Gérez l’agenda de votre patron comme s’il était une super vedette!

, par Therese Garceau.

Comme adjointe exécutive vos journées sont ponctuées d’imprévus qui viennent souvent bousculer l’horaire déjà surchargé de votre patron. Des trucs pour garder le contrôle?

Pas toujours facile de garder la tête hors de l’eau quand il faut prévoir l’imprévisible. Il suffit parfois d’un simple rendez-vous de dernière minute pour que la journée devienne un véritable cauchemar. Le nerf de la guerre dans la gestion de l’agenda est d’en garder le contrôle exclusif. Ce qui, avouons-le, n’est pas toujours simple.

Comment faire donc pour maîtriser la situation avant que le chao ne s’installe?

Un emploi pour vous?

Voici, inspiré d’un article publié sur practilcallyperfect, 5 conseils pour gérer l’agenda du boss comme une star :

Mettez en place une routine. Il est essentiel que votre patron commence toujours ses journées en sachant ce qu’il a à faire. PP propose la méthode faire/construire qui permet de mettre à l’horaire deux types de tâches. Prévoyez du temps pour les tâches « à faire », comme répondre aux courriels, assister à des réunions, rédiger des rapports, mais également pour les choses « à bâtir » telles que les formations, le réseautage, les sessions de travail stratégiques. Évidemment, cette routine doit demeurer flexible pour s’adapter aux imprévus.

Réservez du temps pour des tâches spécifiques. Le matin, votre patron doit avoir le temps de passer en revue l’horaire de la journée. Cela peut très bien être dans le train en direction du travail ou encore en prenant un café dans son bureau. Ce temps devrait toujours figurer dans un bloc spécifique de l’agenda. Il peut ainsi, tous les matins, avoir du temps pour se préparer aux rencontres, rattraper des lectures, mais surtout prendre le temps de souffler un peu avant d’entreprendre la journée.

La porte est ouverte. Plusieurs personnes dans le bureau sollicitent régulièrement des rencontres avec votre patron? Mettez à l’horaire une période portes ouvertes pour accommoder le personnel et les clients. Pour les autres, invitez-les à prendre rendez-vous en leur proposant quelques disponibilités.

Gérez ses courriels. Vous devez impérativement limitez le nombre de courriels que reçoit votre patron. En prenant le contrôle de sa boîte de réception, il vous sera plus facile de prévoir des moments précis pour lui permettre de faire des suivis.

Adaptez-vous. L’agenda d’un membre de la haute direction est en constante évolution et nécessite de fréquents aménagements d’horaires à la dernière minute. Sachez anticiper les choses. Est-ce qu’il vaudrait mieux accorder des heures supplémentaires à la rencontre en cas de retard? Serait-il préférable de reporter la rencontre pour permettre à votre boss de quitter plus tôt et de se reposer? Bien entendu, mettre en place une routine pour assurer la gestion efficace de l’horaire d’un gestionnaire débordé ne se fait pas en deux coups de cuillère à pots, mais le jeu en vaut vraiment la chandelle.

 



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