2 offres pour "Technicien.ne en gestion des dossiers"

Description du poste

Vous avez de l’expérience en gestion immobilière et aimez autant la coordination des dossiers que les échanges avec les locataires et les fournisseurs? Ce poste vous propose un quotidien varié au sein d’un parc immobilier commercial, institutionnel et résidentiel.

Notre partenaire, œuvrant depuis plus de 40 ans en gestion, en développement et en conseil immobilier, recherche un(e) Gestionnaire, services aux immeubles et administration pour soutenir les activités courantes de ses propriétés.

Relevant directement de la direction, vous assurerez la coordination entre les différentes personnes impliquées et effectuerez les suivis administratifs et opérationnels nécessaires au bon déroulement des activités. Vous participerez également à la préparation et à la mise à jour des baux, des documents et des ententes, tout en veillant à ce que chacun dispose des renseignements nécessaires pour faire avancer les dossiers.

Tâches

Les tâches consistent à :

• Prendre en charge les demandes quotidiennes liées aux immeubles.
• Assurer les suivis auprès des locataires, fournisseurs et entrepreneurs.
• Coordonner les travaux d’entretien, de réparation et d’inspection.
• Préparer les dossiers et recommandations pour soutenir les décisions.
• Effectuer des visites occasionnelles d'immeubles et assurer le suivi des correctifs requis.
• Collaborer aux projets d'acquisition, d'aménagement, de rénovation et de développement immobilier.
• Préparer et mettre à jour les baux, contrats et documents immobiliers.
• Soutenir le gestionnaire dans le suivi des budgets et des échéanciers.
• Gérer les bons de commande liés aux opérations immobilières.
• Maintenir les registres et les dossiers des immeubles à jour.
• Effectuer les suivis municipaux et gouvernementaux requis.
• Veiller à la conformité des dossiers et des processus immobiliers.
• Produire divers rapports et outils de suivi pour la direction et le gestionnaire immobilier.
• Participer à l'amélioration continue des processus et outils de gestion du département.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Ce que nous offrons

Les avantages de ce poste?

• Salaire compétitif selon l’expérience.
• Banque de vacances et congés.
• Horaire flexible en mode hybride.
• Prime mieux-être pour te permettre de prendre soin de toi.
• Espace de travail spacieux, lumineux et cuisine bien aménagée.
• Bureau facilement accessible en transports en commun.
• Stationnement gratuit avec place réservée.
• Ambiance de travail conviviale, basée sur la collaboration et le plaisir.
• Possibilité de développement professionnel dans le milieu immobilier.

Exigences

• Formation en administration, soutien administratif, comptabilité ou domaine connexe.
• 3 à 5 ans d’expérience en coordination ou gestion de dossiers, idéalement en gestion immobilière ou secteur similaire.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et sens des priorités.
• Solides compétences en communication et en relations avec clients, partenaires et équipes internes.
• Expérience avec le logiciel de gestion immobilière HOPEM.
• Maîtrise des outils de la suite Office 365.
• Maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit. Anglais fonctionnel (25% des échanges avec la clientèle et les fournisseurs).

Détails

Salaire : 60,000 $ à 75,000 $ par année, selon l’expérience.

Horaire : De jour, du lundi au vendredi.

Statut : Permanent.

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Ce poste vous intéresse? Faites parvenir votre candidature à Marjolaine Séguin par courriel à

Sommaire du poste

En tant qu’adjointl.e juridique en droit corporatif, vous épaulerez les avocats dans la gestion quotidienne des dossiers liés à la vie juridique de la clientèle corporative du Cabinet, et ce, en étant productif, et en tout temps en maintenant un souci de la confidentialité élevé ainsi qu’une discrétion en regard des dossiers. Vous serez appelé à jouer un rôle clé dans le soutien administratif et juridique des activités corporatives du Cabinet et de la clientèle corporative de celui-ci.Vous participerez activement, en soutien aux avocats du Cabinet, notamment dans le cadre de la constitution, la modification et la réorganisation des sociétés par actions, ainsi qu’à la mise à jour des registres corporatifs.

Principales responsabilités

Gestion corporative et transactionnelle – Secrétariat juridique

• Assister les avocats du Cabinet dans le cadre de :
  • la préparation de la documentation relative aux incorporations, organisations, fusions, prorogations, dissolutions et autres modifications de structures de sociétés.
  • Des suivis en lien avec les résolutions annuelles, des déclarations de dividendes et des documents de fin d'année financière.
  • La production et des dépôts des déclarations et rapports requis auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) et de Corporations Canada.
  • La mise à jour rigoureuse des livres de procès-verbaux (physiques ou numériques) et ce, tant pour les sociétés que pour les fiducies.
• Participer à la préparation des documents de clôture lors de transactions commerciales (fusions, acquisitions, ventes, réorganisations corporatives).

Administration

• Produire des lettres et des courriels.
• Corriger réviser et mettre en forme divers documents juridiques remis par les avocats du Cabinet.
• Gérer les suivis de dossiers, coordonner les signatures de documents administratifs et juridiques.
• Planifier, organiser et assurer le suivi des dossiers en fonction des échéances.
• Procéder à l’ouverture des dossiers et à la collecte des informations nécessaires à cette ouverture.
• Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et au courrier.
• Procéder à l’envoi de la facturation à la clientèle du Cabinet et faire le suivi des comptes à recevoir.
• Procéder à la commande de matériels ainsi qu’à l’archivage des dossiers.

Communication et service à la clientèle

• Accueillir les clients, les renseigner et les fidéliser.
• Communiquer avec les clients pour la collecte de données ou la signature de documents corporatifs requis par les avocats du Cabinet.
• Collaborer étroitement avec les avocats du Cabinet ainsi qu’auprès des partenaires externes du Cabinet, y incluant notamment les fiscalistes, les bureaux de comptables, les confrères ainsi qu’auprès des comptables externes des clients.

Qualifications et compétences recherchées

• Formation : DEP en secrétariat, ASP en secrétariat juridique, toute combinaison de formation et d’expérience pertinente sera considérée.
• Expérience : 1 à 5 années d’expérience spécifiques en droit corporatif.
• Excellentes connaissances de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PDF).
• Maîtrise des portails du REQ et de Corporations Canada.
• Connaissance de JurisÉvolution et de Consigno Cloud (un atout).
• Langues : excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.Connaissance de l’anglais (un atout).
• Vous devrez faire preuve de minutie, d’adaptabilité, d’autonomie et de débrouillardise (proactif) en plus de détenir un sens de l’organisation développé ainsi qu’une habileté à gérer plusieurs dossiers de front.

Conditions de travail et avantages sociaux

• Milieu de travail professionnel et collaboratif.
• Salaire compétitif : Établi selon l’expérience et révisé annuellement.
• Horaire de travail : Semaine de 28-32 heures par semaine, du lundi au jeudi.
• Vacances et congés : 3 à 4 semaines de vacances par année, selon expérience, et ce, dès l’embauche, y incluant :
  • Congés des Fêtes : Fermeture du Cabinet entre Noël et le jour de l'An payé.

Développement professionnel

• Développement des compétences : Prise en charge des frais de formations continues (ex. : mise à niveau sur de nouveaux logiciels corporatifs).

Environnement de travail et culture

• Ambiance conviviale: Café/Rafraichissement offerts gratuitement.
• Stationnement gratuit.

https://www.sassevilleavocateterrebonne.com/

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.