Détails du poste
- Lieu de travail : Nicolet (Présentiel)
- Type de poste : Temporaire à temps plein
- Horaire de travail : Poste de jour
Description du poste
Employeur
VILLE DE NICOLET
Description de l'entreprise
Située au coeur de l'action, Nicolet est une ville vibrante et florissante! Elle possède des infrastructures pour toute la famille qui font rougir la concurrence et une accessibilité à tous les services. Nicolet offre le meilleur des deux mondes : un milieu de vie sain et une accessibilité à tous les services et aux axes routiers importants.
Description de l’offre d’emploi
Réception
- Assurer l'accueil des visiteurs, les informer et les diriger en fonction de leur besoin
- Recevoir, filtrer et assurer l'acheminement des appels, recueillir et fournir des renseignements, prendre des messages et les acheminer aux destinataires
- Recevoir et recueillir le courrier, le trier et le distribuer
- Réaliser divers encaissements, émettre des reçus et balancer toute somme due à la Ville
- Vérifier, codifier et effectuer la saisie des factures
- Répondre et effectuer les suivis aux demandes de renseignements et aux plaintes de la clientèle des services offerts
- Opérer tout équipement de bureautique ou informatique requis à l'exercice de ses attributions
- Effectuer diverses activités de support administratif telles que saisie de données, compilation d'information, assemblage de documents, expédition, réservation et préparation de salles de réunion
Secrétariat
- Participer aux différentes opérations reliées à la planification, à l'organisation et au suivi des dossiers du service
- Effectuer la production, la révision et la mise à jour de différents documents d'information servant aux opérations du service (ex: rapports, formulaires, bases de données, comptes rendus, procès-verbaux, registres, tableaux, etc.)
- Effectuer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers en effectuant l'ouverture, la fermeture, le classement, le contrôle d'accès, la circulation, etc.
- Standardiser et émettre des recommandations sur les processus administratifs internes et externes entre les divers services municipaux
- Participer activement à l'élaboration et à l'implantation de procédés, d’outils et de nouvelles méthodes de travail pour l’optimisation des processus entre les divers services municipaux
- Concevoir, élaborer et tenir à jour divers documents de travail tels que systèmes de classement, registres et répertoires
- Maintenir à jour ses connaissances des techniques du travail de bureau ainsi que des procédures en vigueur à la Ville propres à son champ d'activités
- Exécuter toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur
Qualifications requises
- Le ou la candidate doit:
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en comptabilité ou toute autre combinaison d’études ou d’expériences pertinentes
- Minimum de 3 années d’expérience pertinente dans le domaine
- Maîtrise des différents logiciels de la suite Microsoft Office, plus particulièrement Word et Excel
- Avoir une facilité à utiliser divers outils informatiques, notamment, AccèsCité Territoire, AccèsCité Finances, Activitek, Visio et tout autre logiciel de comptabilité (atout)
- Habiletés rédactionnelles et excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
- Excellentes habiletés relationnelles et communicationnelles: esprit d’équipe
- Posséder une adaptabilité face aux changements et aux transformations des méthodes de travail
- Souci du détail, rigueur et minutie
- Autonomie, initiative et sens de l’organisation
- Capacité à travailler sous pression
Formations
- Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat
- Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Comptabilité
Compétences
- Capacité d’adaptation
- Capacité à travailler en équipe
- Polyvalence
Langues
- Français parlé et écrit - Élevé
Horaire
Jour
Nombre d'heures
35 heures
Expérience
3 à 5 ans
Durée d'emploi
Temporaire