Après plusieurs représentations à l’international, la présidente de l’APSAQ constate que les organisations d’ici sous-estiment les besoins en formation continue de leur personnel de soutien administratif.
En l’espace de quelques mois, j’ai eu l’occasion de participer à deux grands congrès internationaux destinés aux professionnels du soutien administratif. Le premier s’est déroulé à Lisbonne, au Portugal, au mois de mai. Le second avait lieu à Los Angeles, en Californie, en juillet.
Au-delà des conférences, des ateliers et des nouvelles technologies présentées, un constat s’est rapidement imposé : la façon dont les employeurs perçoivent leurs adjointes varie considérablement d’un pays à l’autre.
À Lisbonne, j’ai échangé avec des participantes provenant de plusieurs pays européens, mais aussi avec des adjointes de l’Ontario et de la Saskatchewan. Quelques semaines plus tard, à Los Angeles, j’ai rencontré des professionnelles de nombreux états américains, de l’Ontario, de l’Alberta, ainsi qu’une adjointe de l’Angleterre que j’avais déjà croisée au Portugal.
Malgré la diversité des cultures et des secteurs d’activité représentés lors de ces événements, un élément revenait constamment dans les conversations : la formation continue est considérée comme un investissement normal, voire essentiel.
Une vision différente de la profession
Les congrès auxquels j’ai participé représentent un investissement important. Leurs frais d’inscription se situent généralement plus de 2 000 $ US, sans compter les frais de déplacement, l’hébergement et les repas.
Pourtant, plusieurs participantes m’ont expliqué que leur employeur assumait entièrement ces coûts. Certaines bénéficient même d’un budget annuel leur permettant de participer à deux ou trois formations majeures chaque année.
La raison en est simple : leurs organisations considèrent que le développement professionnel des adjointes améliore directement la performance de l’entreprise.
Il faut dire que les sujets abordés lors de ces congrès dépassent largement les tâches administratives traditionnelles. Intelligence artificielle, cybersécurité, gestion de projets, leadership, communication stratégique, gestion du changement, technologies collaboratives, événements corporatifs, optimisation des processus… Aujourd’hui, les adjointes développent des compétences qui influencent directement l’efficacité des équipes de direction.
Une réalité différente au Québec
Au Québec, le portrait semble souvent différent. Bien sûr, plusieurs organisations investissent dans le perfectionnement de leur personnel administratif, et certaines en font même une priorité. Cependant, elles demeurent l’exception plutôt que la norme.
Il n’est pas rare qu’une adjointe doive justifier longuement une demande de formation, payer elle-même une partie des frais, ou bien utiliser ses journées de vacances pour assister à un congrès.
Bref, pour plusieurs employeurs, la formation des adjointes demeure encore perçue comme une dépense plutôt qu’un investissement.
Pourtant, ces mêmes organisations n’hésitent généralement pas à financer la formation continue des gestionnaires, des ingénieurs, des comptables, des avocats ou d’autres professionnels.
Pourquoi une telle différence de traitement, auquel cas ?
Le rôle de l’adjointe a profondément changé
L’image de la secrétaire chargée uniquement de répondre au téléphone et de produire des documents appartient depuis longtemps au passé.
Les adjointes d’aujourd’hui coordonnent des projets, participent à des comités de direction, gèrent des budgets, organisent des événements d’envergure, soutiennent des dirigeants dans leurs décisions et deviennent souvent les gardiennes de la mémoire organisationnelle.
Avec l’arrivée de l’intelligence artificielle, leur rôle continue d’évoluer rapidement. Les outils changent. Les méthodes changent. Les attentes changent. Ne pas investir dans leur développement revient donc à priver l’organisation d’une ressource qui peut pourtant devenir un véritable levier de performance.
Une question de culture organisationnelle
Les différences observées entre le Québec, l’Europe et plusieurs régions d’Amérique du Nord ne semblent pas uniquement liées aux budgets. Elles reflètent surtout une culture de gestion différente.
Lorsque les dirigeants considèrent leur adjointe comme une partenaire stratégique, la formation devient une évidence. Mais lorsqu’elle est encore principalement perçue comme une exécutante en administratif, les investissements sont naturellement plus limités. Cette réalité mérite d’être examinée.
Pourquoi des entreprises européennes, américaines, ontariennes ou albertaines investissent-elles régulièrement dans le développement de leurs adjointes, alors même que cette pratique demeure beaucoup moins répandue au Québec ?
Pourquoi les compétences stratégiques développées par ces professionnelles sont-elles davantage reconnues ailleurs qu’ici ?
Et surtout, quel potentiel les organisations québécoises se privent-elles de développer en sous-estimant encore aujourd’hui l’importance de la formation continue de leurs adjointes ?
Les échanges que j’ai eus à Lisbonne et à Los Angeles m’ont convaincue d’une chose : partout où les adjointes sont reconnues comme des partenaires d’affaires, les employeurs investissent dans leur développement. Les bénéfices se répercutent ensuite sur l’ensemble de l’organisation.
Peut-être est-il temps que le Québec ouvre lui aussi cette réflexion.
