Office Coordinator (Part-time) / Coordonnateur de bureau (à temps partiel)
LGM Financial Services Inc.
Détails du poste
- Lieu de travail : Laval (Présentiel)
- Type de poste : Permanent à temps partiel
- Salaire : 23K$ - 27 500,00$ /an
- Horaire de travail : Poste de jour
Description du poste
*Ce poste est entièrement bilingue français/anglais*
L’Organisation
LGM est un leader national en fournissant des services de garantie, de financement et d’assurance à l’industrie automobile canadienne. Depuis 1998, LGM fournit avec succès des produits de qualité et des solutions de formation de pointe aux concessionnaires automobiles canadiens. Les partenariats avec les concessionnaires sont appuyés par le solide soutien et l’accompagnement des marques de fabrication automobile, notamment BMW/MINI, Kia, Mazda, Volvo, Jaguar, Land Rover/Range Rover et Mitsubishi Motors.
Le poste
Le/La coordonnateur(trice) de bureau fournit un soutien administratif et opérationnel concret afin d'assurer un environnement de travail accueillant, organisé et sans accroc. Ses responsabilités comprennent la gestion quotidienne du bureau, la gestion de la cuisine et des fournitures, le traitement du courrier et des colis, l'organisation de réunions et d'événements pour les employés. Ce poste nécessite une présence sur le site.
Principales responsabilités
Gestion du bureau et de la cuisine
- Assurer la propreté de la cuisine et des espaces communs tout au long de la journée, notamment en chargeant et déchargeant les lave-vaisselle et en veillant à la propreté des comptoirs et des espaces partagés.
- S'assurer que les machines à café sont approvisionnées, propres et fonctionnelles, et coordonner leur entretien si nécessaire.
- Gérer les stocks de café, de lait, de boissons, de fournitures de cuisine et autres produits consommables.
- Gérer les stocks de fournitures de bureau et passer les commandes nécessaires.
- Contribuer au maintien d'un environnement de travail professionnel, organisé et accueillant.
Courrier, colis et fournisseurs
- Recevoir, trier et distribuer le courrier et les colis entrants.
- Coordonner l'expédition du courrier et des colis sortants.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs de bureau, les transporteurs, la direction de l'immeuble et les fournisseurs de services. Coordonner les petites interventions d'entretien et les demandes de service au bureau, selon les besoins.
Réunions et événements
- Fournir du soutien à l'organisation et à la coordination des événements, des réunions et des activités de bureau pour les employés.
- Organiser les services de traiteur et les rafraîchissements, le cas échéant.
- Préparer les salles de réunion et les espaces communs avant les événements et s'assurer de leur nettoyage après.
- Favoriser l'engagement des employés et les activités sociales au bureau.
Soutien administratif général
- Accueillir les visiteurs et assurer un soutien de base à la réception, selon les besoins.
- Aider à la préparation des espaces de travail pour les nouveaux employés.
- Aider dans les démarches d'accès aux bureaux, la coordination des bâtiments et les démarches administratives connexes.
- Fournir tout autre soutien administratif et de bureau relevant du poste.
Compétences clés
- Parfait bilingue en français et en anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral.
- Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.
- Fiabilité et autonomie.
- Sens du service et proactivité.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
Compétences requises
- Capacité à coordonner les relations avec les employés, les fournisseurs et les fournisseurs externes.
- Maîtrise de base de Microsoft Outlook, Word et Teams. Pour Laval, la maîtrise du français et de l'anglais est requise.
Expérience
- Expérience préalable en administration de bureau, coordination de bureau, réception, hôtellerie ou poste similaire.
Horaire recommandé
20 heures réparties sur cinq jours, soit environ 4 heures par jour, afin d'assurer une couverture quotidienne constante pour la cuisine, le café, le courrier, les livraisons et la préparation des bureaux.
Ce que nous offrons
- La rémunération de base pour ce poste est de $23,000 - 27,500(basé sur des heures à temps partiel)
- Une rémunération concurrentielle, incluant un régime d'assurance maladie complet, un REER collectif, une prime de rendement, des avantages sociaux et une bourse d'études.
- Deux jours de congé payés par année pour faire du bénévolat, en plus de votre anniversaire.
- Un programme de rabais sur l'achat d'un véhicule pouvant atteindre $200 par mois.
