Sachez garder le contrôle de la boîte courriel du patron!

, par Therese Garceau.

Assurer un suivi constant de la messagerie du patron peut devenir un exercice essoufflant compte tenu des mille et une autres choses que vous ne pouvez absolument pas négliger : dossiers urgents, réunions à préparer et toutes les autres tâches quotidiennes qui ne peuvent attendre.

Comment faire une gestion efficace des courriels du boss sans compromettre votre propre liste de priorités? Dans un article très éclairant, l’équipe de praticallyperfectpa.com, propose quelques pistes pour y arriver, voici celles que nous avons retenues pour vous :

? Utilisez les outils de suivi. Outlook vous offre plusieurs outils efficaces pour vous permettre de ne rien oublier dont le fameux petit drapeau rouge qui facilite le repérage et le suivi des messages importants.
? Disciplinez-vous. Commencez toujours votre journée de travail en vérifiant tous les nouveaux courriels reçus après votre départ la veille. Et répondez sur-le-champ à tous les messages urgents pour lesquels, bien sûr, vous êtes en mesure d’assurer un suivi immédiat.
? Établissez un code de couleurs. Utilisez un code de couleurs pour permettre à votre patron de repérer rapidement l’ordre de priorité du traitement des messages. À titre d’exemple, les messages urgents peuvent être en rouge, les suivis à faire pendant la journée en jaune et ceux qui peuvent être reportés au lendemain, en vert.
? Mettez votre patron en copie. Tenez votre patron informé. Copiez systématiquement votre gestionnaire sur tous les messages importants qui le concernent.
? Ouvrez un fichier spécial pour les priorités à venir. Rassemblez dans un fichier « Suivi prioritaire », tous les courriels et les pièces jointes importantes dont votre patron aura besoin pour passer en revue les différents détails d’un dossier et ses préparer adéquatement pour les réunions prévues à son horaire du lendemain.
? Mettez en place un bon système de classement. L’efficacité du suivi des courriels de votre patron passe obligatoirement par un classement rigoureux et l’identification claire de chacun de ses dossiers importants. Il doit être en mesure d’y référer quand il en a besoin et surtout ne pas perdre un temps fou à s’y retrouver.
? Les messages personnels. Évitez tout malentendu ou faux pas. Demandez toujours à votre patron comment il souhaite que vous traitiez les messages personnels qu’il reçoit.

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