Conférence : Gestion de temps et des priorités

, par Louise Proulx.

Vous connaissez les 6 lois de la gestion de temps? Une conférence sur le sujet s’est tenue la semaine dernière à Drummondville. Compte rendu de la 1ère partie.

Comment devenir plus efficace au travail? Voilà une question que l’on se pose tous les jours.

Durant sa conférence donnée la semaine dernière à Drummondville dans le cadre d’une journée de formation offerte par le CIUSSS de la Mauricie et du Centre du Québec à son personnel de bureau, Nathalie Bureau, enseignante, conférencière, auteure et chroniqueuse a donné ses meilleurs trucs pour optimiser son temps au bureau. Voici ce que nous en avons retenu de la 1ère partie de la conférence.

Un emploi pour vous?

Efficace un cinquième du temps

Au cours de sa conférence, madame Bureau a affirmé que nous sommes en moyenne vraiment efficaces au bureau que le cinquième du temps que nous y passons. Plusieurs facteurs contribuent à nous faire perdre du temps : les courriels, les appels téléphoniques, les collègues qui passent nous voir pour une raison ou une autre…

Évidemment, nous ne pouvons pas avoir le contrôle sur tout. Il nous faut prendre action sur les choses que nous pouvons contrôler, nous dit la conférencière :

 

  • Les piles :  Elles encombrent votre bureau, surchargent votre mental et augmentent votre temps de décision. Des adjointes peuvent passer de 35 à 40 minutes par jour à regarder la paperasse. Avec une pile de documents devant soi, le subconscient se sent coupable parce qu’il voudrait réussir à passer au travers. Oui, peut-être vous dites-vous que vous pouvez très bien travailler avec une pile de travail devant vous, mais pourquoi ne pas essayer de la mettre de côté?

 

  • Les post-it : Ces petits autocollants de toutes les couleurs sont peut-être très cutes, mais ils vous déconcentrent. Débarrassez-vous-en! Munissez-vous plutôt d’un petit calepin de note. De cette façon, quand vous avez une bulle au cerveau qui vous fait penser, par exemple, que vous devez à tout prix acheter du lait avant de rentrer à la maison, vous l’écrivez dans votre calepin que vous refermez immédiatement pour ne plus penser à cela.
  • Les notifications : À moins d’attendre un courriel important, si vous souhaitez vraiment vous concentrer sur une tâche, coupez toutes sonneries, bip, vibrations qui, encore une fois, ne font que vous détourner de ce que vous devez faire dans l’immédiat.
  • Les collègues : Certains collègues débarquent dans votre bureau toutes les quinze minutes pour vous demander ceci ou cela? Dites-leur de regrouper leurs demandes et de ne venir vous voir qu’une fois plutôt que cinq.
  • Les babillards : Un babillard, ça peut facilement devenir une pile étouffante. Un babillard devrait seulement servir pour épingler des références : les numéros de téléphone des employés, les horaires de vacances de chacun, les numéros des fournisseurs…
  • Environnement de travail : La conférencière affirme que 60 % des objets sur votre bureau ne vous servent pas : photos d’enfants, téléphone, calendrier…. Aussi, elle conseille de vous poser la question : qu’est-ce qu’il y a sur mon bureau qui ne me sert pas? S’il y a, par exemple, une agrafeuse, mais qu’elle ne vous sert qu’une fois par mois, rangez-là.
  • Table de travail virtuel : Un bureau de travail virtuel encombré de dossiers placés n’importe comment fait en sorte que vous avez de la difficulté à vous retrouver. Regrouper les dossiers par thème. Placer, par exemple, toute la suite Office à la même place.

 

Lisez la suite de ce compte rendu demain sur Secrétaire-inc.



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