L’art de bien gérer le budget du bureau

, par Therese Garceau.

Vous avez la responsabilité d’un budget d’opération pour votre service et, hélas, la comptabilité n’est pas une de plus grande force? Inutile de vous rebuter et de vouloir reporter votre tâche, tôt ou tard, vous devrez faire en sorte que ça balance.

Vous aurez beau vous taper la tête sur les murs et vous dire que vous n’avez pas étudié pour être comptable, le fait est que votre patron vous a donné la responsabilité d’assurer la gestion serrée du budget de fonctionnement du service des ventes et qu’il vaut mieux faire contre mauvaise fortune bon cœur.

Comment donc gérer efficacement un budget sans trop vous prendre la tête? Nous avons exploré quelques pistes pour vous. Voici notre suggestion :

Un emploi pour vous?

Ayez une vision d’ensemble. Que vous gériez le budget de fournitures du bureau, d’un projet spécifique ou le compte de dépenses de votre patron, il est essentiel d’avoir une vue d’ensemble des sommes dont vous disposez et d’en faire un suivi systématique pour éviter tout dépassement de coûts. Établissez une colonne pour les montants estimés/alloués et une autre dévolue aux gains et aux dépenses réelles. Vous serez ainsi en mesure d’identifier rapidement les dépenses supplémentaires qui seront nécessaires ou encore de chiffrer les économies que vous pourrez appliquer sur vos prochaines prévisions. Soyez toujours prête à fournir à votre patron un résumé précis des dépenses et des entrées d’argent. Gardez précieusement toute vos factures et consacrez une heure pour la mise à jour de votre budget à la fin de chaque semaine. Le mot d’ordre : garder le contrôle de la situation en tout temps.

Anticipez les coups…et les coûts. La gestion efficace d’un budget exige de faire la distinction entre les frais fixes et les coûts variables. Une prévision de tout imprévu qui pourrait venir brouiller les chiffres est impérative. Prévoyez toujours un fond d’urgence pour pallier les mauvaises surprises.

Simplifiez-vous la vie. Évitez de trop vous casser la tête et d’en faire trop. Concentrez-vous sur ce qui est essentiel. Votre patron veut-il un compte rendu complet ou souhaite-t-il simplement que les chiffres balancent à la fin de chaque exercice? Dans le premier cas, faites un suivi assidu de chaque entrée et sortie afin de pouvoir en fournir un résumé rapide dès qu’il vous est demandé.

Trouvez votre modèle. Bon nombre de modèles de suivi budgétaire sont disponibles gratuitement sur Excel et peuvent très bien être adaptés à vos besoins au bureau. Besoin d’un gabarit plus complet? Vous trouverez de nombreux outils de comptabilité professionnelle en ligne. Bien que la majorité soit payants, cet achat s’avère plus que justifié et sera sans aucun doute approuvé d’emblée par votre patron. N’oubliez pas de l’ajouter dans votre colonne des dépenses variables.

Soyez vigilante. Il en suffit de peu pour ne pas balancer votre budget. Assurez-vous de faire le suivi de chaque petite somme engagée, si minime soit-elle. Cela vous fera gagner un temps fou et vous évitera bien des soucis. À votre budget, prête? Partez!

 



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