Adjointe Administrative Bilingue – Dorval

Description du poste : Adjoint(e) Exécutif(ve)

Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutive !

Principales tâches de l’adjoint(e) exécutive :

• Fournit le support administratif auprès de son supérieur immédiat.
• Rédige des notes de service, bulletins, avis, lettres et rapports à partir de notes manuscrites ou de brouillons et effectue la traduction des documents du français à l’anglais et vice versa.
• Prépare divers documents, tableaux et présentations visuelles, au besoin.
• Gère l’agenda de son supérieur immédiat.
• Organise diverses réunions et est appelé(e) à assister à diverses réunions de son secteur et à rédiger les procès-verbaux.
• Planifie les voyages, au besoin. Effectue les demandes de réservations auprès de l’agence de voyages, reçoit et vérifie les billets d’avion reçus.
• Assure le suivi des échéanciers des divers types de contrats et ententes promotionnelles.
• Prend connaissance du courrier reçu et s’assure que les documents de rappel soient intégrés au courrier reçu avant distribution.
• Effectue le classement des dossiers et la mise à jour des dossiers et des données au sein du service via Sharepoint.
• Effectue les demandes d’achat, la codification et la réception des factures.
• Produit les comptes de dépenses.
• Monte, maintient et gère des bases de données de contacts d’affaires.
• Effectue la compilation de diverses données statistiques et produit les rapports requis pour documenter les indicateurs de performance.
• Toutes autres tâches connexes.

Exigences pour le poste d’adjoint(e) exécutive :

• Posséder un diplôme d’études collégiales en secrétariat ou l’équivalent.
• Au moins 5 ans d’expérience en secrétariat, dont au moins trois (3) ans dans les tâches et responsabilités similaires.
• La maîtrise du français et de l’anglais, oral et écrit : Traduction de textes et communication avec des partenaires externes.
• Maîtriser la suite MS Office incluant Sharepoint.
• Connaissance de SAP (atout).
• Faire preuve d’autonomie et être orienté vers les résultats.

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