Administrative Assistant

Description

Relevant de la Vice-présidente – Expérience client et partenaire, vous aurez à l’assister, ainsi que son équipe, en assurant un soutien technique dans l’exécution de travaux à caractère administratif dont la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes telles que la gestion de l’agenda, de l’organisation d’événements, la production de comptes de dépenses et la révision et conception de divers documents.

Vous vous réalisez dans les fonctions suivantes

• Apporter un support direct à votre supérieur immédiat : Tenir à jour l’agenda et faire la prise en charge des courriels. Effectuer les réservations auprès des transporteurs et des établissements hôteliers. Préparer les comptes de dépenses et vérifier les comptes pour frais de représentation.
• Assurer un soutien technique et administratif à la préparation et à l’exécution des réunions de la vice-présidence et du comité de gestion : Assister, planifier les réunions de comités et dresser les comptes rendus. Assurer une coordination des sujets à aborder lors des réunions auprès des personnes impliquées ainsi que coordonner la production des différents rapports pour les différents comités et préparer à cet égard un document complet.
• Participer à la préparation du budget en effectuant les recherches nécessaires et maintenir les rapports budgétaires.
• Préparer les lettres, les notes de service, les rapports et autres documents et assurer la correction de documents, lorsque requis.

Vos talents et qualifications

• Diplôme d’études collégiales en techniques bureautiques ou en secrétariat.
• 5 à 7 années d’expérience dans le domaine du secrétariat, dont 3 à titre d'adjoint de direction.
• Excellente maîtrise des outils de la suite MS Office (Word, Excel, PDF).
• Maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit ainsi qu'une maîtrise fonctionnelle de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise dû à la nature des tâches, les interactions avec les collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones ainsi que la croissance de l’entreprise à l’extérieur du Québec.

#J-18808-Ljbffr