Adjoint(e) à l'accueil et à l'administration

Description de l’offre d’emploi

Notre client, Coude à Coude, situé à Shawinigan, est une maison d’entraide pour familles et un centre de pédiatrie sociale reconnu par la Fondation Dr Julien.

Principales responsabilités

• Accueillir avec bienveillance les familles et visiteurs à Coude à Coude
• Offrir de l’information sur les activités et la programmation en vigueur
• Diriger les demandes particulières aux personnes responsables
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et le courrier
• Assurer la prise et la confirmation des rendez-vous pour le bon déroulement des journées cliniques en étroite collaboration avec les intervenants au dossier
• Assurer la gestion des inscriptions et la confirmation de la participation aux activités, en étroite collaboration avec l’équipe responsable de la programmation
• Ouvrir les nouveaux dossiers, assurer leur mise à jour et faire un suivi avec les secrétaires médicales des médecins impliqués
• Administrer les dossiers électroniques de manière rigoureuse et mettre à jour la base de données de façon systématique
• Classer les différents documents et tenir les dossiers en ordre et à jour
• Mettre en place, gérer et assurer la responsabilité des outils de suivi et de statistiques
• Participer à l’organisation et la réalisation d’activités et d’événements

Profil recherché

• Une formation en secrétariat, secrétariat médical, bureautique, administration ou toute autre combinaison d’études et d’expériences pertinentes au poste seront considérées
• Faire preuve d’une grande aisance dans l’utilisation de divers logiciels et outils informatiques
• Bien déceler les besoins des gens
• Faire preuve d’un bon sens de l’écoute et d’ouverture, sans jugement, favorisant un climat de confiance et d’équité
• Savoir faire face à des situations délicates du point de vue émotif
• Démontrer un sens de l’organisation exceptionnel, permettant de gérer efficacement plusieurs priorités tout en faisant preuve de flexibilité et d’adaptation face aux imprévus dans un contexte rapide et changeant
• Exercer un bon jugement dans le traitement des demandes et dans la gestion des documents courants et confidentiels
• Respecter en tout temps la confidentialité des informations obtenues et transmises dans le cadre du travail
• Faire preuve d’autonomie et d’initiative dans le contexte d’une petite équipe
• Doit croire en la mission et adhérer aux valeurs de Coude à Coude
• Avoir accès à une voiture ainsi qu’un permis de conduire valide

Conditions

• Poste permanent à temps plein de 35 heures par semaine
• Équilibre vie professionnelle et personnelle
• Horaire d'été - horaire de 4 jours sans perte de salaire et de traitement
• 3 semaines de vacances
• 11 congés fériés
• 2 semaines payées dans le temps des fêtes
• 5 jours de congé personnels
• Rémunération compétitive à discuter
• Remboursement des frais de kilométrage

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae à [adresse e-mail]. Veuillez inscrire le numéro suivant à votre envoi (AA-CC-25);

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent