Comment recruter les meilleures secrétaires

, par Chantale Bouchard.

Tout commence par l’annonce. Ne vous y trompez pas, votre offre d’emploi doit donner envie à votre future secrétaire de venir travailler pour vous! Soignez la description du poste, évitez d’utiliser des termes vagues et des sujets aux interprétations diverses quand vous la rédigez.

Ciblez votre annonce, cela vous évitera de recevoir des centaines de candidatures non pertinentes! Précisez le nombre d’années d’expériences requises, les compétences recherchées. La personne doit-elle être bilingue, ou même trilingue? Le poste exige t-il de fréquents déplacements?

Exigez deux ou trois références en précisant que vous communiquerez directement avec eux. Les candidates seront ainsi moins tentées de citer de fausses références dans leur CV.

Un emploi pour vous?

Bien que le profil type de la meilleure secrétaire varie en fonction de plusieurs facteurs (votre secteur d’activité, la taille de votre entreprise), voici quelques indications utiles :

Expériences requises : Au moins 1 an. Cela vous évitera d’avoir à former une personne qui manque de pratique.
Compétences clés : Les compétences linguistiques, rédactionnelles, relationnelles et en bureautique comptent par-dessus tout. Votre secrétaire rédigera le plus souvent des courriels, des notes de service, recevra des appels importants, se chargera de l’accueil…

Dans votre annonce, précisez que le CV et la lettre de motivation sont obligatoires. Vous pourrez déjà évaluer les capacités rédactionnelles des candidates et retenir uniquement les profils qui vous conviennent.

Pour attirer le maximum de candidatures, publiez votre annonce sur plusieurs sites d’emplois et notamment sur secretaire-inc.com, qui compte le plus de visites parmi les secrétaires et adjointes au Québec. Les réseaux sociaux sont incontournables (Groupes Facebook, Linkedin, etc.) , utilisez-les à bon escient !

La sélection des dossiers de candidature

Ne vous laissez pas induire en erreur par la photo sur le profil LinkedIn de la candidate. Soyez rigoureux et restez objectif.

Soyez attentif à la présentation des éléments des dossiers. Exit le CV négligé et la lettre de motivation bourrée de fautes d’orthographes, rédigée à la va-vite ! Les modèles standards de courriers foisonnent sur le Net, restez doublement attentif au contenu. Éliminez d’office les candidates qui n’ont fait que recopier les modèles.

N’hésitez pas à décrocher le téléphone pour contacter les personnes de référence mentionnées dans le CV.

À l’issue de la sélection, vaut mieux ne retenir que deux ou trois candidatures prometteuses : la qualité prime sur la quantité.

L’entretien d’embauche : L’étape finale pour recruter la meilleure secrétaire

Soyez attentif aux détails qui comptent : ponctualité, élégance, respect des bons usages (cellulaire éteint et rangé durant l’entretien etc.).

Pour « filtrer » encore plus les candidates, l’entretien téléphonique préalable vous fera gagner un temps précieux. Vous pourrez déjà poser la question des disponibilités et vérifier l’élocution de la personne, la maîtrise d’une langue étrangère, etc.

Utilisez une grille d’évaluation pendant l’entretien direct et demandez plus de détails sur le parcours professionnel. Une manière de tester les personnes les plus qualifiées et de vérifier leurs aptitudes relationnelles.



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