Adjoint administratif

Montréal

Offre publiée le 2025-07-03

Complexes funéraires Yves Légaré

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Description du poste

Complexes funéraires Yves Légaré est actuellement à la recherche d'un registraire. Le poste est situé au Cimetière Près du Fleuve à Longueuil. C'est un poste permanent à temps plein, incluant un samedi sur deux. Nous recherchons des gens de cœur, ayant des aptitudes exceptionnelles en service à la clientèle, capables d’offrir une expérience client impeccable, répondant ainsi aux plus hauts standards de notre industrie. Le rôle principal et habituel de la personne consiste à être une personne-ressource en s’assurant du bon fonctionnement des cimetières. Elle tient les registres à jour pour tous les cimetières, mausolées et columbariums. Fait la logistique de toutes les activités de cimetière provenant de l’interne ou de l’externe.

Responsabilités / Tâches

  • Service à la clientèle
    • Agit comme personne-ressource pour l’ensemble des activités;
    • Offre un support aux familles et aux conseillers pour la mise à jour des contrats de sépulture ainsi que toutes particularités;
    • Maîtrise et fait connaître l’importance des règlements du cimetière;
    • Reçoit et gère efficacement les plaintes et commentaires concernant les concessions (niche, terrain, enfeu) par l’utilisation des logiciels et outils informatiques fournis par l’entreprise;
  • Soutien administratif
    • Tient à jour les registres;
    • Gère administrativement les demandes d’inhumation en lien avec le dossier de concession;
    • Gère administrativement tous les nouveaux contrats de concessions;
    • Avise la comptabilité lorsque le contrat est prêt à être facturé;
    • S’assure de respecter l’échéancier des périodes de fin de mois;
    • Procède au classement et à la numérisation des documents au besoin;
    • Voit au bon ordre et à la mise à jour des archives du cimetière;
    • Surveille les échéances des concessions et s’assure de leur renouvellement;
    • S’assure de percevoir les frais du permis d’installation de monument famille, si requis;
    • Vérifie l’aspect légal des documents et vérifie l’exactitude des informations;
    • Accueille les fournisseurs en lien avec les cimetières, mausolées et columbariums;
  • Soutien aux opérations
    • Approuve tous les contrats des concessions du réseau;
    • Approuve toutes les requêtes de sépulture corps et cendres;
    • Coordonne et tient à jour le calendrier des inhumations du réseau;
    • Assure la logistique des inhumations (mises en enfeu, mise en terre, etc.);
    • Accueil et accompagne toutes les familles GYL pour inhumation au CPDF;
    • Accueil et accompagne toutes les familles en provenance de l’extérieur pour inhumation;
    • Travaille en étroite collaboration avec les conseillers aux familles;
    • Avise son supérieur immédiat en cas de problème;
    • Gère l’entreposage des cendres à la demande des complexes;
  • Support préposé immobilier cimetière
    • Coordonne les tâches quotidiennes et hebdomadaires avec le préposé immobilier cimetière;
    • Gère les urgences et communique les priorités au préposé immobilier cimetière;
    • Planifie l’installation des monuments, plaques et autres et fait le pont avec le préposé immobilier cimetière;
    • Vérifie la conformité des installations de plaques et monuments ainsi que les ornements et la plantation des fleurs et vivaces;
    • Vérifie la présentation et l’état général des cimetières, mausolées et columbariums. Travaille en étroite collaboration avec le préposé immobilier cimetière;
  • Gestion des plaques, monuments et gravures
    • Reçoit et approuve tous les bons de commande (plaques, monuments et gravures);
    • S’assure de la conformité de la commande selon les standards du cimetière;
    • Perçoit le paiement du permis d’installation, si monument externe;
    • Place les commandes auprès du fournisseur et tient à jour le rapport des commandes;
    • Reçoit le croquis et fait le pont avec la famille pour approbation;
    • Coordonne l’installation et fait le suivi avec le préposé immobilier cimetière;
    • S’assure de l’exactitude des produits reçus;
    • Vérifie l’exactitude des inscriptions gravées;
    • Archive une photo du produit dans le contrat du client au Virtual Files;
    • Avise la famille que le produit a été livré et est en place;
  • Gestion des marchés de gros
    • Reçoit et analyse les nouvelles demandes et fait l’ouverture de dossier;
    • Coordonne les activités des marchés de gros selon les demandes reçues;
    • Saisit les demandes dans le système informatique pour création du contrat;
    • Respecte les délais de service établis dans l’entente;
    • Offre un soutien et agit comme personne-ressource auprès du client;
  • Autres tâches connexes
    • Assure l’application des procédures visant à sauvegarder l’intégrité et la confidentialité des informations;
    • Veille à l’image de l’entreprise et à la propreté des cimetières;
    • Toutes autres tâches liées à son emploi demandées par son supérieur immédiat.

Exigences

  • Diplôme d’études secondaires;
  • Minimum de 3 années d’expérience en soutien administratif;
  • Minimum de 3 années d’expérience en service à la clientèle;
  • Maîtrise des logiciels de la suite MS Office;
  • Maîtrise de la langue française et fortes habiletés rédactionnelles;
  • Bonne connaissance de la langue anglaise. Anglais requis pour répondre efficacement au besoin de notre clientèle anglophone et de nos fournisseurs à l'extérieur du Québec;
  • Permis de conduire classe 5;
  • Empathie, tact et diplomatie;
  • Bonne gestion du stress;
  • Excellente écoute;
  • Habileté à coordonner son temps et ses priorités;
  • Autonomie et initiative.
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