Un bureau sans papier? Oui, c’est possible

, par Louise Proulx.

Travailler sans papier, c’est bon pour l’environnement, certes, mais c’est aussi bon pour le portefeuille de l’entreprise. Et pour cause! Une étude a révélé qu’un employé de bureau imprimerait en moyenne 34 feuilles par jour. Convaincue? Suivez ces huit étapes proposées par Assistant plus pour optimiser l’utilisation de vos appareils électroniques :

Faire de la sensibilisation. Vous aurez peut-être l’impression de jouer à la police, mais aux grands maux, les grands moyens : vérifiez la quantité de papier utilisé par chaque personne en prenant en note qui imprime quoi. À la fin du mois, envoyez un rapport à tous les collègues avec une petite note leur indiquant de faire attention.

Imprimantes. Ne remplacez ni ne faites réparer les imprimantes qui brisent. Moins il y aura d’imprimantes dans le bureau, moins la tentation de les utiliser se fera sentir.

Un emploi pour vous?

Avertissez vos fournisseurs. N’envoyez et ne recevez que des factures par courriel. Avertissez tous ceux avec qui vous transigez qu’il en sera ainsi à l’avenir.

Numérisez. Vous pouvez convaincre votre patron d’opter pour un virage numérique. Créez, archivez et envoyez tous les nouveaux documents, qu’ils soient officiels ou non, de façon digitale. Vous sauverez non seulement la planète, mais aussi beaucoup de temps puisque vous retrouverez et partagerez vos documents beaucoup plus facilement.

À bas les signatures! Ce n’est plus nécessaire aujourd’hui d’être physiquement sur place pour signer un document. Il existe des plateformes de signatures numériques qui permettent de valider des identités en externe.

Les réunions sans papier, c’est aussi possible!

C’est vrai, un bon vieux crayon à mine et une feuille de papier sont les outils les plus faciles pour réussir à écouter, parler et prendre des notes en même temps durant une réunion, mais ils ne sont pas nécessairement les plus efficaces. En effet, rédiger un procès-verbal sur une tablette permet de gagner beaucoup de temps. Voici comment y arriver :

Le stylet. C’est possible d’écrire sur votre tablette avec un stylet (Jot Script Evernote Edition), c’est exactement pareil que d’écrire de façon manuscrite. Seule différence : votre compte rendu est automatiquement sauvegardé. Avec les applications telles que GoodNotes 4, Noteshelf ou Penultimate, vous pouvez faire apparaître vos notes et les enregistrer.

Le partage. Pourquoi imprimer l’horaire de la réunion ou les sujets de discussions, alors que vous pouvez simplement les partager aux participants avant ou pendant la réunion. Ils n’ont qu’à consulter leurs appareils intelligents pour être au courant de tout. Vos documents internes peuvent également être reproduits sur des carnets en ligne tels que Google Docs ou Evernote.

Le procès verbal. Pour gagner du temps et écrire le procès verbal d’une réunion plus rapidement, vous pouvez déjà créer un document Word avant la réunion en complétant les champs connus, comme les personnes présentes, les sujets à l’ordre du jour, etc. Vous pouvez également créer un document Excel avec pour les points d’action et les décisions. Rien de plus facile durant la réunion de passer d’un document à l’autre selon ce qu’il y a à prendre en note.



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