3 offres pour "Adjoint.e exécutif.ve"

Résumé du poste

Soutenir la direction générale et la présidence dans leurs activités administratives, organisationnelles et de communication. Le ou la titulaire de ce poste coordonne les réunions, assure la gestion des dossiers internes et contribue à la gestion administrative du personnel. En collaboration étroite avec la réceptionniste, il ou elle fait partie d’une équipe administrative polyvalente assurant la continuité et la qualité des services internes.

Principales responsabilités reliées au poste (à titre indicatif)

• Gérer la correspondance, les courriels et les dossiers administratifs.
• Coordonner les diverses communications internes et externes.
• Planifier et coordonner les événements internes et externes (congrès, réunions, etc).
• Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste administratif de niveau exécutif ou de direction.
• Expérience souhaitée dans un environnement syndical, parapublic ou associatif.
• Excellente maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Habilités avancées en rédaction, mise en page et communication écrite.
• Excellente maîtrise du français oral et écrit.
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
• Préparer les rapports, les notes, les ordres du jour et les procès-verbaux.
• Assurer la circulation de l’information entre la direction, les responsables et le personnel.
• Organiser les diverses réunions.
• Gérer les suivis auprès des sections locales affiliées, partenaires et fournisseurs.
• Travailler en étroite collaboration avec la réceptionniste pour assurer la fluidité et la continuité des opérations administratives.

Qualifications requises

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, administration, gestion ou tout autre domaine pertinent, ou une combinaison d’expériences pertinentes.

Compétences clés

• Excellente maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Habilités avancées en rédaction, mise en page et communication écrite.
• Excellente maîtrise du français oral et écrit.
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.

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COGIR Immobilier

COGIR Immobilier compte avec 17 000 employés passionnés de l'immobilier qui travaillent jour après jour afin d'offrir le meilleur service ainsi qu'une meilleure qualité de vie à nos clients. Notre équipe assure la gestion de plus de 420 propriétés situées au Québec, en Ontario et aux États-Unis. L'entreprise figure actuellement au 41e rang des plus grandes entreprises au Québec

Description du poste

Agissant à titre de bras droit de l'équipe de gestion de la division des RPA, la personne recherchée a pour rôle d’organiser et d’apporter quotidiennement un support administratif efficace pour l’ensemble des activités de comptabilité, d’administration et de service à la clientèle du département.

Rôle et responsabilités générales

• Assister son gestionnaire dans les tâches quotidiennes, cléricales et administratives telles que : gestion de la boîte courriel, agenda, préparation de documents, organisation de déplacements, etc.
• Effectuer des recherches, recueillir et compiler des données, compléter certains rapports et transmettre aux personnes concernées, la documentation pertinente.
• Effectuer le suivi des dossiers, surveiller les échéanciers, effectuer les rappels, voir à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits.
• Exercer les fonctions de coordonnateur dans le cadre de projets spéciaux (organisation d’évènements pour l’équipe par exemple, ouvertures de nouveaux immeubles, etc.).
• Participer aux projets spéciaux qui lui sont assignés.
• Préparer des présentations et effectuer des analyses pour supporter les opérations de l’équipe.
• Préparer et organiser les revues d’affaires mensuelles et trimestrielles avec les différents clients (rapport, prise des minutes, organisation des agendas, rencontres préparatoires, suivis, etc.) avec l’ensemble des intervenants liés aux activités des immeubles (opérations, marketing, légal, ingénierie, comptabilité, RH, etc.).
• Remplacer à la réception du siège social à l’occasion et toutes autres tâches connexes.
• Rédiger des communications spécifiques et générales aux locataires en fonction des besoins des différents directeurs régionaux de l’équipe
• Établir et maintenir de bonnes relations d'affaires avec les différents intervenants.

Expérience et qualifications

• Au moins 3 ans d'expérience dans des fonctions similaires
• DEP ou DEC en administration, comptabilité ou bureautique ou toute autre combinaison d’étude et d’expérience jugée pertinente
• Bilinguisme autant à l'oral qu'à l'écrit est essentiel
• Maîtrise des logiciels Word, Excel et Outlook

Les avantages

• Boni annuel au rendement
• Stationnement intérieur gratuit
• Programme de référencement
• Programme de reconnaissance
• Assurances collectives
• Congés mobiles
• Congés maladie et obligations familiales
• Programme d'aide aux employés
• Vacances
• Télémédecine
• Café, thé et tisane gratuit
• Collations offertes
• Une équipe accueillante et tissée serrée!
• Approche humaine de gestion
• Activités, cadeaux et rabais substantiel du Club Social

Statut d'emploi

Permanent: temps plein

L'horaire de travail

Jour

Description du poste

Adjointe juridique exécutive
Cabinet d'avocats, centre-ville de Montréal

Notre client, un cabinet d'avocats bien connu, recherche pour son bureau de Montréal, un.e Adjoint.e juridique ayant de l'expérience en litige, afin de soutenir des associés. Vous désirez développer vos compétences et apprendre dans un environnement convivial avec des gens d'expérience, ce poste est pour vous.

Formule hybride / Avantages sociaux recherchés / Salaire compétitif

Vos responsabilités

• S’occuper de la correspondance courante;
• Gérer le calendrier des professionnels et les délais;
• Préparer des documents juridiques, lettres, notes de service, etc.;
• Créer, surveiller et maintenir les dossiers clients à jour;
• Coordonner les tâches administratives, l’ouverture et la fermeture de dossiers, les entrées d’heures, la facturation, etc.
• Effectuer les entrées de temps, le suivi des dépenses et la facturation;
• Gérer les rendez-vous et les déplacements des professionnels;
• Communiquer avec les clients lorsque requis.

Exigences

• Diplôme en secrétariat ou en techniques juridiques;
• Expérience de minimum 5 ans dans un poste similaire ;
• Bilingue (français et anglais*);
• Excellent maîtrise de la Suite Office.

Informations complémentaires

Vous pensez être le candidat idéal pour ce poste, envoyez votre CV à #totemjurh

Seules les candidatures correspondant au profil recherché par notre client seront contactées.

* Ce poste exige une très bonne connaissance des deux langues, vu que le candidat aura à fournir des services en anglais aux clients et aux différents intervenants impliqués dans les dossiers.