secrétaire de direction

Employeur

UNIVERSITE DU QUEBEC

Description du poste

Description de l'entreprise

Créée par le gouvernement du Québec en 1968, l’Université du Québec est un réseau universitaire regroupant dix établissements d’enseignement supérieur et de recherche répartis sur l’ensemble du territoire québécois, ayant pour mission de faciliter l’accessibilité à l’enseignement universitaire aux trois cycles et de contribuer par la recherche au développement scientifique du Québec et de ses régions. Il regroupe six universités à vocation générale et quatre établissements à vocation spécifique, dont un institut de recherche et trois écoles supérieures.

• Université du Québec à Montréal (UQAM)
• Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR)
• Université du Québec à Chicoutimi (UQAC)
• Université du Québec à Rimouski (UQAR)
• Université du Québec en Outaouais (UQO)
• Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT)
• Institut national de la recherche scientifique (INRS)
• École nationale d’administration publique (ENAP)
• École de technologie supérieure (ÉTS)
• Télé-Université (TÉLUQ)

Le siège social soutient la collaboration et la concertation entre les établissements du réseau. Il veille à conjuguer leurs efforts et les moyens dont ils disposent afin de déployer une expertise de pointe. Les établissements du réseau de l’Université du Québec représentent ensemble un nombre impressionnant d’étudiants, de diplômés, de personnels enseignant et non enseignant. Cette somme de compétences et d’énergie mises en commun est unique dans le monde universitaire québécois. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous référons à L’Université du Québec en quelques chiffres.

Description de l’offre d’emploi

Poste régulier

Sommaire de la fonction

La Direction des infrastructures et des actifs immobiliers (DIAI) a pour mission d'assurer la gestion des ressources matérielles au siège social de l'Université du Québec. Cette direction est donc responsable des activités d'accueil et de réception, de la reprographie et de la messagerie, ainsi que des services généraux (aménagement, mobilier, etc.). Elle est aussi responsable de la gestion de l'immeuble en copropriété avec la TÉLUQ. Enfin, la DIAI est responsable de la gestion de la Société immobilière de l’Université du Québec ainsi que de l'édifice Henri-Julien à Montréal.

Tâches et responsabilités principales

Cette personne :

• Organise des réunions, fait les convocations, effectue les réservations de salles, assure la préparation du matériel et des documents requis et dépose les documents relatifs aux rencontres sur le portail sécurisé. Assiste à certaines réunions et en rédige les comptes rendus, les documents de suivi et collabore avec le directeur pour la coordination des suivis.
• Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, effectue les rappels et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus.

Liste exhaustive dans sur le site de l'UQ

Qualifications

Scolarité : Diplôme d’études secondaires. Une formation en bureautique sera considérée comme un atout (DEP en secrétariat ou autre).

Expérience : Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans un poste de secrétaire de direction.

Français : Excellente habileté à communiquer verbalement et par écrit.

Connaissances informatiques :

Connaissance avancée de la suite Office 365.

Compétences recherchées :

• Excellent sens de l’organisation
• Excellent sens du service à la clientèle
• Capacité à travailler en équipe
• Minutie
• Capacité à prioriser les travaux selon les délais requis
• Dynamisme et initiative

Ce que nous offrons

Traitement

Conformément à la politique salariale en vigueur, selon une échelle salariale variant de 28,20 $ à 38,15 $ de l’heure. (Classe 5 – Secrétaire de direction)

Horaire de travail

Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30 – Possibilité d’un horaire variable.

Lieu de travail

475, rue du Parvis, Québec (Québec)

En raison de la nature des fonctions et afin de favoriser la proximité avec l’équipe et la clientèle interne, ce poste offre la possibilité de télétravailler une (1) journée par semaine, avec une présence requise au bureau de quatre (4) jours par semaine.

Candidature

Toute personne intéressée par cette offre doit faire parvenir, par courrier électronique, son curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation d’un maximum de 2 pages indiquant ses motivations, ses expériences, ses réalisations et aptitudes la préparant à assumer les responsabilités de cette fonction, avec la mention du numéro de concours 26-27/08, avant le 7 septembre 2026 à 16 h, à professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Informations complémentaires

Formations

• Diplôme d’études secondaires (DES)
• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

5 à 10 ans

Durée d'emploi

Permanent