Assistant Administratif

Description du poste

Vous cherchez un nouveau défi ?

Nous sommes à la recherche d'un assistant(e) administratif(ve) dynamique et performant qui souhaite se joindre à notre équipe expérimentée.

Rôle et responsabilités :

• Rédiger des contrats et des correspondances
• Préparer des présentations, rapports, ouvertures de dossiers
• Préparer les ébauches des inscriptions pour le service du marketing
• Coordonner les appels conférences quotidiens de l'équipe
• Effectuer des traductions simples
• Compléter les feuilles de transactions et le tableau de bord sur Excel
• Assurer le processus de mise en marché des inscriptions sur divers sites internet
• Procéder aux commandes de matériels publicitaires et en assurer le suivi
• Assurer le suivi des processus des inscriptions et des transactions de l'équipe
• Effectuer les recherches nécessaires aux dossiers d'inscriptions des immeubles
• Gestion des comptes payables et recevables, assurer le suivi avec le comptable
• Confirmer les rendez-vous et autres événements sur demande
• Effectuer des tâches administratives générales, classement, transmissions par télécopieur, reproduction de documents
• Effectuer les entrées de données sur le logiciel de contacts et sur l'intranet et en gérer les rapports, synchroniser les données
• Sur demande faire quelques déplacements, centre de copies, banque, etc.

Compétences et qualifications requises :

• Expérience pratique en tant qu'assistant(e) administratif(ve) dans un environnement de travail au rythme rapide
• Expérience en immobilier (atout)
• Bilinguisme essentiel tant à l'oral qu'à l'écrit (anglais et français)
• Capacité de rencontrer des échéanciers serrés
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Capacité d'apprendre de nouveaux logiciels
• Avoir le sens de la planification du travail et de la gestion des dossiers
• Haut degré de conscience professionnelle et capacité de travailler de façon autonome
• Bonne capacité de jugement et de discrétion, compétences en analyse et en résolution de problèmes

Vos avantages :

Polyvalente, organisée, autonome, vous aurez à effectuer le suivi des dossiers auprès de la direction et des services administratifs. Vous serez également responsable de coordonner les appels conférences quotidiens de l'équipe.

En outre, vous devrez effectuer des traductions simples, compléter les feuilles de transactions et le tableau de bord sur Excel, ainsi que procéder aux commandes de matériels publicitaires et en assurer le suivi.

Vous serez également responsable de la gestion des comptes payables et recevables, ainsi que de la coordination des appels conférences quotidiens de l'équipe.

Si vous êtes une personne motivée, organisée et capable de travailler de manière autonome, nous sommes à la recherche de vous !