Adjoint administratif / adjointe administrative

Description de poste

• Work Term : Temporary
• Work Language : French
• Hours : 40 heures par semaine

Éducation

• Certificat ou diplôme d'un collège, d'un cégep ou d'un autre établissement d'enseignement non universitaire d'un programme d'une durée de 1 an à 2 ans
• ou expérience équivalente

Milieu de travail

• Construction
• Firme d'experts-conseils
• Firme d'ingénieurs

Budget géré

• 0 - 100 000 $

Tâches

• Organiser et coordonner des colloques, des conférences, etc.
• Coordonner le flux de renseignements au sein de l'équipe
• Diriger et contrôler les opérations quotidiennes
• Ouvrir et distribuer le courrier et d'autres documents
• Planifier et organiser les opérations quotidiennes
• Former le personnel
• Donner de la formation à d'autres travailleurs
• Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de réunions, de colloques et de conférences
• Mettre sur pied des méthodes administratives
• Planifier, élaborer et mettre en œuvre des stratégies de recrutement
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Gérer des contrats
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
• Surveiller la préparation de rapports
• Répondre aux questions des employés et résoudre les plaintes
• Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
• Donner des conseils sur les procédures de soumission
• Effectuer des recherches
• Effectuer de l'entrée de données
• Recruter et embaucher du personnel
• Effectuer des tâches générales de comptabilité
• Préparer des documents de soumission
• Préparer des dossiers
• Tenir des dossiers et des statistiques
• Remplir des rapports
• Aider à l'analyse de données et à la rédaction des rapports
• Recruter le personnel et assurer sa formation quant aux tâches, aux consignes de sécurité et aux politiques de l'entreprise
• Coordonner des événements spéciaux
• Aider à préparer des estimés, des échéanciers, des devis et des rapports

Fonctions et activités des superviseurs

• 3 à 4 personnes

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• MS Excel
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Windows
• MS Word
• Agenda électronique
• SharePoint
• Médias sociaux
• Logiciel de comptabilité
• MS Office
• Adobe Acrobat Reader
• LinkedIn

Terminologie technique

• Entreprise

Domaine d'expérience de travail

• Ressources humaines
• Administration des affaires et gestion

Sûreté et sécurité

• Vérification de casier judiciaire

Information de transport et de voyage

• Possède un moyen de transport
• Frais de déplacements non payés par l'employeur
• Transport public disponible

Conditions de travail et capacités physiques

• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Délais serrés
• Souci du détail

Qualités personnelles

• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Sens de l'organisation
• Fiable
• Gestion du temps
• Capacité d'adaptation
• Sens des responsabilités
• Diligence raisonnable

Questions de sélection

• Êtes-vous disponible pour la date de début annoncée?
• Êtes-vous actuellement en mesure de travailler légalement au Canada?
• Habitez-vous actuellement à proximité de l'endroit annoncé?
• Avez-vous de l'expérience antérieure dans ce domaine d'emploi?

Expérience

• 3 ans à moins de 5 ans

Avantages santé

• Prestations d'invalidité
• Régime de soins de santé
• Prestations des soins de la vue

Avantages financiers

• Assurance-vie
• Régime enregistré d'épargne-retraite (REER)

Avantages à long terme

• Compte d'épargne libre d'impôt (CELI)

Autres avantages

• Loisirs et activités sur place
• Occasions de développement de l'esprit d'équipe
• Assurance voyage
• Semaine de travail variable ou comprimée