Adjointe administrative et comptable

Description du poste

Je suis à la recherche d’une personne autonome, fiable et débrouillarde pour m’aider avec des tâches administratives et comptables courantes, telles que :

• Préparation et suivi des factures, et lien avec l’équipe comptable
• Gestion d’immeubles (quelques portes résidentielles dans le Plateau Mont-Royal)
• Gestion des fournisseurs, différentes instances (Bell, Vidéotron, Hydro, CCQ, RBQ, Ville)
• Gestion des courriels, redirection et prise en charge de certains dossiers

Profil recherché :

• Expérience en soutien administratif et un peu de comptabilité
• Débrouillardise, autonomie, rigueur
• Idéalement située près du Plateau (présence 1x/semaine souhaitée)
• Connaissance de logiciels comme Quick Books en ligne, Excel, Dropbox, etc.

Le poste est partiel ou flexible, selon la disponibilité (10-20h/semaine).

Horaire

10 à 20 heures par semaine, si payé à l’heure.

Travail au bureau, dans le Plateau. Une demi-journée par semaine. Le reste peut être à domicile.

Doit pouvoir se déplacer (90% dans le Plateau).

Doit pouvoir être flexible sur l’horaire, rarement, mais si rush extrême, répondre au téléphone parfois le soir, mais rarement.

Voir si ça fit :

• Confiance, honnêteté et respect.
• Doit être logique, ordonné, aptitudes de gestion.
• Avoir du tact, de la conversation, comprendre les relations humaines (avec l’équipe, les locataires, les sous-traitants, les voisins, les clients, etc.).
• Autonomie, proactivité, versatilité, innovation, prise de décision.
• Avoir la volonté et la capacité d’apprendre, et de s’adapter.
• Connaître l’immobilier, la construction, la fiscalité, les finances.
• Savoir rire avec ses collègues, aimer prendre un apéro sur une terrasse, et avoir un bon sens de l’humour serait agréable.

Expérience et connaissances

5 ans en comptabilité, administration, ou gestion d’immeubles.

Maîtriser Quick Books en ligne.

Être capable de bien s’exprimer en Anglais et en Français.

• Maîtriser ces langues et savoir les écrire sans erreur d’orthographe, de syntaxe ou de grammaire (sans être infaillible, évidemment, mais je ne peux pas accepter, par exemple :
• Connaître la différence entre les fins de mots en « et » ou « é ».
• Connaître la différence entre « sais », « ses », « ces », ou « c’est ».

Maîtriser la base en technologie :

• Savoir comment aller dans les paramètres, en général.
• Si la base est là, l’apprentissage des programmes, apps, appareils se fera certainement.

Rôle proposé

Tenue de livre de base.

Entrée de certaines factures dans Quickbooks.

Faire le lien avec la technicienne comptable.

Gestion d’immeuble

Faire le suivi des paiements des locataires avec un logiciel comme Building Stacks ou Proprio Expert.

Gestion des courriels

Transférer les courriels aux bonnes personnes :

• Contacts avec des locataires.
• Lien avec la comptabilité et la technicienne comptable.

Ouvrir le courrier papier

• Les scanner sur Dropbox.
• Les classer dans le classeur.

Autres :

Faire le suivi des assurances des projets.

S’assurer du paiement des cotisations (CCQ, RBQ, APCHQ).

Faire la commande du stock de bureau (ex : fil, papier, etc.).

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