Détails du poste
- Lieu de travail : Montreal
ADJOINTE ADMINISTRATIVE - LOCATION
Description de l'entreprise
Fondée en 1972, Westcliff, société privée de développement immobilier et d’investissements, s’est impliquée activement dans le développement de propriétés prestigieuses au Canada et aux États-Unis.
La gérance du Groupe de sociétés Westcliff est assurée par des professionnels dynamiques et expérimentés dont les compétences couvrent tous les domaines de l’industrie. L’équipe de gestion a su démontrer sa capacité de prendre des décisions et clore des transactions de façon diligente au moment opportun. Au cours des années, le travail d’équipe et la créativité ont contribué au rendement exceptionnel de la société. À ce jour, Westcliff emploie environ 500 employés, dont 100 employés au siège social.
Westcliff a élaboré plus de 40 projets d’envergure. Son portefeuille compte plus de 10 millions de pieds carrés d’espace locatif au Canada et aux Etats-Unis et environ 10 millions de pieds carrés de terrains pour de futurs développements. Les projets comprennent des centres régionaux et super-régionaux, des tours de bureaux, des bâtiments industriels, des condominiums et des appartements au Québec, en Ontario, à Terre-Neuve, et à Dallas, Texas.
Au fil des ans, Westcliff a suscité des occasions d’affaires en créant des coentreprises avec divers fonds de pension. Ces coentreprises permettent à Westcliff de consolider ses biens immobiliers existants et de saisir les occasions de croissance dans son domaine.
L'opportunité
Sous la direction du Vice-Président Location, le titulaire assiste celui-ci et les autres membres du Service dans leurs fonctions en réalisant des tâches administratives et de soutien technique.
Principales responsabilités:
- Soutien administratif à l'équipe de location responsable d'un portefeuille de plus de 30 propriétés (centre commerciaux, industriel et tour à bureau)
- Assembler et vérifier les divers documents de location afin des soumettre dans le système interne d'approbation et en faire le suivi.
- Préparer les renonications liées aux lettres d'intention et les sommaires d'entente de baux.
- Faire les suivis auprès des clients pour récupérer les dossiers signés sur une base hebdomadaire.
- Tenir à jour les plans de location, le matériel marketing et les informations des propriétés sur le site web corporatif.
- Préparer des supports visuels pour les présentations aux divers parties prenantes (Courtier, détaillants, partenaires).
- Coordonner avec les équipes internes (juridiques, exploitation, construction, comptabilité) et les parties prennantes à la transaction.
- Prendre en charge la logistique et gérer les agendas et rendez-vous des participants lors de conférences telles que l’ICSC .
- Monter les dossiers de façon proactive et faire les suivis appropriés.
- Distribuer, numériser, organiser et tenir à jour tous les documents relatifs à la location, y compris ceux du système de classement électronique.
- Maintenir un bon service à la clientèle interne et externe.
- Effectuer des recherches, faire de la collecte d’informations diverses et effectuer certaines analyses comparatives.
- Participer à des projets spéciaux sur demande.
- Effectuer toutes autres tâches de soutien administratif ou technique connexes pour offrir un support à l’équipe et au vice-président Location.
Formation et expérience
- Posséder un diplôme en techniques administratives avec une spécialisation en secrétariat ou en marketing
- Un minimum de 5 années d’expérience pertinente dans un poste similaire.
- Expérience dans les domaines immobilière et légal serait un atout.
- D’excellentes habiletés de communications orales et écrites dans les deux langues officielles.
- Une bonne maîtrise de Word, Excel, Power Point, Outlook.
- Expérience avec Yardi Retail manager serait un atout.
Profile recherché
- Sens de l’organisation et des priorités
- Créativité, débrouillardise et autonomie
- Grande facilité avec les relations interpersonnelles et attitude positive
- Être capable de gérer et exécuter plusieurs projets en même temps, de manière efficace et transparente.
