20 trucs utiles sur Outlook pour les adjointes

, par Melissa Pelletier.

Vous voulez passer pour une génie du logiciel Outlook aux yeux de votre patron? Mettez en application les trucs que l’on vous donne aujourd’hui.

Impossible de le nier : Outlook est un outil incontournable pour beaucoup d’adjointes administratives. Le site Practically Perfect PA a pensé à vous en proposant 20 trucs faciles qui vous feront sauver beaucoup de temps!

1. Outlook peut ajouter automatiquement les congés fériés, et vous pouvez choisir parmi 100 lieux. Il vaut la peine de les intégrer si vous travaillez en étroite collaboration avec des bureaux situés dans d’autres pays. Comment faire? Cliquez sur Options > Calendrier > Ajoutez les jours fériés et choisissez le pays que vous désirez.

Un emploi pour vous?

2. Pour ajouter un second fuseau horaire, cliquez sur Options > Calendrier > Fuseaux horaires>Afficher un second fuseau horaire.

3. Si vous voulez souligner les courriels que vous recevez de votre patron, vous pouvez le faire en sélectionnant Affichage > Affichage actuel > Paramètres d’affichage avancés > Mise en forme conditionnelle et sélectionner la couleur voulue.

4. Pour désactiver les notifications de vos courriels, vous pouvez allez dans Options > Boîte de réception et Désactiver les alertes.

5. Pour garder dans vos dossiers une réunion qui a été annulée, ou pour la conserver dans votre calendrier, vous pouvez copier et coller cette réunion (Ctrl + C, Ctrl + V), refuser la réunion d’origine et conserver la copie.

6. Pour chercher une pièce jointe en fonction de la personne qui vous l’a envoyée, vous pouvez inscrire le nom de la personne avec la mention « pièce jointe ».

7. Ctrl +1 et Ctrl+2 peuvent être utilisés pour bouger entre votre boîte de réception, votre calendrier et vos contacts.

8. Pour insérer rapidement votre signature, cliquez Alt+n. Ensuite,  tapez « de » et « Enter ».

9. Pour créer une invitation récurrente à une réunion pour des collègues ou des employés internes de votre entreprise, cliquez sur Rendez-vous. Dans la boîte qui apparaît, entrez les destinataires de la réunion, le nom de la réunion, le texte que vous voulez toujours voir apparaître dans le corps du message et tout ce qui pourrait être pertinent. Enregistrez-le en tant que modèle Outlook. Pour récupérer vos modèles enregistrés, accédez à Nouveaux éléments >  Plus d’éléments > Nouveau formulaire. Sous Rechercher dans, sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers. Ici vous trouverez vos modèles sauvegardés.

10. Ctrl+R peut être utilisé pour répondre rapidement à vos courriels.

11. Cliquez sur ALT+R pour répondre à tous dans un courriel ou allez vers votre calendrier.

12. Cliquez sur Alt+W pour transférer un courriel et aller vers la vision de votre calendrier hebdomadaire.

13. Ctrl+M+F9 pour enclencher le processus Envoyés et Reçus.

14. Alt+S peut être utilisé pour envoyer rapidement un courriel.

15. Ctrl + G ouvre la boîte de dialogue “Aller à la date” qui permet de passer à n’importe quelle date du calendrier.

16. Copiez n’importe quel message et, sur Outlook, cliquez Ctrl-V. Outlook créera un nouveau message.

17. Pour créer une notification spéciale pour les courriels de votre patron, vous pouvez aller dans les options, et créer une règle en ce sens.

18. Utilisez les catégories d’Outlook pour vous aider à identifier ce qui est important pour vous. En apposant des couleurs aux catégories, ça peut aussi être une bonne manière de vous retrouver plus facilement. Allez dans Catégories > Toutes les catégories et renommer-les. Vous pouvez aussi changer les couleurs.

19. Si vous ne voulez pas recevoir de courriels d’une personne en ce moment, vous pouvez cliquer sur « Ignorer ». Les nouveaux messages de cette personne seront déposés directement dans la Corbeille.

20. Utilisez les différents filtres pour arriver à chercher rapidement à travers différents types de courriels, selon les dates et les sujets. Vous pourrez chercher ces textes plus facilement par la suite.



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