adjoint administratif/adjointe administrative à la réception

Employeur

MUNICIPALITE REGIONALE DE COMTE VALLEE-DE-LA-GATINEAU

Description de l'entreprise

Située en Outaouais, la MRC de La Vallée-de-la-Gatineau offre une qualité de vie exceptionnelle avec un vaste territoire de lacs, de rivières, de forêts et d’activités sportives et culturelles offertes tout au long de l’année. La Vallée-de-la-Gatineau, c’est un véritable paradis pour les amants de la nature et les adeptes de plein air. La MRC de La Vallée-de-la-Gatineau est une organisation dynamique, tournée vers ses 17 municipalités, valorisée et respectée par ses partenaires. Elle mise sur les compétences de son équipe et la concertation de ses élus pour l’avancement des dossiers actuels et projets de développement.

Description de l’offre d’emploi

• Recevoir les communications téléphoniques et numériques générales et assurer le transfert vers les services;
• Accueillir et diriger les visiteurs;
• Traiter le courrier, les courriels et télécopies (ouvrir, trier, distribuer, et envoyer);
• Informer les citoyens des services offerts à la MRC;
• Assurer le soutien administratif du service du greffe ainsi qu’au service de l’évaluation foncière en rédigeant et en corrigeant la mise en page de divers documents administratifs, procès-verbaux, rapport, lettre de suivi ou tout autre document pertinent pour les services;
• Préparer, à la demande de la greffière adjointe, certains projets de résolutions et autres documents légaux;
• Tenir à jour divers systèmes de contrôle et de référence tels que des codes et des règlements;
• Effectuer la réservation de diverses salles et la commande de repas pour les différentes rencontres;
• Gérer des salles et de la logistique de rencontres pour le siège social ainsi que pour le point de service de la MRC;
• Recevoir les demandes de réservation des voitures et en assurer le suivi en collaboration avec la coordonnatrice du service de l’administration générale;
• Effectuer les commandes de fournitures pour tous les établissements de la MRC;
• Assurer l’inventaire des fournitures, en conformité avec les politiques en vigueur;
• Effectuer les dépôts ou toute autre transaction aux institutions financières;
• Effectuer toutes autres tâches connexes en fonction des besoins des services de la MRC.

Tâches en lien avec la Société d'habitation du Québec:

• Assurer la réception des demandes d’information (téléphones et visiteurs);
• Assister les contribuables dans leurs demandes de subvention (fournit l’information sur les documents nécessaires, façon de compléter le document, photocopies et assistance pour compléter les demandes);
• Assurer le suivi des dossiers avec la Coordonnatrice au service de l’administration générale.

Exigences

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, une technique de bureautique ou toute autre formation pertinente au poste;
• Expérience de travail de 3 à 5 ans dans un poste pertinent;
• Toute combinaison de formation et d’expérience de travail dans un contexte municipal ou de collaboration avec une entité municipale pourra également être considérée.

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Temporaire