Rédiger un rapport vite et bien
Si votre patron vous demande un rapport, c’est qu’il a besoin d’informations supplémentaires pour le guider dans sa prise de décision. Il pourrait, par exemple, vouloir connaître le niveau général de satisfaction par rapports à certains fournisseurs ou souhaiter avoir des propositions concrètes pour améliorer l’efficacité de son service. Voici un mode d’emploi en quatre étapes déniché pour vous sur blog-assistantes.fr :
Valider. Prenez toujours soin de bien faire préciser la demande. Les attentes de votre patron doivent être claires et surtout ne laisser aucune place à l’improvisation : Quel est le contexte ? Quelles sont les raisons du rapport ? Qu’attend-il de vous ? Possède-t-il déjà des informations ou y a-t-il déjà des documents sur le sujet ?
La cueillette et le traitement des informations. Rassemblez toutes les informations dont vous disposez : informations internes, externes, notes, comptes rendus. Ne sélectionnez ensuite que les éléments essentiels.
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L’élaboration du plan.
1. Le rapport doit évidemment comprendre une introduction qui indique l’objet du rapport, son intérêt et son importance. Soyez brève, précise et surtout complète au cas où vous devriez en faire une relecture plusieurs mois plus tard.
2. Le développement est le cœur de l’analyse et se compose de trois segments distincts : l’énoncé du constat et des faits entourant la situation, l’analyse des faits, les points positifs et les points négatifs et, finalement, les recommandations pour régler la situation exposant clairement leurs avantages, inconvénients et les moyens pour les mettre en œuvre. L’argumentation doit être solide.
3. Troisième partie du plan : la conclusion. Elle doit être une réponse à la question posée. Vous devez reprendre vos recommandations et mettre l’accent sur la solution trouvée.
La rédaction finale. La forme est importante pour faciliter la lecture, ne l’oubliez pas. Vos phrases doivent être courtes, le vocabulaire précis et les paragraphes bien structurés. Les intertitres doivent évoquer clairement les différentes parties. Vous avez des informations complémentaires ? Pour alléger le texte, mettez-les en annexe à la fin du document. Pensez aussi aux tableaux et aux graphiques qui peuvent aider la compréhension. Finalement, si votre rapport fait plus de trois pages, assurez-vous d’intégrer un sommaire.
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