Pourquoi compétences douces et secrétaire doivent aller de pair

, par Tahiry Andrianantenaina.

Les soft skills sont particulièrement importantes dans le métier que vous pratiquez? Sans elles, une adjointe ne pourrait pas gagner sa vie longtemps et voici pourquoi…

Nous entendons de plus en plus parler de l’utilité des compétences non techniques dans le milieu du travail. Une enquête réalisée aux Etats-Unis et menée par le ManpowerGroup a même révélé que 61 % des entreprises jugeaient ce type d’aptitude non plus utile, mais indispensable. Selon toujours cette enquête, les compétences douces comme la communication, la collaboration ou encore l’empathie sont les plus recherchées chez les candidats lors des recrutements.

Dans un dossier intitulé « Why People Skills Are So Important », le site Forbes nous explique pourquoi les compétences non techniques dites aussi « douces » sont si importantes, surtout dans les domaines très relationnels comme le secrétariat.

Un emploi pour vous?

Les compétences dites douces :

Connaissance de soi. Cette compétence est très importante, parce qu’une personne qui n’est pas consciente de ses propres faiblesses est tout simplement incapable de s’améliorer.

Écoute. L’écoute est une capacité rare. En général, les gens sont friands de leurs propres idées. Pourtant, être plus à l’écoute de son patron ainsi que de ses collègues permet d’être plus efficace et surtout plus appréciée.

Empathie. L’empathie est la capacité de s’identifier à autrui dans ce qu’il ressent. Il est très important de connaître les autres, de comprendre en quoi ils sont différents de vous et comment ils peuvent voir ou interpréter un geste, un fait ou encore un évènement.  

La communication. De toutes les « capacités douces », elle est sans nul doute la plus indispensable. Être capable de parler et d’écrire correctement et clairement de sorte d’être bien comprise est tout simplement la base.

Confiance. Un professionnel doit pouvoir être capable d’éprouver de la confiance dans un très court délai à l’égard de tout le monde et cela commence par le respect. C’est seulement une fois la confiance établie que la gêne et le désaccord pourront s’estomper.  

Le contrôle de soi ou la régulation émotionnelle. Le contrôle de soi est la capacité de contrôler ses émotions en toute situation et devant n’importe qui. C’est le fait de n’être esclave ou victime des émotions fortes comme la colère, la tristesse…

Pourquoi sont-elles si importantes ?

Les compétences douces sont les garantes de rapports sains, souples et productifs entre les membres d’un même groupe.

Pour une secrétaire, elles sont nécessaires pour diverses raisons et dans divers contextes. Supposons que vous êtes amenée à remplacer votre patron dans une mission de négociation avec un partenaire assez difficile. Une mission qui exige de vous d’être patiente et calme. Dans ce contexte, il va de soi qu’une capacité non technique en particulier est requise afin de bien conclure l’affaire : le contrôle de soi. Et pour réussir, vous vous devez d’en être capable.

Dans un autre contexte, votre patron vous confie la mission de transmettre à toute l’équipe les nouvelles consignes à suivre. Sachez qu’une personne qui d’habitude n’a pas de considération pour ses collègues doit se préparer à ne pas être écoutée au travail (Écoute).

Pas seulement l’écoute, dans ce cas-ci, la capacité de bien communiquer est aussi de rigueur. En effet, vous devez être capable d’articuler vos mots de façon à ce que le message soit entendu et compris par les auditeurs. Le message doit également être accompagné de sentiments motivants. Le but n’est pas seulement de passer le message, mot pour mot, mais aussi de donner à l’équipe la motivation de suivre ce qui a été dit dans le message. Sinon, une annonce écrite sur papier aurait largement suffi.

Autant de raisons et de contextes qui font que les compétences douces sont très importantes dans le métier de secrétaire.



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