Les adjointes et leur rôle de gestionnaire de l’information

, par Therese Garceau.

Dans un monde où l’organisation du travail se modifie au fil des avancées technologiques, la place et les responsabilités des adjointes dans l’entreprise évolue plus que jamais vers un rôle de gestion de l’information.  Explications.  

Chronique d’un changement annoncé. En 2013, une étude portant sur l’avenir de la profession d’adjointe exécutive réalisée par l’Université des Sciences Appliquées de Helsinki avait déjà prédit une profonde mutation de son rôle au sein des entreprises.

Dans une récente publication assistantedge.com revient sur les conclusions de ce rapport  et constate que beaucoup de celles-ci se sont effectivement concrétiser depuis 4 ans.

Un emploi pour vous?

L’un des changements envisagés dans l’étude était à l’effet que les adjointes deviendraient, d’ici 2020, de véritables gestionnaires de l’information pour les organisations. Or, selon AE, cette nouvelle vocation des adjointes est aujourd’hui une réalité, alors que de plus en plus d’entreprises passent au bureau sans papier et adoptent la technologie infonuagique.

Mais, que signifie au juste ce nouveau rôle de gestionnaire de l’information? Voici quelques notions que nous avons retenu pour vous :

Gardienne de l’information. On ne compte plus le volume d’informations qui circulent quotidiennement dans un bureau. Les adjointes ont toujours été très efficaces à garder et transmettre l’information, mais au fur et à mesure que son rôle évolue dans l’entreprise, cette compétence devient plus que jamais un volet essentiel de son travail. Dépôt de documents, suivi de projet, organisation d’un voyage d’affaires, formation sur un nouveau logiciel… Elles sont de plus en plus impliquées dans le travail quotidien de plusieurs personnes issues des différents services de l’organisation.

Ses tâches quotidiennes. Le travail ne manque évidemment pas pour ces nouvelles responsables de l’information : coordination de demandes de vacances, gestion de déplacements d’affaires, des congés de maladie, mais également des systèmes de CRM et des outils de communication et de productivité comme Slack et Trello. Elles doivent aussi connaître les nouvelles façons de travailler, maîtriser les nouvelles technologies et d’autres supports qui peuvent aider à la circulation de l’information.

Ce qui change. Dans son nouveau rôle de gestionnaire de l’information, l’adjointe qui contribue autant au bien-être des employés qu’à la diffusion de la culture de l’entreprise occupe plus que jamais un poste clé au sein de l’organisation.

L’adjointe du futur. Pas de doute, tout le volet gestion de l’information ouvre de nouvelles possibilités de développement de carrière à l’adjointe d’aujourd’hui et de demain. Partie intégrante dans l’organisation, l’adjointe du futur s’imposera non seulement comme garante de la circulation de l’information dans le bureau, mais contribuera aussi à maximiser la productivité des équipes, tout en gérant et supervisant les outils technologiques.



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