Agent(e) de soutien aux programmes

Employeur et description

Employeur

LES PARTENAIRES COMMUNAUTAIRES JEFFERY HALE

Description de l'entreprise

Les Partenaires communautaires Jeffery Hale (Partenaires JH) est une organisation communautaire caritative dont la mission est d’améliorer la santé et le bien-être de la communauté d’expression anglaise de la région de la Capitale-Nationale (Québec métropolitain), y compris Portneuf et Charlevoix, en mettant l’accent sur les personnes les plus à risque.

Description de l’offre d’emploi

Nous exigeons l'anglais écrit et parlé pour ce poste car nous desservons spécifiquement la population d’expression anglaise de la région de la Capitale-Nationale.

Rôles et responsabilités

• Accueillir, évaluer et orienter les demandes de renseignements par téléphone et par courriel
• Superviser les activités quotidiennes du bureau, percevoir les frais d’activité, gérer les factures, commander les fournitures de bureau et veiller à l’entretien de l’équipement
• Soutenir les divers programmes des Partenaires JH au pavillon Jeffery Hale et dans nos autres lieux de travail
• Planifier et mettre en œuvre la logistique des activités communautaires et des formations
• Soutenir nos initiatives de santé et de sécurité destinées au personnel et aux bénévoles
• Offrir du soutien à notre équipe relativement aux diverses technologies de l’information
• Coordonner les réservations de locaux sur place, notamment les salles de réunion, les technologies de vidéoconférence et les bureaux partagés
• Assurer le suivi et le soutien des demandes de services de transport
• Réviser des documents
• Contribuer au suivi de la participation aux programmes et des statistiques aux fins de production de rapports
• Participer aux communications de l’organisme : infolettres, affiches, écrans de babillard numérique, sondages, médias sociaux, site Web, etc.
• Veiller à ce que les documents soient classés et archivés conformément aux pratiques exemplaires de gestion documentaire

Exigences spécifiques

• Permis de conduire valide (l'utilisation d'un véhicule peut être requise)
• La connaissance de la communauté anglophone de Québec et de ses organismes serait un atout

Compétences professionnelles et personnelles

• Solides compétences interpersonnelles, ainsi que d'excellentes aptitudes à l'expression orale et écrite
• Aisance à interagir avec des personnes de tous âges et de toutes capacités, y compris les enfants, les personnes aînées et les personnes ayant des besoins particuliers
• Grand sens de l’organisation, minutie, autonomie et débrouillardise
• Capacité d’adaptation, esprit d’équipe et collaboration
• Respect de la diversité linguistique, culturelle et économique de nos groupes et de notre clientèle
• Excellentes aptitudes en révision, en français comme en anglais
• Excellente maîtrise de l’environnement Windows et de Microsoft 365. La connaissance de la suite Adobe, FileMaker et de Facebook constitue un atout
• Aisance avec les technologies audiovisuelles, notamment la vidéoconférence
• Une volonté d’apprendre à utiliser d’autres logiciels et d’autres technologies

Conditions de travail

• Une semaine de travail de 28 à 35 heures, pendant la journée.
• Du travail occasionnel de soir et de fin de semaine pourrait être requis.
• Après une période de probation de six mois, la personne aura accès à une gamme d’avantages sociaux, notamment une assurance collective et un régime de retraite;

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureau
• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Adjoint administratif
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Administration

Compétences

• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
• Capacité à travailler en équipe
• Polyvalence

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Élevé

Détails du poste

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Permanent