Adjoint.e administratif.ive

Dans le but de poursuivre sa mission d’excellence et d’efficacité, Formabois souhaite ajouter à son équipe en présentiel située dans la Ville de Québec, un.e adjoint.e administratif.ve.

Brièvement, nous recherchons une personne dont la maturité et la stabilité s’allieront de pair et feront qu’à la lecture du descriptif suivant, vous vous reconnaîtrez comme étant la personne souhaitée pour cet emploi:

• Vous appréciez la collaboration en équipe, l’entraide et travaillez toujours avec le souci de mettre de l’avant les valeurs de l’entreprise, dont le respect ;
• Vous possédez un excellent sens de la débrouillardise, de l’initiative et de l’autonomie ;
• Vous êtes une personne proactive et ne vous contentez pas d’exécuter simplement les tâches préexistantes ;
• Vous excellez dans la gestion des priorités et exécutez le travail rapidement, avec rigueur, précision et efficacité ;
• Vous êtes très agile à travailler sur de multiples dossiers en parallèle ;
• Vous êtes une personne naturellement orientée vers le service à la clientèle et avez de bonnes aptitudes pour la communication interpersonnelle ;
• Vous êtes de nature discrète et tenez à la confidentialité.

Principales responsabilités :

•Assister le directeur général dans l’administration et la gestion des ressources matérielles de Formabois ainsi que dans les activités de bureau utiles à son bon fonctionnement, dont la logistique des projets en cours ;

•Assister le directeur général dans le suivi des différents mandats auprès du conseil d’administration et à l’assemblée générale.

•Assister aux rencontres du conseil d’administration et de l’assemblée générale de Formabois et agir comme secrétaire de réunion ;

•Effectuer la rédaction, la révision, la correction de divers documents, dont les comptes rendus, les procès-verbaux, les résolutions et les différents textes de Formabois, en toute confidentialité ;

•Préparer les réunions du conseil d’administration, de l’assemblée générale et de tout autre comité ou groupes de travail de Formabois ;

•Établir et tenir à jour des systèmes manuels et/ou informatisés de classement des dossiers ;

•Coordonner les procédures de bureau ;

•Organiser les déplacements et l’hébergement du personnel au besoin ;

•Collaborer dans divers dossiers de projets de formation ;

•Fournir un soutien administratif aux autres membres de l’équipe dans la réalisation de projets et initiatives selon les besoins ;

•Traiter avec des fournisseurs ;

•Tenir l’inventaire des fournitures de bureau, effectuer l’achat et en faire la réception ;

•Coordonner les réparations de l’équipement de bureau selon le besoin ;

•Recevoir, trier et distribuer le courrier ainsi que les demandes de renseignements reçues par téléphone et courriel ;

•Accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne appropriée ;

•Toutes autres tâches connexes.