Tâche urgente ou importante? Sachez faire la distinction

, par Therese Garceau.

Rendez-vous imprévus, réunions, compte-rendu, rapports…Tenir votre liste de tâches à jour quand celle-ci ne cesse de s’allonger peut devenir un véritable tour de force.

Mode d’emploi pour y parvenir sans y laisser votre peau

Dans un monde idéal, vous aimeriez pouvoir suivre votre plan de match à la lettre et réussir à compléter toutes les tâches qui se trouvent sur votre liste de choses à faire. Mais dans les faits, avec le va-et-vient continuel, les demandes urgentes de votre patron, les coups de téléphone qui viennent interrompre votre rythme, vous devez plus souvent qu’autrement vous résoudre à reporter plusieurs tâches au lendemain.

Un emploi pour vous?

Quel est le secret pour maximiser son emploi du temps sans pour autant négliger certaines tâches? La solution se trouve dans la hiérarchisation du travail, comme l’explique Élizabeth Harrin, bloggeuse et spécialiste en gestion de projet, dans une récente publication sur practicallyperfectpa. Voici donc quelques-unes de ses stratégies pour économiser du temps et optimiser vos résultats :    

Déterminez ce qui compte vraiment. La première astuce pour vous sortir vivante d’une interminable liste de choses à faire, c’est de mettre le doigt sur ce qui est vraiment important. Identifiez d’abord les choses qui ne peuvent être remises à plus tard, les tâches qui ont un impact majeur sur votre le travail de votre patron ou encore sur le reste de l’équipe.

Distinguez « l’urgent » de l’important. Bien entendu, tout ce que vous faites a son importance, mais la clé est de savoir identifier ce qui est réellement urgent. Retourner vos appels téléphoniques et répondre à vos courriels ne fait habituellement pas partie des tâches dites urgentes, à moins qu’il s’agisse d’une demande expresse de votre patron. Une urgence est d’abord quelque chose qui doit être fait sur-le-champ et dans un très court laps de temps. Encore une fois, votre jugement de la situation est le meilleur guide. Certaines interruptions peuvent aussi être urgentes comme être convoquée au pied levé dans une réunion.

Établissez vos priorités. La gestion de crise et les échéanciers serrés doivent demeurer au top des priorités sur votre liste de choses à faire, ce sont des choses dites urgentes et importantes. Pour garder le contrôle sur votre agenda, il est essentiel de lister vos tâches en fonction de ces priorités. Utilisez cette échelle de gradation entre urgence et importance pour prioriser l’ordre des choses à faire. Les tâches importantes et non urgentes sont en général celles que vous devez accomplir durant la journée. Tout le reste peut attendre.

Sachez trancher. Une bonne planification exige aussi la capacité de prendre des décisions. Une collègue a besoin que vous révisiez le procès-verbal de la dernière réunion, mais vous avez un dossier urgent à sortir avant midi? Expliquez-lui simplement la situation dans une formule du genre : « Je sais que tu attends le compte-rendu révisé de la dernière réunion de direction, je termine un dossier qui doit être rendu d’ici midi et je me lance là-dessus au retour du lunch. » Gardez toujours votre entourage informé de vos priorités.  En les tenant ainsi au courant de votre liste de choses à faire, ils demeureront raisonnables dans leurs attentes.



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