7 trucs pour écrire aux gens très, très occupés

, par Florence Tison.

La rédaction de courriels fait partie de l’arsenal de toute secrétaire. Ça se complique quand vient le temps d’écrire à quelqu’un qui n’a pas de temps du tout. Comment s’assurer que votre courriel soit lu par un grand occupé? La réponse ici.

L’expert en carrière Zak Slavback et le magazine Fast Company nous y aident avec ces sept trucs, et Secrétaire-inc a exploré pour vous les signatures de courriels les plus originales.

 

Un emploi pour vous?

  • Être claire et concise

 

Évidemment, direz-vous ! Vous êtes déjà calée dans l’art subtil du courriel professionnel. Mais êtes-vous vraiment claire et concise?

« J’aimerais avoir tes commentaires sur ce texte » ne constitue pas une demande précise.

« Aimerais-tu que je coupe dans la longueur ? » Là, oui !

L’essentiel, c’est que la réponse au courriel soit simple. Vous vous assurerez ainsi d’une réponse rapide… et aussi claire que votre demande.

 

  • Ne pas surcharger

 

On pourrait croire qu’il vaut mieux enfiler toutes nos questions dans un seul message. Erreur ! Il vaut mieux commencer par une demande simple et directe, et poursuivre la conversation après avoir reçu la réponse.  

 

  • Éviter l’impératif

 

Personne n’aime suivre des ordres, et encore moins lorsque le destinataire occupe un poste supérieur. Privilégiez plutôt des formules au conditionnel, comme « Pourrais-tu (…) ? ». Vous respectez ainsi le droit du destinataire à décider lui-même de son emploi du temps.

 

  • Souligner l’utilité de la demande

 

Il est souhaitable de fournir une bonne raison de répondre. Par exemple :

« Nous sommes vraiment près de boucler le budget, nous devrions avoir pratiquement terminé ensuite. » ;

Ou encore :

« Si tu pouvais régler ce petit détail, ça m’aiderait énormément à finir la présentation. »

 

  • Faire preuve d’empathie

 

Votre destinataire travaille aussi fort que vous. Ça peut lui faire plaisir (et même du bien) que vous le mentionniez dans votre courriel. Par exemple :

« Je sais que tu es occupé, mais la réunion n’en sera que plus courte. »

 

  • L’enthousiasme est votre allié

 

On pourrait croire que l’usage de points d’exclamation et d’émoticônes fait peu professionnel. Utilisés avec parcimonie, c’est pourtant une façon d’insuffler un peu de positivisme et de vie dans votre courriel. Jetez un coup d’œil à ce guide de l’émoticône concocté par Secrétaire-inc.

 

  • Merci d’avance

 

Une étude du fournisseur de productivité en courriel Boomerang a déterminé que les expressions « sincèrement » ou « cordialement » à la fin d’un courriel n’incitent pas le destinataire à y répondre. « Merci d’avance » serait le grand champion des formules de politesse, avec 66 % de réponses, suivi par le simple « Merci » (63 %).



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