Adjoint administratif

Description du rôle

Tu es motivé par la perspective d'apprendre et d'innover? Tu es plein d'initiative et cherches un employeur qui saura en reconnaître la valeur? C'est important pour toi d'avoir du plaisir à travailler en équipe?

Ça tombe bien, nous sommes à la recherche d'un Adjoint Administratif pour rejoindre notre équipe d'Opérations. L'Adjoint Administratif sera responsable d'aider au bon fonctionnement des opérations, notamment en aidant pour l'ensemble du processus d'approvisionnement et pour les projets d'amélioration continue.

Vos principales responsabilités seront les suivantes :

• Accueillir chaleureusement ceux qui viennent nous visiter
• Être le premier point de contact pour les clients qui ont des questions, au téléphone ou par courriel
• Offrir un soutien administratif à l'équipe de direction pour l'organisation de voyages d'affaires ou d'événements corporatifs
• Gérer les inventaires de matériel de bureau et de nourriture / breuvages
• Assister le Responsable des achats dans ses tâches quotidiennes :
• Planifier les achats en fonction des inventaires et des besoins
• Générer les bons de commande et les envoyer aux fournisseurs
• Suivre le statut des commandes auprès des fournisseurs, assurer le suivi pour garantir une livraison à temps et résoudre tout problème ou retard
• Accélérer les commandes si nécessaire et communiquer l'avancement aux parties prenantes internes
• Examiner et autoriser le paiement des factures
• Maintenir des registres précis des achats, des prix et des niveaux d'inventaire dans tous les systèmes
• Soutenir le Directeur des opérations dans certains projets d'amélioration clés :
• Optimisation de l'utilisation des locaux administratifs (bureaux)
• Implantation de la méthode ABC pour décompte d'inventaire
• Amélioration des données dans le système informatique : coûts, quantités, et autres informations

Compétences et qualifications

• Une excellente attention aux détails
• Envie d'apprendre en travaillant
• De l'initiative et une ouverture à essayer de nouveaux projets
• Une capacité à prioriser les tâches et à gérer efficacement son temps
• Une bonne maîtrise de la communication écrite et orale, tant en français qu'en anglais (une majorité de nos clients sont anglophones)
• Une excellente maîtrise de la suite MS Office, en particulier Excel
• Au moins 1 à 2 ans d'expérience dans un rôle similaire
• Un diplôme en administration, gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans un domaine connexe (atout)
• De l'expérience dans le domaine industriel, manufacturier ou de l'éclairage (atout)
• Compréhension des systèmes MRP ou ERP (atout)

English version

Role description

Are you motivated by the prospect of learning and innovating? Are you full of initiative and looking for an employer who will recognize your value? Is it important to you to have fun working as part of a team?

Perfect! We are looking for an Administrative Assistant to join our Operations team. The Administrative Assistant will be responsible for supporting the smooth running of operations, particularly by assisting with the entire procurement process and with continuous improvement projects.

Your main responsibilities will be the following:

• Warmly welcome visitors to our office
• Act as the first point of contact for clients with questions, whether by phone or email
• Provide administrative support to the management team for organizing business trips and corporate events
• Manage office supply and food / beverage inventories
• Assist the Purchasing Manager with daily tasks:
• Plan purchases based on inventory levels and needs
• Generate purchase orders and send them to suppliers
• Monitor order status with suppliers, follow up to ensure on-time delivery, and resolve any issues or delays
• Expedite orders when necessary and communicate progress to internal stakeholders
• Review and approve invoice payments
• Maintain accurate records of purchases, pricing, and inventory levels across all systems
• Support the Operations Director on key improvement projects:
• Optimize the use of administrative office space
• Implement the ABC method for inventory counting
• Improve data accuracy in the IT system (costs, quantities, and other information)

Competencies and qualifications

• Excellent attention to detail
• Eagerness to learn on the job
• Initiative and openness to trying new projects
• Ability to prioritize tasks and manage time effectively
• Strong written and verbal communication skills in both French and English (the majority of our clients are English-speaking)
• Strong proficiency with MS Office Suite, particularly Excel
• At least 1–2 years of experience in a similar role
• A diploma in administration, supply chain management, or a related field (an asset)
• Experience in the industrial, manufacturing, or lighting sectors (an asset)
• Understanding of MRP or ERP systems (an asset)