Le précieux transfert de connaissances

Il ne faut jamais sous-estimer l’apport des adjointes d’expérience pour bien apprendre son métier !

Une des raisons pour lesquelles j’ai choisi le métier d’adjointe juridique, c’est que ce secteur est très en demande en raison du vieillissement de la population. Quand je suis arrivée chez mon premier employeur, j’ai constaté que la plupart de mes collègues étaient beaucoup plus âgées que moi. Cinq ans plus tard, certaines de ces adjointes d’expérience sont à la retraite, alors que d’autres la prendront sous peu. Mais je retiens aussi qu’elles m’ont beaucoup apporté.

L’expérience en secrétariat

Dans mon bureau, les adjointes se divisent en trois principaux sous-groupes :

• celles qui sont près de la retraite,
• celles qui ont environ 3 à 10 ans d’ancienneté,
• celles qui ont été embauchées pendant ou après la pandémie.

Les nouvelles adjointes arrivées durant ou après la pandémie se tournent vers moi, ainsi que d’autres possédant la même expérience quand elles ont des questions, alors que ces dernières et moi-même consultons les adjointes d’expérience lorsque nous avons besoin d’aide.

Avec 3 à 10 ans d’ancienneté en poche, nous disposons d'une solide base de connaissances et nous sommes à l’aise dans notre travail, mais nous en avons tout de même encore beaucoup à apprendre !

Je dine régulièrement avec mes collègues quand nous sommes au bureau, dont une adjointe d’expérience. Comme a plusieurs décennies d’ancienneté, elle a toujours des anecdotes intéressantes à nous raconter (erreurs de débutante, méthodes de travail d’avant, etc.). Elle partage également avec nous des astuces que nous ne connaissons pas nécessairement. Par exemple, elle nous a récemment rappelé que lors de la préparation d’un cahier de pièces pour la cour, il faut mettre un endos à la fin de chaque pièce, ainsi qu’un endos à la fin du cahier. De plus, sur la première page de chaque pièce, il faut indiquer la cote et le numéro de cour, afin que ce soit plus facile à identifier par le juge.

La relève : avantages et responsabilités

Si les adjointes séniores ne sont jamais en reste de précieux conseils, les plus jeunes ont l’avantage d’être à l’aise face à la technologie, et elles peuvent fournir aux adjointes d’expérience des astuces en ce sens, comme l’assemblage de plusieurs documents PDF en un avec des signets, la préparation d’un lien ShareFile/OneDrive pour partager des documents sensibles, etc.

J’ai récemment joint un comité au bureau : le « Comité des adjointes en litige ». Cette division s’occupe, entre autres, d’envoyer des avis au groupe litige du bureau relativement à des communications transmises par le ministère de la Justice. Il s’informe aussi sur toute mise à jour des directives de la cour, prépare et met à jour des modèles de lettres et de procédures dans notre banque interne.. Je suis la plus jeune membre du comité et j’ai rejoint ses rangs pour qu’il ne disparaisse pas une fois que les adjointes d’expérience seront toutes à la retraite.

Je conclus en soulignant que nous devons profiter de nos collègues expérimentées avant qu’elles ne partent du bureau. La mentore qu’on m’avait assignée à mes débuts au cabinet a pris sa retraite récemment et n’est donc plus là pour m’aider, mais elle m’a beaucoup épaulée au fil des années.

Je vous suggère par conséquent d’apprendre tout ce que vous pouvez auprès des séniores dès maintenant. Vous deviendrez ainsi un jour l’adjointe d’expérience qui aidera les nouvelles juste sorties de l’école, si bien que les connaissances que nous apprécions tant maintenant ne seront pas perdues.