, tout en priorisant les urgences et en répondant aux demandes de manière professionnelle;
• Suivi des affaires en cours, en assurant le respect des échéances et des objectifs, tout en fournissant des mises à jour régulières et pertinentes aux parties prenantes;
• Collaboration inter-départementale pour soutenir l’exécution réussie des initiatives stratégiques et garantir une coordination fluide au sein de l'organisation;
• Rôle de liaison entre le dirigeant et les parties prenantes internes, facilitant la circulation de l'information et le maintien de relations professionnelles solides;
• Anticipation des besoins du dirigeant, en prenant des initiatives proactives pour répondre aux priorités changeantes et en assurant une gestion optimale du temps et des ressources;
• Soutien administratif complémentaire à d'autres membres de l'équipe, selon les besoins, pour garantir le bon fonctionnement quotidien du bureau;
• Exécution d’autres tâches administratives variées, selon les exigences spécifiques de l’avocat associé, pour soutenir l’efficacité globale de l'équipe.

Compétences et qualités recherchées :

• Diplôme en secrétariat (DEP) ou en administration (DEC);
• Minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle similaire;
• Expérience en cabinet juridique ou comptable est un fort atout;
• Maîtrise des outils informatiques, tels que Microsoft 365, et des logiciels juridiques comme Maître et iManage (un atout);
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, et bonne connaissance de l’anglais pour des échanges et correspondances quotidiennes avec des clients hors du Québec;
• Entregent et respect de la confidentialité;
• Esprit d’analyse, rigueur, minutie et aptitude à collaborer efficacement en équipe;
• Excellente capacité à gérer un grand volume de travail et à respecter les échéanciers;
• Très bonne organisation et gestion des priorités pour assurer une performance optimale.

Quelques informations sur le cabinet :

Notre client est un cabinet juridique d’envergure internationale, reconnu pour son excellence et son engagement envers sa clientèle. Fort de plus de 400 professionnels.les répartis.es dans 28 bureaux à travers le monde, il offre une expertise pointue en litige, droit des affaires, droit du travail et fiscalité.

Parce que derrière chaque grand leader, il y a un soutien d’exception.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!