N’en jetez plus, la cour est pleine!

, par Therese Garceau.

À l’impossible, nul n’est tenu dit le proverbe. Mais, comment garder la tête en hors de l’eau quand les tâches s’accumulent et qu’il devient littéralement impensable de tout terminer à temps? Par ici, le mode d’emploi…

Vous ne savez plus où donner de la tête? Malgré tous vos efforts pour y arriver, les aiguilles de votre montre vous rappellent que vous n’aurez vraisemblablement pas assez de temps pour tout faire. Oubliez les vœux pieux ou les formules miracles pour arrêter le temps, il vous faut affronter la tempête!

Comment y arriver? Dans un récent texte publié sur themuse.com, la blogueuse Kat Boogaard explore plusieurs pistes pour vous en sortir efficacement et surtout de façon réaliste. Voici ce que nous avons retenu pour vous :

Un emploi pour vous?

Reportez certaines tâches. La journée est presque terminée et vous avez encore plusieurs pains sur la planche? Rien ne sert de vous torturer davantage, vous n’y arriverez tout simplement pas. Voyez les choses en face, il est temps de passer au plan R (comme dans report). Et, le plus tôt sera le mieux! Vous avez peur de paraître incapable ou incompétente? Dites-vous bien qu’il sera toujours préférable de déplacer un échéancier que de présenter un livrable incomplet ou de manquer la date prévue de la remise sans préavis. Jetez plutôt un coup d’œil sur votre liste et remettez à plus tard les tâches qui peuvent être reportées. Soulagement garanti!

Demandez l’aide d’une collègue. Vous n’avez pas à prendre toute la pression sur vos épaules. Déléguez certains dossiers à une collègue est une solution à privilégier pour alléger votre liste de choses à faire. On fait ça comment? Rédigez un courriel pour lui expliquer simplement la situation : « Je suis vraiment débordée et je crois sincèrement que je ne pourrai jamais terminer à temps la rédaction du rapport annuel qui doit être livré à l’imprimeur dans deux jours. Ce serait vraiment très apprécié si tu pouvais me dépanner et prendre le relais pour moi. Bien entendu, il me fera plaisir de te rendre la pareille quand tu en auras à ton tour besoin. »

Demandez une extension du délai. Mieux vaut jouer franc-jeu. Osez dire à l’imprimeur que vous êtes submergée et demandez-lui de reporter la date de remise du document à imprimer. Ce pourrait être une formule du genre : « Nous sommes terriblement occupés et il me sera impossible de vous livrer le pdf du rapport annuel à la semaine prochaine, comme prévu. Serait-il possible de reporter la remise d’une semaine. Ce nouveau délai me permettrait de compléter le projet et de garantir la qualité du document final. »

Dites à votre patron que vous êtes submergée. Bien entendu, personne ne souhaite avoir à dire à son patron que les choses ne vont pas aussi bien qu’il le croit. Mais sachez qu’il est préférable de l’informer tout de suite que d’avoir à lui expliquer pourquoi le rapport annuel ne pourra être imprimé à temps pour la réunion du Conseil. Vous avez trois tâches à livrer à la même date, demandez-lui ce qui est prioritaire pour lui et concentrez-vous là-dessus. « Je tenais à vous informer que je ne pourrai pas rendre le rapport annuel, la liste des nouveaux clients et le procès-verbal de la réunion de direction lundi prochain, comme vous me l’avez demandé. Quelle tâche souhaitez-vous que je traite en premier? J’aimerais également discuter avec vous de mes nouveaux délais pour les deux tâches que nous allons reporter. »



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